Digitaler Frühjahrsputz – unsere Checkliste für Ihre Entrümpelung
31.03.2022 //-
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Die Sonne scheint, die Blumen blühen und die Masken sind (vorerst) «du passé»… Endlich ist er da, der schöne Frühlingsanfang und damit startet für viele von uns der jährliche Frühjahrsputz! Wohnungen, Keller und Autos werden entrümpelt und auf Hochglanz poliert. Genauso ist es an der Zeit, Ordnung in ihr digitales Arbeitsumfeld zu bringen: denn auch auf Laptops, PCs und in Ihrer IT-Infrastruktur sammeln sich überflüssige Daten an, Cookies, veraltete Programme und verwaiste Benutzerrollen. Das ist nicht nur redundanter Datenmüll, sondern kann zu lästigen Fehlfunktionen und Sicherheitslücken führen. Also höchste Zeit für Ihren digitalen Frühlingsputz! Damit dies gelingt, haben wir einige Tipps und Hinweise für Sie parat.
1. Mailfach aufräumen
Beginnen wir mit etwas «Einfachem», was aber ein grosses Erfolgserlebnis verspricht. Werfen Sie einen Blick auf ihr E-Mail-Postfach – liegen dort massenweise alte Nachrichten in Ihrer Inbox oder in den verschiedenen Unterordnern? Überlegen Sie sich eine sinnvolle Ordnerstruktur und räumen Sie Ihr Postfach gründlich auf. Bestellen Sie im gleichen Aufwasch alle unnötigen Newsletter ab, um Ihren digitalen Briefkasten auch in Zukunft schlank zu halten.
2. Datenzwillinge aufstöbern
Gehören Sie auch zu den Datenkraken? Legen Sie Dokumente und Mails gerne doppelt und dreifach ab, am besten unsortiert auf Ihrem Desktop, diversen Unterordnern oder gar in Ihrem E-Mail-Postfach? Überlegen Sie sich eine durchgängige Ordnerstruktur oder informieren Sie sich über unser praktisches Dokumentenmanagementsystem Kendox. Besonders sinnvoll ist auch eine cloudbasierte Ablagestruktur – so können Sie sowohl lokal als auch von unterwegs auf Ihre Dateien zugreifen. Wussten Sie, dass Sie mit Kendox InfoShare as a Service den gesamten Betrieb des Unternehmensarchivs auslagern können, sodass Sie nicht einmal eine eigene Archivinfrastruktur aufbauen müssen?
3. Browser und Online-Profile aufräumen
Nun gehen Sie einen Schritt weiter. Überprüfen Sie jetzt die Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers. Löschen Sie alte Cookies, Browser-Historien, ungenutzte Nutzerprofile auf Online-Konten. Vergessen Sie nicht die Chatverläufe auf Whatsapp und Co – dort sammeln sich meist unzählige Sprachnachrichten, Bilder oder Videos an, die zusammen sehr viel Speicher fressen.
4. Ungenutzte Programme aussortieren
Nehmen Sie die bei Ihnen lokal installierten Programme, Apps und Dateien unter die Lupe. Unter Systemsteuerung oder Einstellungen findet sich bei den meisten Geräten eine Liste mit der installierten Software. Welche Anwendungen verwenden Sie tatsächlich, welche kommen Ihnen gänzlich unbekannt vor? Halten Sie Rücksprache mit Ihrem IT-Verantwortlichen – und räumen Sie auf.
5. Programme und Apps warten und aktualisieren
Veraltete Softwareversionen können effiziente Prozesse beeinträchtigen und unnötige Fehlermeldungen auslösen. Sie kosten also Zeit und Nerven. Zum anderen bergen Sie ein Sicherheitsrisiko, da sie Lücken für Viren, Malware & Co bieten. Ebendarum veröffentlichen Hersteller regelmässig Releases und Patches, um Sicherheitslücken zu schliessen sowie Verbesserungen und nützliche Zusatzfunktionen zu bieten. Überprüfen Sie daher die Lizenz Ihrer aktiv verwendeten Software und besprechen Sie mit Ihrem IT-Verantwortlichen oder Netzwerkadminstrator Ihre Updatestrategie.
6. Benutzerrechte- und Rollen
Haben Sie noch den Überblick über die verteilten Benutzerrechte in ihren Softwareanwendungen? Intern passiert oft viel: Mitarbeiter wechseln Abteilungen, bekommen andere Aufgaben oder verlassen das Unternehmen. Es ist wichtig, die Benutzerprofile regelmässig zu überprüfen und anzupassen.
7. Backups prüfen und erstellen
Der digitale Frühjahrsputz ist eine gute Gelegenheit, die Datensicherung auf den Prüfstand zu stellen. Wie erfolgen Datensicherung und Backupmanagement in ihrem Unternehmen? Gibt es hier Nachholbedarf? Überprüfen Sie Ihre Sicherheitssysteme sowie Ihre Datensicherungen, um sicherzustellen, dass diese intakt und wiederherstellbar sind.
8. Vollständiger Virenscan
Überprüfen Sie regelmässig (nicht nur 1 x jährlich zum Frühjahrsputz) Ihre Antivirenstrategie. Führen Sie neben den Daily Checks auch vollständige Virenscans durch und vergewissern Sie sich, dass Ihre Antivirussoftware auf aktuellstem Stand ist.
Wir sind für Sie da
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