Keine Angst vor der Digitalisierung

01.11.2022 // intusdata

Es hat unsere Welt von Grund auf verändert: das Papier – ein Material so unglaublich vielfältig wie kaum ein anderes. Es steht für Kunst, Literatur, Demokratie, ja sogar für Religion. Wo teures Pergament für Klöster und den Adel vorgesehen war, wurde Papier für die breite Bevölkerung hergestellt. Mit der industriellen Herstellung wurde das Papier so billig, dass es sich alle leisten konnten und es sich zu einem wichtigen Verbrauchsmaterial in beinahe allen Lebensbereichen gemausert hat.

Vorteile von Papier – wo Papier gut und schön ist

Auch wenn Papier durch all die digitalen und technischen Geräte vermeintlich auf dem Rückzug ist, so möchte doch niemand ganz darauf verzichten – zumindest in bestimmten Bereichen. Wichtige und offizielle Briefe werden immer noch lieber «schwarz auf weiss» per Post als per E-Mail versendet. Ein richtiges Buch in den Händen zu fühlen, ist ein anderes Gefühl als ein Kindle. Handgeschriebenes befreit Kopf und Herz, macht kreativ, übermittelt Gefühle.

An unseren Notizzetteln hängen wir, ob zu Hause oder im Büro. Per Hand Notiertes lässt sich besser merken. «Analoge» Scribbles und Skizzen auf Papier, helfen der Kreativität erst so richtig auf die Sprünge, und können im Nachhinein ja immer noch digital weiterbearbeitet werden. Die Zeichnung unserer Kinder versprüht nur im Original das richtige Leben und lässt sich dazu noch leicht an den Kühlschrank heften. Papier weckt ganz einfach unsere multisensorischen Emotionen. Man kann es fühlen, riechen, hören – und das vermittelt uns Sicherheit.

Nachteile von Papier – wo Papier zur Last wird

Doch dann gibt es ebenso Momente, in denen Papier zur Last wird – im wahrsten Sinne des Wortes. Denn Papier ist schwer und die grossen, dicken Ordner, benötigen mächtige Regale, oder füllen sogar manchmal ganze Kellerräume. 10 Jahre lang müssen Buchhaltungs-Belege aufbewahrt werden – physisch oder digital. In dieser Zeit kann sich so einiges anhäufen, und die Suche nach einem Ordner im Dschungel der Archive wird leicht zu einer Herausforderung. Da lohnt es sich gut zu überlegen, wie diese Datenflut verwaltet werden soll. Der Platz, die Geschwindigkeit, mit welcher Daten abrufbar sind, sowie die Sicherheit, ist massgeblich. In einem intelligenten Dokumentenmanagementsystem (DMS) sind alle Daten und Buchungen im Handumdrehen gefunden und noch dazu revisionssicher aufbewahrt.

In den Wolken – an erster Stelle steht die Sicherheit

Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt: Wasser, Schimmel, Feuer oder auch Nagetiere können Papier schnell vernichten. Und dann ist das Papier weg. Für immer. Für eine Rauchwolke gibt es noch keinen Backup. In einer gut geschützten, digitalen Wolke jedoch schon. Um Daten zum Beispiel vor einem Katastrophenfall am Standort, an dem die Daten gehostet werden, zu schützen, können sie dezentralisiert gespeichert und zudem noch zusätzlich gespiegelt werden. Bei der Wahl eines Cloud-Anbieters sollten Sie hohen Wert darauf legen, dass die Daten an einem Schweizer Standort gesichert bleiben. Die Gründe dafür sind überzeugend: ein starkes Datenschutzgesetz, das hier praktizierte Geschäftsgeheimnis, überdurchschnittliche Sicherheits- und Qualitätsstandards sowie die politische und wirtschaftliche Stabilität der Schweiz. Erfahren Sie mehr in diesem Blog: Treuhänder setzten auf solide, sichere Cloud-Anbieter aus der Schweiz | intusdata

Dokumenten Management Systeme – zum Greifen nah!

Digitalisierung reimt nicht mit „riesiger finanzieller Investition“. Mit den heutigen technologischen Errungenschaften und der richtigen, ehrlichen Beratung, kann jedes Unternehmen mit kleinem Aufwand ein vernünftiges DMS einführen. Wir sehen es immer wieder. Viele Kunden sind sich ihrer vorhandenen Ressourcen gar nicht bewusst. Kleine Unternehmen, wie Start-ups, benötigen kaum mehr als ein Smartphone und eine Internetanbindung, da durch die Webversionen der Software oder einer Cloud nicht einmal mehr eine eigene IT-Infrastruktur notwendig ist. Dann braucht es nur noch eine gute Einführung in diese Systeme – und schon können Sie loslegen. Die niedrigen anfänglichen Investitionskosten sind genau voraussehbar, verbergen keine unangenehmen Überraschungen, die Materialkosten sind geringer und ein Archiv überflüssig.

Lohnt sich denn ein DMS für mich?

Sie stellen sich die Frage, ob sich das Ganze für Ihr Treuhandunternehmen überhaupt lohnt? Es ist nie zu spät! Sei es für die Einführung eines DMS, die Anbindung eines Dritt-Systems oder ein kompletter Wechsel von einer in die Jahre gekommenen Arbeitsumgebung.

Wir von intusdata setzen ausschliesslich auf kompatible Formate. Beim Aufbau neuer Geschäftsmodelle und der Anpassung eines Betriebsmodells, liegt unser Hauptfokus auf den Menschen und deren Geschäftsabläufe, die durch die passende Technologie unterstützt werden sollen. Unter Berücksichtigung fachlicher und technologischer Gesichtspunkte analysieren wir gerne mit Ihnen gemeinsam Ihre Arbeitsumgebung.

intusdata ag – Ihre Experten für das papierlose Büro.