7 Tipps für das papierlose Treuhandbüro

01.03.2022 // intusdata

Ist Papier schlecht? Per se ist Papier ein wunderbares Medium. Es ist, bei entsprechender Aufbewahrung, ein dauerhafter Träger von Informationen, es ist billig und sehr vielseitig einsetzbar. Mit dem Einzug von Computern in den Büros in den 1990er-Jahren war bereits schnell die Rede vom Ende des Papiers. Doch zunächst war das Gegenteil der Fall. Alles wurde ausgedruckt. Die produzierte Menge von Papier ist sogar gestiegen. Die Menschen waren es sich einfach gewohnt, alles Schriftliche auf Papier zu haben. Aus Sicht der Generation Z mutet es eher merkwürdig an, sich E-Mails auszudrucken. Doch dies ist heute noch in zahlreichen Büros gang und gäbe. Dabei hat Papier entscheidende Nachteile im Vergleich zu den digitalen Medien:

Papier ist langsam. Insbesondere, wenn man es mit der Post schicken muss. Ein Dokument muss erstellt, dann ausgedruckt und dann verschickt werden. Danach wird es vom Empfänger in Empfang genommen, geöffnet, durchgelesen und schliesslich je nachdem noch in einen Ordner oder auf einem Stapel abgelegt. Dies kann teilweise Stunden oder mit Versand sogar Tage dauern. Wenn man das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt benötigt, dauert die Suche ebenfalls lange.
Papier ist statisch. Einmal ausgedruckt, lässt sich das Dokument nicht mehr überarbeiten. Änderungen müssen nochmals ausgedruckt werden und falls man sich versieht, nimmt man das veraltete Dokument zur Hand. Zudem ist ein Blatt Papier zu einem Zeitpunkt gleichzeitig nur an einem Ort. Das heisst man muss für verschiedene Personen oder Zwecke Kopien machen, oder es haben nicht alle involvierten Personen Zugriff zu der Information. In einer dynamischen Welt ist Papier nicht mehr zeitgemäss.
Papier benötigt Platz. Früher hatte jede Firma ein grosses Kellergeschoss gefüllt mit Ordner voller Belege, welche sich in den letzten Jahren angesammelt hatten. Für jede einzelne Buchung, jeden wichtigen schriftlichen Verkehr, Personalunterlagen, Reports etc. Heute hat das alles bequem auf einem Server oder in einer Cloud Platz.

Dies sind einige Gründe, die die Kosten in die Höhe treiben. Nicht unbedingt einen einzelnen grossen Posten, aber dafür hunderte kleine. Hier eine Minute mehr Aufwand, dort eine Fehlerquelle durch veraltete Daten. All die kleinen Aufwände, die durch aufwendige Prozesse generiert werden, führen zu höheren Kosten. Insbesondere Personalkosten, aber auch Mietkosten oder einfach die verlorene Zeit und die fehlende Geschwindigkeit, in welcher interagiert wird.

Worauf muss beim papierlosen Büro geachtet werden?

Für sehr kleine Firmen und Start-ups gibt’s hier vorerst eine gute Nachricht. Denn diese können praktisch bei null anfangen und direkt mit dem papierlosen Büro loslegen. Je weniger Personen involviert sind, desto einfacher ist die Organisation. Und genau hier liegt die Krux: Organisation, Planung und Struktur sind das A und O. Es ist unglaublich wichtig, die Prozesse zu kennen und zu wissen, wo man aktuell noch mit Papier arbeitet.

Bei einer Umstellung zum papierlosen Büro, sagen wir in einem mittelgrossen Unternehmen mit ungefähr 100 Mitarbeitenden und verschiedenen Abteilungen, ist das schon gar nicht mehr so einfach. Darum ist es auch fast unmöglich von heute auf morgen das ganze Unternehmen umzustellen. Da ist Chaos vorprogrammiert. Das papierlose Büro ist ein Prozess. Und da bekanntlich der Fisch vom Kopf her stinkt, empfiehlt es sich, dass sich zunächst das Management umstellt. Andernfalls hat der Rest der Unternehmung keinen Anreiz, ihre Abläufe und Arbeitsweisen zu ändern, wenn «die da oben» normal auf Papier weiterarbeiten. Danach werden Abteilungen nahe dem Management digitalisiert, und so weiter und so fort.

Eine zentrale Rolle hat die interne und externe Kommunikation. Für die verschiedenen Abteilungen und Stufen ist sie ein wichtiges Instrument für ein papierloses Unternehmen. Doch wie werden Nachrichten, Gespräche und Daten untereinander getauscht? Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Tools und Lösungen. Es lohnt sich, diese genau anzuschauen und auszuprobieren. Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse und Voraussetzungen und je besser eine Software diesen Bedürfnissen gerecht wird, desto schneller lassen sich alle Beteiligten darauf ein.

Nicht zuletzt ist Pragmatismus gefragt. Es ergibt keinen Sinn erst mal alle alten Dokumente zu digitalisieren. Denn seien wir ehrlich: Wie oft werden diese wirklich gebraucht. Ab dem Moment, wo man beschliesst, das papierlose Büro einzuführen, müssen also keineswegs sämtliche Dokumente digitalisiert werden. Irgendwann, wenn das papierlose Büro Realität ist, und es immer noch Sinn ergibt und man die Zeit aufbringen kann, hat man immer noch die Möglichkeit die alten Dokumente einzuscannen.

Wie lauten nun die 7 Tipps zum papierlosen Büro?

Dann spannen wir Sie nicht weiter auf die Folter. Hier unsere Ratschläge für das papierlose Büro:

Ist vs. Soll: Damit man überhaupt planen kann, muss man wissen, wo Papier überall anfällt, also der Ist-Zustand. Danach muss definiert werden, wie man das Papier ersetzt, das ist der Soll-Zustand.
Klare Strukturen und Organisation: eine einfache und leicht verständliche Ordnerstruktur für alle Daten und Dokumente, welche rigoros eingehalten wird. Auch die Benennung der Dateien spielt hier eine grosse Rolle und soll einheitlich definiert sein.
Dokumentenscanner: Ganz verschwinden wird Papier vorläufig nicht, und eine Investition in einen anständigen Dokumentenscanner lohnt sich immer noch. Kleinere Unternehmen können aber auch mittels Smartphone Dokumente fotografieren und abspeichern. Um den Aufwand für das Scannen langfristig einzudämmen, müssen die externen Partner, Lieferanten oder Kunden natürlich auch ausdrücklich um elektronischen Versand der Rechnungen, Lieferscheine, Verträge etc. gebeten werden.
Hard- und Software: Um das papierlose Büro so effizient wie möglich zu gestalten, benötigt man entsprechende technische Mittel. Hier lohnt es sich, mit einem IT-Partner nach der optimalen Lösung zu suchen.
Schritt für Schritt: Die Umsetzung wird am besten gestaffelt ausgeführt, damit nicht der ganze Betrieb aufgehalten wird.
Konsequenz: Ab dem Zeitpunkt, wo das papierlose Büro eingeführt wird, müssen die neu festgelegten Prozesse unbedingt eingehalten werden, und zwar von allen und zu jeder Zeit. Ausnahmen gibt es nicht.
Prozesse überprüfen und anpassen: Und wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass zuvor festgelegte Prozesse oder Systeme im Alltag nicht wie gedacht funktionieren und eingehalten werden können, dürfen und müssen diese angepasst und optimiert werden.

Mit diesen Tipps sind Sie nun gut gerüstet, vom Papier-Zeitalter in die digitale Welt einzutreten. Intusdata verfügt über die richtigen Lösungen, Ihr Treuhandbüro zu digitalisieren. Lassen Sie sich von uns beraten. Wir stehen Ihnen kompetent zur Seite.

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