Treuhand Digipedia: Von L wie „Liquiditäts-Planung“ bis P wie „Papierloses Büro“
02.11.2022 //-
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Wir haben die Top-Begriffe der Treuhand-Digitalisierung gesammelt und dieses kleine «Digipedia» für Sie erstellt. Heute: L wie „Liquiditätsplanung“ bis P wie „Papierloses Büro“.
L – Liquiditätsplanung
Die Treuhand Suisse-Studie ergab, dass heute 60 Prozent der Treuhandunternehmen einen grossen Teil ihrer Zeit mit administrativen Arbeiten für ihre Mandanten verbringen. Ein Drittel benötigt sogar mehr als die Hälfte ihrer Zeit, um beispielsweise Belege zu erfassen oder zu buchen. Was auf der einen Seite an Zeit in die administrative Arbeit investiert wird, fehlt auf der anderen Seite natürlich z.B. für umfangreiche Beratungen oder die Überwachung der Mandanten-Liquidität. Im Zeitalter immer größerer Datenmengen wird es zunehmend wichtiger, zeitnah die richtigen betriebswirtschaftlichen Informationen zu erhalten und an die Mandanten weiter zu geben. Wussten Sie, dass neun von zehn Konkursen von KMU auf Liquiditätsprobleme zurückgeführt werden können? Das belegen die Zahlen des Staatssekretariats für Wirtschaft Seco. Eine sorgfältiges Reporting und eine hierauf abgestimmte Finanz- und Liquiditätsplanung hätten oftmals «böse Überraschungen» verhindern können. Aus diesem Grund ist der moderne Treuhänder als externer Finanzberater und Partner des KMU wichtiger denn je.
M – Mobiles Arbeiten
Viele Unternehmen tun es bereits, warum auch nicht der Treuhänder? Die Rede ist von mobilen Arbeitsformen. Von unterwegs in Bus und Bahn, beim Kunden vor Ort oder auch von zu Hause aus können ganze Projekte vorangetrieben werden, weil in der Regel ein mobiles Endgerät oder ein Computer mit Internetzugang genügen, um auf das Unternehmensnetzwerk und auf die benötigten Daten zugreifen zu können. Mit entsprechenden digitalen Tools wie beispielweise einem Document Management System und einem eArchiv wie Kendox InfoShare können Treuhänder auch von unterwegs auf alle Belege und Dokumente ihrer Mandanten zugreifen und weiterleiten. Mit der Topal WebSolution, der digitalen Buchungsplattform, ist anschliessend das Buchen und sogar das Monitoring von unterwegs problemlos möglich. Zeiten und Leistungen lassen sich bequem nach einem Kundenbesuch mit der mobilen App von Vertec ERP & CRM erfassen. Das sind nur einige Möglichkeiten, die dank der Digitalisierung möglich sind.
N – Nicht zu klein für Innovation
Mit dem gezielten Einsatz neuer Technologien und innovativer Services differenzieren sich Treuhänder auf dem Markt und schaffen einen Mehrwert für ihre Kunden. Sie können bestehende Services in besserer Qualität anbieten oder es ergeben sich gänzlich neue Dienstleistungen. Dabei ist Innovationskraft unserer Meinung nach keine Frage der Unternehmensgrösse. Es gibt viele kleine Treuhandunternehmen, die mit ihren innovativen digitalen Angeboten ihre Kunden proaktiv in deren Digitalisierung unterstützen können und neue Mehrwerte bieten. Modular entwickelte Softwarelösungen erlauben, ein Leistungspaket gemäss den Bedürfnissen der Mandanten zu schnüren. Es werden also nur diejenigen Anwendungen zur Verfügung gestellt, die ein bestimmter Kunde braucht. Zudem sind sie in der Lage, einfache Transaktionen selber einzugeben und haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen und Kennzahlen. Dank offenen Schnittstellen können auch bereits bestehende Systeme verknüpft werden.
O – OCR goes QR
Viele Unternehmen beschweren sich über den zeitintensiven Eingangsrechnungsprozess. Denn die meist in Papierform eingehenden Rechnungen müssen manuell eingescannt, verarbeitet und freigegeben werden. Mit der Texterkennung OCR (Optical Character Recognition) wird es ermöglicht, Papierdokumente, PDFs und Bilder in bearbeitbare Dateien umzuwandeln und damit die Grundlage für Automatisierung zu schaffen. Alternativ und vor allem qualitativ hochwertiger ist der QR-Code, da im Code Rechnungsinformationen standardisiert auslesbar mitgeliefert werden können. Erfahren Sie mehr unter dem Punkt «Q – QR-Rechnung».
P – Papierloses Büro (bzw. papierarm)
Das ist das Trendthema schlechthin in der Digitalisierung: papierarmes bzw. sogar papierloses Büro. Bekanntlich ist die Treuhandbranche ein sehr papierlastiges Geschäft – das muss aber nicht mehr so sein. Starke Spezialisten-Software und gängige Anwendungen wie Outlook und Co. ermöglichen, dass Arbeitsprozesse heute auf digitalem Weg stattfinden. Schon längst wird mit digitalen Tools die alltägliche Korrespondenz intern als auch extern, Kurzmitteilungen, aber auch automatisierte Bestätigungen, abgewickelt. Darum sollte es auch Ziel sein, den Medienbruch durch Papierbelege zu eliminieren und den Workflow so effizienter zu gestalten. Wie solch ein papierloser Prozess idealerweise mit Ihrem Mandant ablaufen kann erfahren Sie unter dem Punkt «I – wie Integrierte Prozesse».
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