intusdata Treuhand Digipedia: Von A wie Archivierung bis E wie E-Rechnung

30.07.2019

Cloud-Computing, digitale Geschäftsprozesse oder E-Rechnung – wer bei der Digitalisierung in der Treuhandbranche mitreden und mitdiskutieren möchte, sollte sich über die Begriffe im Klaren sein. Wir haben daher die Top-Keywords und Thesen der Treuhand-Digitalisierung gesammelt und dieses kleine «Digipedia» für Sie erstellt. Heute beginnen wir mit A, wie Archivierung und enden mit E, wie E-Rechnung.

 

A – Archivierung

Eine rechtskonforme, revisionssichere Archivierung kann ein Papierarchiv ersetzen. Hierfür werden entsprechende Software-Lösungen genutzt wie z.B. Kendox InfoShare. Solche Programme ermöglichen die zentrale, unveränderbare, verfälschungssichere und nachvollziehbare Archivierung von geschäftsrelevanten Akten und Dokumenten. Dabei kann der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten von der Erstellung bis hin zur kontrollierten Vernichtung der Informationen gesteuert werden. Mit einem DMS und eArchiv können Treuhänder ihren Mandanten neue attraktive Mehrwerte anbieten.

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B – Belege scannen statt Papier sammeln

Digitalisierung beginnt schon im Kleinen. Beispiel gefällig? Wir wäre es, wenn Sie Eingangsrechnungen direkt scannen, statt unnötig Papier sammeln. Die Scans können dann in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochgeladen und von dort revisionssicher archiviert werden. Gute DMS bieten Ihnen eine Volltexterkennung, die den Textinhalt liest und z.B. Kundennummer, Beträge, IBAN oder Datumswerte interpretieren kann. Aus dem DMS heraus können die Daten weiterverarbeitet werden und z.B. in die Finanzbuchhaltung überspielt werden. Im Übrigen haben auch die meisten Ihrer Kunden die Möglichkeit zu scannen – durch einen lokalen Scanner oder inzwischen durch zahlreiche Smartphone-Apps z.B. die CamScanner-App für IOS und Android.

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C – Cloud Computing

«Cloud oder nicht Cloud» das ist nach wie vor die Top-Frage auf vielen Kongressen, in Fachmagazinen und Internetblogs. Eine neue Generation von Mandanten erwartet zunehmend online auf Daten zuzugreifen, diese bei Bedarf auch einzugeben und mit der Treuhandfirma über das Internet zu kommunizieren. Mit einer sicheren Treuhand-Cloud haben beide Parteien jederzeit Zugriff auf dieselben Dokumente, wodurch aufwändige Mehrfacherfassungen wegfallen. Beide Seiten arbeiten jederzeit mit derselben Datenbasis, das eliminiert Fehlerquellen beim nicht mehr nötigen, elektronischen Datenaustausch. Ebenfalls stark reduziert wird der physische Austausch von Papierdokumenten, das macht beide Parteien schneller und spart Platz im Archiv. Mandanten erhalten zudem jederzeit online Zugriff auf ihre Unternehmensdaten, das erhöht die Kundenzufriedenheit. Erfahren Sie in diesem Blogartikel, wie Sie mit der Cloud Ihre Prozesse digitalisieren und Mehrwerte für Ihre Mandanten schaffen.

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D – Deep Learning

Als Teilbereich des Machine Learning handelt es sich bei Deep Learning um eine spezielle Methode der Informationsverarbeitung bei Maschinen (bzw. Computer). Hierbei nutzt diese Disziplin neuronale Netze sowie grosse Datenmengen und richtet sich in der Funktionsweise nach dem menschlichen Gehirn. Das System kann das gelernte Wissen immer wieder mit neuen Inhalten verknüpfen und sich dadurch selbst weiterbilden. Die Maschine ist damit in der Lage, eigene Prognosen zu erstellen und Entscheidungen zu treffen. Im Gegensatz zum maschinellen Lernen, wo der Mensch in die Datenanalyse und Entscheidungsprozess eingreift, wird beim Deep Learning die Entscheidungsfindung der Maschine überlassen. Beispiele hierfür sind der Sprachassistent Siri von Apple oder autonom fahrende Fahrzeuge. Welche neuen Möglichkeiten diese Technologie im Treuhandwesen und in der Buchhaltung eröffnet sind derzeit kaum abzuschätzen. Wir halten Sie auf den Laufenden!


E – E-Rechnung & ISO 20022

Mit der neuen Norm ISO 20022 wird ein neuer, gemeinsamer Standard im Zahlungsverkehr definiert – quasi eine Standardsprache, die für alle Marktteilnehmer verständlich ist. Die Vereinheitlichung umfasst den Nachrichtenaustausch im Zahlungsverkehr, insbesondere die Aufbereitung und Erfassung von Zahlungen, sowie die Avisierung. Mit der Einführung des harmonisierten Zahlungsverkehrs werden alle proprietären Formate wie beispielsweise EZAG und ESR (Post) und DTA (Banken), durch ISO 20022-Meldungen abgelöst. Was sich mit dem Standard ändern wird, erfahren Sie in diesem  Blog-Beitrag . Fakt ist, dass zusammen mit dem ISO 20022 Format im Bereich der Eingangsrechnungen eine vollständige Automatisierung realistisch ist. Damit können künftig offene Positionen wesentlich automatischer geschlossen werden als heute. Das Auslesen von Belegen mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen ist somit kein Thema mehr, denn die Daten werden vollständig aus der E-Rechnung ausgelesen.