Häufig gestellte Fragen und Antworten zu Dokumenten Management Systemen (DMS)
19.03.2023 //-
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Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Von der Funktionsweise bis hin zur Auswahl des richtigen Systems für Ihr Unternehmen.
Sie haben eine Frage, die noch nicht beantwortet wurde? Schreiben Sie uns gerne.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die es ermöglicht, Dokumente zu organisieren, zu verwalten, zu archivieren und zu suchen. Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems vereinfachen und zentralisieren Sie Ihre Dokumente. Und das nicht nur versions- sondern mit unserer Lösung auch revisionssicher. Je nach DMS-Lösung steuern Sie auch Workflows und bieten damit die Basis für digitalisierte und automatisierte Prozesse.
Der Preis eines DMS hängt von der Art des Systems und den benötigten Funktionen ab. Ein einfaches DMS mit einem rudimentären Funktionsumfang ist entsprechend günstiger als ein fortgeschrittenes System, welches digitale und automatisierte Prozesse zulässt. Ein gut eingeführtes DMS spart erheblich IT- Lager- und Prozesskosten, sodass eine rasche Amortisation erfolgt. Unsere Lösung wächst je nach Ihren Anforderungen und Bedürfnissen mit. Wir empfehlen Ihnen daher in einer Anforderungsdokumentation all die Funktionen und notwendigen Schnittstellen zu anderen Programmen (z.B. Buchhaltungsprogrammen) festzulegen. In der Praxis empfehlen wir zudem in «Phasen» zu denken. Zunächst sollten die grundlegenden Funktionen wie Datenablage eingeführt werden, bevor in einer zweiten Phase weitere Funktionalitäten integriert werden.
Die sehr hohe Skalierbarkeit und Offenheit unserer Kendox-Lösung garantieren, dass sowohl kleinere Teams und Arbeitsgruppen als auch unternehmensweite Anwendungen abgebildet werden können. Die Benutzer greifen dabei entweder mit dem modernen Webclient oder nahtlos integriert direkt aus einer führenden Anwendung heraus auf die Dokumente zu. Dabei ist immer sichergestellt, dass die verwalteten Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform im Dokumentenarchiv verwaltet werden.
Unsere DMS-Lösung von Kendox ist eines der ersten DMS-Systeme in der Schweiz, welches die Zertifizierung GeBüV/MWST konform durch das KRM, dem Kompetenzzentrum Records Management, erhalten. In einem aufwendigen und intensiven Verfahren wurden alle Aspekte der Geschäftsbücherverordnung sowie die Vorgaben der Eidg. Steuerverwaltung zur Mehrwertsteuer auf Herz und Nieren geprüft. Somit können Sie als Endanwender sicher sein, dass diese Digitalisierungs-Lösung die anwendbaren Rechtsnormen erfüllt und damit den hohen Anforderungen der Schweizer Gesetzgebung gerecht wird. Weitere Informationen zur Zertifizierung erhalten Sie hier: https://krm.swiss/zertifizierungen/
Im Zentrum eines Dokumenten Management Systems (DMS) steht das elektronische Archiv. Um sicherzustellen, dass ein elektronisches Archiv gesetzeskonform und revisionssicher ist, müssen bestimmte technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, wie :
- Verwendung von geeigneten Speichermedien und Sicherheitsmaßnahmen, um die Integrität und Vertraulichkeit der archivierten Dokumente zu gewährleisten.
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Löschfristen für Dokumente, um sicherzustellen, dass die Dokumente so lange aufbewahrt werden, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist, und dass sie nach Ablauf der Fristen sicher und endgültig gelöscht werden.
- Dokumentation aller relevanten Prozesse, um die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Archivierung zu gewährleisten.
- Implementierung von Zugriffskontrollen und Audit-Trail-Funktionen, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf archivierte Dokumente nur von autorisierten Personen erfolgen kann und alle Zugriffe aufgezeichnet und nachvollziehbar sind.
Dokumente müssen also verfälschungssicher, wiederauffindbar, nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein.
Wenn das DMS diese Anforderungen erfüllt, kann auf die physische Archivierung von Dokumenten vollständig verzichtet werden. Als eine der ersten DMS-Lösungen in der Schweiz hat Kendox InfoShare die Zertifizierung GeBüV/MWST-konform durch das KRM, dem Kompetenzzentrum Records Management, erhalten.
Dokumente gelangen auf unterschiedliche Weise ins elektronische Archiv:
- Physische Dokumente, sei es die Eingangspost oder vorhandene Akten, werden gescannt, indexiert und im Archiv gespeichert
- Files aus der Fileablage oder E-Mails werden automatisiert oder einzeln ins Archiv transferiert. Das gilt auch dann, wenn zum Beispiel ein neues Word-Dokument erstellt wird.
- Zu guter Letzt integrieren wir auch Ihre bestehende Business Software. Die Buchhaltungslösung, die Leistungssoftware und andere Systeme.
Einige der Funktionen, die ein DMS bieten kann, sind:
- Erfassen und Bearbeiten von Dokumenten in verschiedenen Formaten (z.B. Word, PDF, Excel, Bilder usw.)
- Indexieren und Katalogisieren von Dokumenten, um sie leichter zu suchen und zu finden
- Versionierung von Dokumenten, um die Änderungshistorie nachzuvollziehen
- Zugriffs- und Berechtigungskontrolle, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können
- Integrierbarkeit mit anderen Systemen und Anwendungen, z.B. mit einem ERP-System oder einer ECM-Lösung
- Automatisierung von Prozessen, wie z.B. Freigabe-Workflows oder automatische Benachrichtigungen
- Kreditorenrechnungen können zum Beispiel ausgelesen und direkt in die Buchungsmaske der Buchhaltungssoftware übergeben werden.
- Volltextsuche über sämtlich abgelegten und gespeicherten Inhalten
- Möglichkeit der Remote-Zugriffe und Zusammenarbeit in Echtzeit mit Mandanten
- Cloud Service: Mobile Zugriffmöglichkeiten für Mitarbeiter und Mandanten
Mit unserer DMS Lösung Kendox profitieren Sie von diesen Vorteilen:
- Bessere Organisation und Verwaltung von Dokumenten, dank der zentralen Datenhaltung und Dokumentensicherung
- Steigerung der Effizienz durch schnellere Suche und Zugriff auf Dokumente
- Reduktion von Zeit, Kosten, Papier und Platz
- Erhöhung der Sicherheit und Datenschutz durch Zugriffs- und Berechtigungskontrollen
- Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen (z.B. Aufbewahrungsfristen)
- Automatisierung und Steuerung von Prozessen und Workflows z.B. automatisierte Kreditoren-Verarbeitung
- Unterstützung bei der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
- Ortsunabhängiger Zugriff von Mitarbeitern und Mandanten auf freigegebene Dokumente
Wenn Sie eine geeignete DMS-Software auswählen möchten, sollten Sie folgende Dinge beachten:
- Anforderungen: Identifizieren Sie Ihre spezifischen Anforderungen an das DMS, beispielsweise benötigen Sie es für die Verwaltung von Dokumenten, für Workflows oder für den Zugriff von mehreren Benutzern.
- Integrierbarkeit: Prüfen Sie, ob die DMS-Software in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und andere Anwendungen integriert werden kann.
- Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Software über angemessene Sicherheitsfunktionen verfügt, um Ihre Dokumente und Daten zu schützen.
- Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie darauf, dass die DMS-Software einfach zu verwenden und zu verwalten ist, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter nicht zu beeinträchtigen.
- Kosten: Vergleichen Sie die Kosten verschiedener DMS-Systeme und stellen Sie sicher, dass die Kosten in Ihr Budget passen und dass die Software alle Ihre Anforderungen erfüllt.
- Unterstützung und Wartung: Prüfen Sie, ob die DMS-Software von einem Unternehmen angeboten wird, das Ihnen eine gute Unterstützung und Wartung bietet.
- Cloud-basierte Lösungen: Bedenken Sie, ob eine Cloud-basierte Lösung für Ihre Bedürfnisse besser geeignet ist, da sie flexibler und einfacher zu verwalten ist.
Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) ist nur so gut, wie es erfolgreich in die jeweilige Systemlandschaft integriert ist, weil es nur dann sein volles Potenzial entfalten kann. Eine erfolgreiche Integration bedeutet, dass das DMS nahtlos in die bestehenden Systeme und Prozesse eingebunden ist und problemlos mit anderen Anwendungen und Tools kommunizieren kann. Dies ermöglicht es, Dokumente schneller und einfacher zu finden, zu bearbeiten und zu teilen. Es erhöht auch die Zusammenarbeit und die Produktivität der Mitarbeiter, da sie Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und nicht länger Zeit damit verschwenden müssen, sie manuell zu suchen oder zu kopieren. Eine erfolgreiche Integration ermöglicht es auch, Daten und Dokumente automatisch und sicher zu archivieren und zu sichern, was die Compliance und die Datensicherheit erhöht.
Ein DMS-Projekt (Dokumentenmanagementsystem) läuft in der Regel in folgenden Schritten ab:
- Anforderungsanalyse: Zunächst werden die Anforderungen an das DMS systematisch erfasst und analysiert. Dabei werden sowohl die Anforderungen der internen Mitarbeiter als auch die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt.
- Auswahl des DMS: Basierend auf den Anforderungen werden geeignete DMS-Lösungen ausgewählt und im Detail geprüft. Dabei werden Aspekte wie Funktionalität, Sicherheit, Skalierbarkeit, Kosten und Integrationsmöglichkeiten berücksichtigt.
- Konfiguration und Customizing: Das ausgewählte DMS wird an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Dazu gehören unter anderem die Einrichtung von Benutzerprofilen, die Anpassung von Rechteverwaltung und die Konfiguration von Workflows.
- Einführung und Schulung: Bevor das DMS eingesetzt wird, werden die Mitarbeiter in die Handhabung des Systems geschult. Dabei werden sowohl theoretische Kenntnisse vermittelt als auch die Möglichkeit gegeben, das System in einer Testumgebung auszuprobieren.
- Go-Live: Nach erfolgreicher Einführung und Schulung wird das DMS in den Produktiveinsatz genommen. Anfänglich werden die Mitarbeiter von einem Support-Team unterstützt, um sicherzustellen, dass das System problemlos genutzt werden kann.
Pflege und Wartung: Das DMS wird regelmäßig gewartet und an aktuelle Anforderungen angepasst. Dazu gehören sowohl technische
In einem DMS können verschiedene Arten von Dokumenten gespeichert werden, darunter Word-Dateien, PDF-Dateien, Bilder, Videos, Audio-Dateien, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und HTML-Dateien.
Unsere Lösung von Kendox verfügt über verschiedene Sicherheitsfunktionen, wie z.B. Authentifizierung und verschlüsselte Datenübertragung, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Darüber hinaus können bestimmte Berechtigungen vergeben werden, sodass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können.
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