Der Unterschied – was ein Dokumenten Management System ausmacht

05.03.2020 // Sacha Briggen

Die gute alte Dateiablage im Windows Explorer vs. Dokumenten Management System

Legen Sie Ihre Daten noch im Windows Explorer ab und sehen dies als die einzig richtige Arbeitsmethode, die es gibt, oder sind Sie offen für Neues? Wissen Sie eigentlich schon, worin sich ein DMS von einem «normalen» Dateiordner unterscheidet? Wir bringen gerne Licht ins Dunkel.

Beim altbewährten File-System sind Sie es gewohnt, Ihr Dokument in einem bestimmten Ordner abzulegen. Das Dokument ist dort – und nur dort – gespeichert und abrufbar. Hätten Sie das Dokument gern an 2 verschiedenen Orten, wird es schon komplizierter. Nehmen Sie eine Änderung im Dokument vor und speichern Sie es neu ab, ist diese Änderung nur einmal ersichtlich. Dasselbe Dokument, das Sie in einem anderen Ordner abgelegt haben, schläft ruhig vor sich hin und bemerkt von der Änderung seines Zwillings nichts.

Anders verhält es sich im Document Managment System: Hier entscheiden die Indexwerte über die Speicherung des Dokuments. Mit den Basisinformationen, welche Sie dem Dokument zuweisen, speichert das DMS das Dokument automatisch am richtigen Ort ab. Sie suchen dann anschliessend nicht in einem Ordner nach dem Dokument, sondern Sie suchen nach Schlagwörtern. Somit werfen Sie praktisch Ihr Dokument in einen grossen Topf, welcher sich selbstständig organisiert.

Eine weitere entscheidende Besonderheit bei der Ablage im Dokumenten Management System besteht im Umgang mit der Archivierungspflicht. Belege, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen neben der digitalisierten Form auch physisch archiviert werden, wenn Sie nicht über die erforderliche Zertifizierung «GeBüV/MWST-konform» verfügen.

Die Vorteile eines DMS

Das Umstrukturieren der historisch gewachsenen Fileablage erübrigt sich, denn die Indexwerte lassen sich beliebig anordnen, so wie es für Sie aktuell passend ist. Sie haben Ihre ganz eigene Arbeitsmethode? Dann kommt Ihnen ein DMS mehr als gelegen. Denn Sie legen sich die Indexwerte so zurecht, wie Sie sie gerne möchten. Ihre Mitarbeitenden können dies auf ihren Computern ebenso individuell anpassen. So kann jeder Mitarbeitende so arbeiten, wie es für ihn stimmt.

Einer der grössten Vorteile liegt jedoch ganz klar in der Dokumentensuche: Keine nervenaufreibende Suche mehr, Dokumente lassen sich einfach mittels Suchfunktion finden. Es reicht, wenn Sie wissen, was Sie suchen. Beispiel: Sie suchen den Beleg Ihres Mandanten «Comte AG». Aus welchem Jahr der gesuchte Beleg stammt, ist Ihnen nicht bekannt. Sie suchen nun im DMS nach den Ihnen bekannten Indexwerten und erhalten sofort das gewünschte Resultat. Aufgelistet werden nun alle Belege des gewünschten Mandanten, strukturiert nach Belegart und Jahr.

Eine weitere Möglichkeit ist die Freitext-Suche, welche über sämtliche Inhalte, d. h. nicht nur über einen zufällig gewählten Datei-Namen, sondern ähnlich dem Prinzip von Google funktioniert.

Nun kennen Sie die Unterschiede zwischen der alten Dateiablage und einem DMS. Sie dürfen entscheiden: Was ist besser? Gerne stehen Ihnen unsere Experten für eine DMS Beratung zur Verfügung.

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