FAQ – Dokumenten Management Systemen (DMS)

19.03.2023 // intusdata

Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Von der Funktionsweise bis hin zur Auswahl des richtigen Systems für Ihr Unternehmen.

Sie haben eine Frage, die noch nicht beantwortet wurde? Schreiben Sie uns gerne.

DMS ist das Akronym für Document Management System. DMS ist eine Software zur effizienten Verwaltung von digitalen Dokumenten und digitalisierten Papierdokumenten. DMS-Lösungen ermöglichen es, elektronische Dokumente einfach zu speichern, zu organisieren, zu sichern, weiterzugeben und zu durchsuchen. Ein DMS ist eine Lösung für alle Unternehmen, auch für kleine Treuhandgesellschaften und KMU, indem es folgende Vorteile bietet:

  • Zeitersparnis
  • Senkung der Kosten
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Verbesserung der Zusammenarbeit
  • Steigerung der Produktivität
  • Verbesserung der betrieblichen Agilität des Unternehmens

Der Preis eines DMS hängt von der Art des Systems und den benötigten Funktionen ab. Ein einfaches DMS mit einem rudimentären Funktionsumfang ist entsprechend günstiger als ein fortgeschrittenes System, welches digitale und automatisierte Prozesse zulässt. Ein gut eingeführtes DMS spart erheblich IT- Lager- und Prozesskosten, sodass eine rasche Amortisation erfolgt. Unsere Lösung wächst je nach Ihren Anforderungen und Bedürfnissen mit. Wir empfehlen Ihnen daher in einer Anforderungsdokumentation all die Funktionen und notwendigen Schnittstellen zu anderen Programmen (z.B. Buchhaltungsprogrammen) festzulegen. In der Praxis empfehlen wir zudem in «Phasen» zu denken. Zunächst sollten die grundlegenden Funktionen wie Datenablage eingeführt werden, bevor in einer zweiten Phase weitere Funktionalitäten integriert werden.

Nein. Auch kleine Unternehmen und Organisationen können von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) profitieren. Ein DMS unterstützt sie bei der besseren Verwaltung ihrer Dokumente, spart wertvolle Zeit und hilft ihnen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Als Wiederverkäufer der DMS-Lösung Kendox, die in der Schweiz entwickelt wurde, setzt sich Intusdata dafür ein, DMS für alle Treuhänder und KMU in der Deutschschweiz erschwinglich zu machen. Mit Kendox haben auch kleinere Strukturen Zugang zu einer professionellen und effizienten DMS-Lösung.

Ja. Unsere DMS-Lösung von Kendox ist eines der ersten DMS-Systeme in der Schweiz, welches die Zertifizierung GeBüV/MWST konform durch das KRM, dem Kompetenzzentrum Records Management, erhalten. In einem aufwendigen und intensiven Verfahren wurden alle Aspekte der Geschäftsbücherverordnung sowie die Vorgaben der Eidg. Steuerverwaltung zur Mehrwertsteuer auf Herz und Nieren geprüft. Somit können Sie als Endanwender sicher sein, dass diese Digitalisierungs-Lösung die anwendbaren Rechtsnormen erfüllt und damit den hohen Anforderungen der Schweizer Gesetzgebung gerecht wird. Weitere Informationen zur Zertifizierung erhalten Sie hier: https://krm.swiss/zertifizierungen/

Ja, und genau das ist der Zweck eines DMS, die Archivierung von Dokumenten zuverlässig zu gestalten, um die Rechtsgültigkeit der Dokumente zu gewährleisten, indem es Folgendes sicherstellt:

  • Die Authentizität
  • Die Integrität
  • Die Vertraulichkeit
  • Die Nachvollziehbarkeit
  • Die Transparenz
  • Die Aufbewahrungsdauer der Dokumente

Mit einer DMS-Lösung, die eine gesetzliche Archivierung gemäss der GeBüV/MwSt. anbietet, reicht das elektronische Dokument aus, das Papierdokument ist nicht mehr notwendig und kann entsorgt werden. Unsere DMS Lösung Infoshare von Kendox verfügt über eine entsprechende GeBüV-Zertifizierung und ist MwSt.-konform.

Alle Papierdokumente wie Rechnungen, Briefe und Verträge werden gescannt, indiziert und im DMS gespeichert. Bereits digitale Dokumente können einfach in die elektronische Archivierung übernommen werden, seien es z. B. E-Mails, PDF-Dokumente, Word- oder Excel-Dokumente. Alle neu auf dem Computer erstellten Dokumente können mit wenigen Mausklicks archiviert werden.

Mit der von uns angebotenen Unternehmenssoftware Vertec (CRM-ERP), Topal (Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung), können Dokumente einfach im DMS abgelegt werden, z. B. Rechnungen, Bilanzen und Lohnabrechnungen.

Die Hauptfunktion eines DMS ist die Zentralisierung und Archivierung aller Dokumente, die in einem Unternehmen zirkulieren, aber es ermöglicht auch :

  • Die Indexierung der Dokumente, d. h. die Zuweisung von Schlüsselwörtern zu jedem Dokument für eine schnelle und effiziente Suche.
  • Eine Volltextindizierung durch Zeichenerkennung (OCR) beim Scannen von Papierdokumenten. Das Dokument wird so nach jedem im Dokument gefundenen Wort durchsuchbar. Dasselbe gilt für elektronische Dokumente.
  • Versionierung von Dokumenten, d. h. die Fähigkeit des DMS, die Historie der an einem Dokument vorgenommenen Änderungen aufzuzeichnen.
  • Zugriffskontrolle: das DMS verwaltet die Profile der verschiedenen Benutzer, um Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten,
  • Fernzugriff, der von mobilen Geräten, Smartphones und Tablets aus möglich ist, um in Echtzeit mit den Kunden zusammenzuarbeiten.
  • Die Automatisierung von Prozessen, oder Workflow. Es ermöglicht, den Weg von Dokumenten zu internen Mitarbeitern oder externen Kontakten zu definieren, z. B. zur Einsichtnahme oder Freigabe.
  • Verbindungen zwischen der Archivierung und der Unternehmenssoftware herstellen, um z. B. Buchungen für Kreditorenrechnungen zu erstellen oder einen Antrag auf Erstattung von Geschäftsausgaben genehmigen zu lassen.
  • Sie können die elektronische Signatur von Dokumenten verwalten, da es wenig sinnvoll ist, ein digitales Dokument auszudrucken, es manuell zu unterschreiben und dann erneut zu scannen.

Mit unserer DMS Lösung Kendox profitieren Sie von diesen Vorteilen:

  • Bessere Organisation der Dokumentenspeicherung
  • Zentrale und sichere Speicherung mit Verwaltung der Zugriffsrechte
  • Einfache Suche für schnellen Zugriff auf das gewünschte Dokument
  • Reduzierung des Zeitaufwands und damit der Kosten
  • Eliminierung von Papier und Einsparung von Platz
  • Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen (Workflows)
  • Tools zur Unterstützung der Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
  • Sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten, auch über das Internet, für Mitarbeiter und Kunden des Unternehmen

Ein DMS-Projekt (Dokumentenmanagementsystem) läuft in der Regel in folgenden Schritten ab:

  • Analyse der Bedürfnisse
  • Festlegung der Konfiguration des DMS
  • Installation und Konfiguration gemäss den definierten Anforderungen
  • Schulung der Benutzer
  • Inbetriebnahme des DMS

Praktisch alle Arten von Dokumenten und Dateien können in einem DMS gespeichert werden:

  • Textdokumente: Word-, PDF-, Excel-, PowerPoint-Dateien usw.
  • Bilder: JPEG-, PNG-, GIF-Dateien usw.
  • Videos: MP4-, AVI-, WMV-Dateien usw.
  • Audio: MP3-Dateien, WAV-Dateien usw.
  • E-Mails: EML-Dateien, PST-Dateien usw.
  • Webseiten: HTML-, XML-Dateien usw.
  • Technische Dokumente: CAD-Dateien, CAD-Dateien usw.

Ja, das DMS ist wirklich der Tresor für elektronische Dokumente.
Die DMS-Lösungen von intusdata verfügen über zahlreiche Sicherheitsfunktionen wie Authentifizierung und verschlüsselte Datenübertragung, um die Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Benutzerverwaltung ermöglicht es, jedem Benutzer spezifische Berechtigungen zuzuweisen, um festzulegen, wer was mit welchen Dokumenten tun darf.

Kendox InfoShare

Der Treuhandbranche eröffnen sich dank einem DMS gewaltige Möglichkeiten, die genutzt werden müssen. Dabei sind die Anforderungen an ein geeignetes DMS hoch.

Unsere Schweizer Softwarelösung Kendox Infoshare wird allen Anforderungen von Treuhändern und KMU gerecht und punktet noch dazu mit einer ergonomischen, attraktiven Benutzeroberfläche.

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