Prozessautomatisierung – Held der digitalen Transformation

06.12.2021 // intusdata

Es wird viel über die digitale Transformation gesprochen. Doch viele wissen gar nicht explizit, was darunter verstanden werden soll. Kurz erklärt, ist der Begriff der digitalen Transformation ein Oberbegriff für den technischen Wandel, der mittlerweile viele Bereiche des Lebens und der Wirtschaft umfasst. Hierbei geht es darum, die verschiedensten Bereiche von der analogen oder mechanischen Funktionsweise zu einer digitalen, computerbasierten umzuwandeln – wie z. B. der Wandel vom Benzinmotor zum Elektromotor.

Die Bausteine der digitalen Transformation

Die digitale Transformation hat viele Vorteile gegenüber der analogen oder mechanischen Welt. Für den Wandel in die digitale Welt sollen Prozesse beschleunigt und vereinfacht werden – so auch in der Branche der Treuhänder. Analoge Besprechungsnotizen, Papierdossiers und die gewohnt grosse Ansammlung von Belegen und Quittungen sollen der Vergangenheit angehören und der Weg geebnet werden für das papierlose Büro. Dank dem digitalen Wandel kann der Betrieb bzw. das Tagesgeschäft flexibler und ressourcenschonender gestaltet werden. So simpel es auch scheinen mag – so ganz einfach ist diese Transformation jedoch nicht, da sie von der Entwicklung softwaregestützter Technologien abhängig ist und stetig weiterentwickelt wird. Die reibungslose Verknüpfung einzelner Prozesse ist hier eine der grössten Herausforderungen. Sie kennen es sicher: Sie arbeiten routiniert mit Ihrer Software, folgen Ihrem vertrauten Arbeitsablauf und plötzlich kommen neue Prozesse hinzu. Mandanten und Mitarbeitende müssen geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die neuen Arbeitsschritte korrekt und effizient ausführen. Es nützt nur wenig, wenn Ihre Mandanten zum Beispiel ein Onlineformular ausfüllen, es ausdrucken und anschliessend per Post verschicken. Die Prozesse müssen gründlichst durchdacht sein und alle notwendigen Berührungspunkte – intern wie extern – einbezogen werden, um Loops und Mehraufwände zu vermeiden. Und das bringt uns auch schon zum wichtigsten Baustein der digitalen Transformation: Die Prozessautomatisierung.

Warum Automatisierung so komplex ist

Prozesse, welche automatisiert werden, müssen zuvor ganz genau analysiert werden. Jeder noch so kleine Schritt könnte sonst später bei der Implementierung zu einer grossen Hürde werden. Dies bringt den Vorteil, dass alle Prozesse auf Sinnhaftigkeit und Effizienz hinterfragt werden. Einzelne Schritte – oder manchmal sogar ganze Abläufe – werden mit der Automatisierung komplett verändert. Dies hat zur Folge, dass bestimmte Arbeitsstellen neue Profile verlangen oder sogar obsolet werden – was verständlicherweise den unschönen Nebeneffekt liefert, dass die Automatisierung betriebsintern nicht überall beliebt ist.

Ressourcenbedingt wurden zuerst – insbesondere bei grossen Unternehmen – einfache, wiederkehrende Prozesse automatisiert. Mittlerweile werden heute jedoch nach und nach immer komplexere Prozesse integriert. So können kontinuierlich neue Aspekte, ähnlich wie bei einem Lego-Baukasten, hinzugefügt werden. Doch jeder Automatisierungs-Schritt bedingt eine vorhergehende Analyse der Prozesse, unter Berücksichtigung der vor- und nachgelagerten Arbeitsprozesse. Es ist auch zu eruieren, welche Vorteile und welche Nachteile entstehen können. So manches fortgeschrittene Automatisierungsprojekt musste in der entscheidenden Phase abgebrochen werden und hat grosse Summen an Investitionen verschlungen. Sinn ergibt, die Automatisierung schrittweise voranzutreiben. Dadurch wird für die nächsten Projekte Erfahrung gesammelt, man kann von einer steigenden Lernkurve profitieren und die zukünftigen Automatisierungsprojekte gestalten sich immer einfacher.

Warum die Prozessautomatisierung fast alles einfacher macht

Auch für Treuhandfirmen bringt die Prozessautomatisierung eine enorme Effizienzsteigerung. Zeitfresser werden vernichtet und unnötige Kosten minimiert. Auch ein Mehrwert für die Kundschaft kann ausschlaggebend für den Erfolg sein. Wenn durch die freigewordenen Kapazitäten beispielsweise eine bessere Kundenbetreuung, grössere und schnellere Angebote oder neue Dienstleistungen angeboten werden, dient das nicht nur dem heutigen Servicegedanken, es wird teilweise bereits von der Kundschaft klar vorausgesetzt. Auch Arbeitsstellen können durch den Wegfall von administrativen und monotonen Aufgaben durchaus attraktiver gestaltet werden, was zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Aktuell sind wir glücklicherweise in einer Phase angelangt, wo die meisten Treuhandfirmen schon erste Erfahrungen mit der Prozessautomation machen durften. Wir nehmen diese bereits automatisierten Prozesse jedoch teilweise gar nicht mehr bewusst wahr, da wir uns bereits so sehr daran gewöhnt haben. Zurück zur manuellen Bearbeitung kann sich kaum noch ein Unternehmer vorstellen. Die Tendenz ist bezeichnend: Immer mehr und immer komplexere Prozesse werden von Computern und Robotern übernommen. Die Initialkosten stellen hierbei oftmals die grösste Hürde dar, werden jedoch durch die Kosteneinsparungen im Betrieb schnell wieder amortisiert. Grosse und finanzstarke Firmen schreiten hier voraus, die kleineren und mittleren Unternehmen profitieren von der Lernkurve. Immer mehr Treuhänder und Treuhänderinnen erweitern aktuell ihr Angebot, welche an die digitalen Prozesse angelehnt sind. Die Digitalisierung öffnet neue Welten, auch innerhalb der Treuhandbranche und ermöglicht es, neue Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, was die Attraktivität der Zusammenarbeit erhöht:

und vieles mehr!

Sie möchten wissen, wie auch Sie Ihr Angebot mit digitalen Produkten erweitern können? Schreiben Sie oder rufen Sie uns doch einfach an – wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

intusdata ag – Ihre digitalen Experten für nachhaltige Lösungen und Prozesse, die durch Mehrwert begeistern.