Mit einem Document Management System (DMS) Ordnung in Ihre Dokumente bringen

06.09.2018

Als Treuhandfirma kennen sie die Situation bestimmt: Nie war es einfacher, immer mehr Daten und Papier sowohl zu produzieren als auch zu vervielfältigen. Zudem müssen buchführungspflichte Unternehmen alle Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz führen und aufbewahren, die zum Nachweis und zum Verständnis des Geschäftsergebnisses, der Vermögenslage sowie der Schuld- und Forderungsverhältnisse des Unternehmens erforderlich sind (Buchführungsplicht, Art. 957 ff. OR).

Das bringt einige Herausforderungen für mittelständische Unternehmen:

  • Papier braucht viel Platz in der Lagerung und kann schnell teuer werden, wenn Sie für die Unterbringung all Ihrer Kundenunterlagen sogar zusätzlichen Büroraum mieten müssen.
  • Papier kann durch Feuer oder Wasser schnell und unwiderruflich zerstört werden
  • Papier ist ortsgebunden, wann immer Sie eine Information aus einem Papier benötigen, müssen Sie sich am selben Ort wie dieses befinden.
  • Papier lässt sich nur eindimensional strukturieren; Sie müssen sich für ein Gliederungskriterium entscheiden. Sortieren Sie nach Kunden, nach Jahren, nach anderen Kriterien?
  • Die Suche von Informationen in Papier gestaltet sich aufwändig. Die Seiten müssen einzeln durchgeblättert werden, bis endlich das gewünschte Dokument gefunden ist.
  • Ist das Dokument einmal zur Hand, geht es unter Umständen noch weiter. Eine schon einmal in einem IT System verarbeitete Information muss erneut in ein System eingegeben werden, oder das Dokument muss einer dritten Person zugänglich gemacht werden. Das führt zu doppelter Arbeit und damit zu vermeidbaren Kosten
  • Für die Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails, die vom Gesetzgeber ebenfalls verlangt wird, ist oftmals keine optimale Lösung vorhanden.

 

Zusammengefasst brauchen wir heute mehr Zeit für den Umgang mit unseren Dokumenten und Informationen als notwendig.

Die Lösung

Mit einem modernen Document Management System (DMS) gelingt es Ihnen, nicht nur die Papierflut einzudämmen, sondern auch die E-Mail Problematik zu lösen und sogar Ihr Serviceangebot gegenüber Ihren Kunden zu verbessern.

Das Kernstück eines DMS ist das elektronische Archiv für die Langzeitaufbewahrung Ihrer Dokumente. Hier erfolgt eine zentrale, unveränderbare und verfälschungssichere Archivierung. Das heisst, Dokumente im Archiv können jederzeit in ihrer ursprünglichen Originalform wiederhergestellt werden. Jegliche darin vorgenommenen Veränderungen sind nachvollziehbar.

Damit wird das Archiv revisionssicher, und auf zusätzliche Papierbelege kann verzichtet werden. Darüber hinaus können Sie die Dokumente mit Lebenszyklen versehen. Damit wird im Voraus bestimmt, was mit einem Dokument zu gegebener Zeit, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erreicht worden ist, geschehen soll.

Sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente gelangen in dieses Archiv, d.h. alles, was Sie mit Ihrer Business Software (ERP, Buchhaltung usw.) oder auch mit den Microsoft Office Tools erzeugt haben. Alle Dokumente werden gemäss Ihren Vorgaben kategorisiert, damit diese später schnell wieder aufgefunden werden. Dasselbe gilt für geschäftsrelevante E-Mails.

Dokumente, die nur in papierform vorhanden sind, werden einzeln oder wo möglich im Stapel zentral gescannt, und eine elektronische Datei wird erzeugt. Doch nicht nur das, die Volltexterkennung nimmt Ihnen noch einige Arbeit ab. Im Fachjargon sprechen wir von OCR, der Optical Character Recognition. Diese Technologie bringt die Texte aus den gescannten Dokumenten in eine für Computer lesbare Form. Damit wird es dem System möglich festzustellen, um was für ein Dokument es sich handelt, z.B. um eine Kreditorenrechnung. Auch können die konkreten Inhalte ausgelesen werden; es wird festgestellt, um welchen Lieferanten es sich handelt, damit das Dokument später unter dem richtigen Geschäftspartner gefunden wird. Natürlich liest das System auf die gleiche Weise auch den zu zahlenden Betrag oder das Fälligkeitsdatum aus. Ein in Ihrer IT Landschaft gut integriertes System übergibt nun diese Daten automatisch in Ihre Finanzbuchhaltungs-Software, wo Sie, anstatt mühsam alle Daten zu erfassen, nur noch die Buchungsvorschläge quittieren oder allfällige Änderungen vornehmen. Das ist nicht nur schnell und weniger fehleranfällig, sondern auch motivierend; eintönige Arbeit wird durch die Software übernommen.

Damit sind wir bei einer nächsten Komponente in Ihrem Document Management System, den sogenannten Workflows oder Arbeitsabläufen. Das sind definierte Schritte, die ein Dokument zu durchlaufen hat. Sie möchten die Zahlung von Lieferantenrechnungen von der Geschäftsleitung visieren lassen, sofern diese einen definierten Betrag übersteigen? Bei erfolgter Genehmigung wird die Transaktion direkt an Ihre Kreditorenbuchhaltung übergeben.

Sie können aber auch Dokumente mit Lauffristen versehen. Bei Verträgen erfassen Sie die Kündigungsfristen und erhalten vom System automatisch per E-Mail einen Hinweis auf eine demnächst ablaufende Frist.

Dies sind zwei Beispiele unter vielen anderen zur Einrichtung eines entsprechenden Workflows in Ihrem System.

Somit befinden sich nun alle geschäftsrelevanten Dokumente in Ihrem elektronischen Archiv und Ihre Firma erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen. Nun möchten Sie aber auch noch schnell und einfach auf diese Daten zugreifen können.

Ein wesentlicher Wert Ihres DMS liegt in der Suche eines Dokuments im Archiv. Diese erfolgt nicht mehr nur eindimensional, die abgelegten Files sind nach einer von Ihnen gewählten Struktur geordnet. Die von Ihnen definierten Ordnungskriterien lassen sich so kombinieren, wie Sie dies gerade benötigen. Sie möchten z.B. alle Buchhaltungsdokumente eines bestimmten Kunden in einem gewünschten Zeitraum sehen? Kein Problem, die Dokumente in Ihrem Archiv lassen sich in einer beliebigen Reihenfolge nach den Kriterien ordnen.

Doch damit nicht genug. Sie wissen nur noch ein paar Stichworte, die auf einem gesuchten Dokument vorhanden sind? Auch das ist kein Problem. Die Volltextsuche zeigt Ihnen alle Dokumente an, die diese Stichworte enthalten. Das funktioniert ähnlich, wie Sie sich das von Google gewohnt sind. Stellen Sie sich vor, Sie suchten ein Dokument unter der beschriebenen Ausgangslage in Ihrem Papierarchiv!

Sie haben aber auch die Möglichkeit, Dokumente gezielt zusammenzufassen. Das passiert über die sogenannte digitale Akte. In eine solche können beispielsweise Kundendossiers oder Personalunterlagen angelegt werden. Mit diesen lässt sich in der gewohnten Form eines Dossiers arbeiten. Auch ein Aktendeckel lässt sich einrichten mit Angaben, die Sie frei definieren. So erhalten Sie zu den zugehörigen Dokumenten auch sofort eine Übersicht, etwa um welchen Kunden von welchem Ort es sich handelt.

Der Zugriff ist jetzt auch nicht mehr ortsgebunden. Sie befinden sich gerade bei ihrem Kunden oder sind im Zug unterwegs? Über einen Internetbrowser können Sie auf ihr elektronisches Archiv zugreifen und die gewünschten Informationen erhalten. Schnell, unabhängig und dank modernster Verschlüsselungstechnologie auch sicher.

Oder Sie gehen noch einen Schritt weiter, und bieten Ihren Kunden auf einen definierten Teil des Archivs Zugriff. Damit erhalten Sie eine gemeinsame Informationsplattform, und können echte Mehrwerte für Ihre Kunden liefern.

Was bedeutet Dokumente gesetzeskonform (revisionssicher) zu archivieren?

Ein elektronisches Dokument muss

  • wiederauffindbar
  • nachvollziehbar
  • unveränderbar
  • verfälschungssicher

 

abgelegt, und mit einem Lebenszyklus versehen werden können.

Konkret bedeutet dies, Sie müssen in der Lage sein, ein gewünschtes Dokument bei Bedarf wieder zu finden. Bei diesem Dokument muss nachvollziehbar sein, wann dieses erstellt wurde und welche allfälligen Änderungen vorgenommen wurden. Auf jeden Fall muss es möglich sein, das originale, unveränderte Dokument wiederherzustellen. Bei diesem Original muss sichergestellt sein, dass es nicht verändert oder in irgend einer Weise verfälscht wurde. Der Lebenszyklus stellt zudem sicher, dass die gesetzlich notwendige Mindestaufbewahrungszeit eingehalten wird.