Die richtige DMS-Software für Treuhänder – Unsere Tipps zur Kaufentscheidung.

06.04.2020

Auf was es bei der Wahl der richtigen DMS Software ankommt

Eine DMS-Software ist, wie wir nun wissen, eine unglaublich zeitsparende, praktische und intelligente Lösung für Unternehmer. Insbesondere die Branchenbesonderheiten sollten beim Kauf einer (neuen) DMS beachtet werden. Bietet der Anbieter das, was ich brauche? Hat der Anbieter bereits Erfahrungen mit Treuhandfirmen und ihren branchenspezifischen Anforderungen? Wenn Sie sich nun Gedanken über eine Neuanschaffung machen, müssten Sie sich als erstes die Frage stellen, welche Kriterien für die Wahl der Software denn wirklich matchentscheidend sind:

  1. Konformität

Ist die Software GeBüV- sowie MwSt.-konform? Eine effektive Digitalisierungsstrategie ist nur seriös umsetzbar, wenn Papierbelege vernichtet werden können, ohne dabei unnötige Risiken eingehen zu müssen.

  1. Offene Schnittstellen

Zur einfachen Integration in Ihre Systemlandschaft sind Schnittstellen wichtig. Ein DMS wird nicht auf der «grünen Wiese» installiert. Ihre Firma verfügt über eine Vielzahl von Anwendungen, die diverse Dokumente erstellt und verarbeitet. Diese sollen nicht nur via einfachem Link mit dem DMS verbunden werden, sondern es sollten bereits bei der Erstellung die nötigen Indexwerte für die Keywords des Dokuments automatisch mitgegeben werden.

  1. Flexibilität

Die Flexibilität von Softwareherstellern und Lösungspartnern für Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen muss gegeben sein. Eine auf Ihre Bedürfnisse massgeschneiderte Lösung muss unterbreitet werden, denn Sie benötigen allenfalls kein All-in-one-Angebot. Ihr Berater soll sich mit Ihnen und Ihren Anforderungen auseinandersetzen und Sie bestmöglich beraten.

  1. Vertrauen

Da wir sämtliche Entscheidungen schlussendlich von unseren Emotionen abhängig machen und der Verstand und die Logik ihren Teil dazu beitragen, ist der Punkt Vertrauen in den Softwarehersteller und den Lösungspartner ein ganz wichtiges Kriterium bei der Wahl des neuen Produkts. Ein Dokumenten Management System greift in alle Kernprozesse Ihrer Unternehmung ein und es werden hochvertrauliche Daten Ihrer Firma und Kunden verarbeitet und gespeichert. Daher ist es für eine Firma essenziell, wo und von wem diese verarbeitet und gespeichert werden.

  1. Branchenkenntnisse

Wie eingangs bereits erwähnt, wollen Sie einen Lösungspartner, der Ihr Geschäft und Ihre Bedürfnisse versteht. Die Einführung eines Dokumenten Management Systems ist in grossen Teilen ein umfangreiches und wichtiges Organisationsprojekt. Die Prozesse einer Treuhandfirma unterscheiden sich fundamental zu denen eines Produktionsbetriebs oder Ingenieurbüros. Nur wenn Sie die richtige Hilfestellung eines Partners erhalten, der Ihr Geschäft versteht, können die hohen Erwartungen an Ihre Software vollumfänglich erfüllt werden.

Auch bei einem DMS hat man die Qual der Wahl. Anders als bei weiteren täglichen Tasks benötigt die Wahl einer neuen Software die Inputs verschiedener Entscheidungsträger in der Firma. Damit möglichst alle User einen Vorteil und eine Vereinfachung der Arbeitsprozesse erleben können, empfiehlt es sich sicherlich, die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden zu kennen und sich von Profis beraten zu lassen, um die bestmögliche Lösung finden zu können. Ein Prozess, der gut überlegt und schlussendlich weise entschieden sein soll.