Prozess-Digitalisierung im Treuhand-Business am Beispiel der Kreditorenverarbeitung
10.02.2022 //-
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Thorsten Dirks, CEO der Telefonica Deutschland AG, brachte einst plakativ zum Ausdruck:
«Wenn Sie einen Scheissprozess digitalisieren, dann haben Sie einen digitalen Scheissprozess.»
Somit soll wohl überlegt sein, wie die Prozesse analog funktionieren bzw. wie sinnvoll sie sind. Es kann sich lohnen, die bestehenden Arbeitsprozesse zu diesem Zeitpunkt zu überdenken und sich effizienteren Methoden zuzuwenden. Wenn man den Stift der Veränderung schon mal in der Hand hat, soll man auch den Mut aufbringen, mit neuen Farben zu malen.
Die Zeiten, als darüber debattiert wurde, ob sich ein IT-System an die Prozesse anzupassen hat oder umgekehrt sind überholt und schon längst vorbei. Eine klare Zieldefinition muss vor Projektstart vorhanden sein und der Weg zu neuen Möglichkeiten dadurch geebnet werden.
Welche Möglichkeiten ergeben sich beim Prozess der Kreditorenverarbeitung für Mandanten?
Aus der Vogelperspektive betrachtet, begeben wir uns in die Kernprozesse der «Verarbeitung», wählen dort den Unterprozess «Buchführung» und gehen anschliessend direkt in die Kreditorenverarbeitung.
In vielen KMU-Treuhandfirmen, welche Kreditoren für ihre Mandanten verarbeiten, kommen unterschiedliche Zusammenarbeits-Modelle zur Anwendung:
- Der Mandant übermittelt die Kreditorenbelege physisch (Papierform)
- Der Mandant übermittelt die Belege elektronisch
Bei der Zusammenarbeit gibt es den Unterschied, ob für das vorliegende Mandat eine Kreditorenbuchhaltung geführt oder direkt im Hauptbuch verbucht wird. Denn mit einer Kreditorenbuchhaltung erfolgt die Digitalisierung des Belegs bereits vor der Buchung. Die Belege werden im Stapel eingescannt und automatisch indexiert. Wichtige Belegdaten, wie das Datum oder der geschuldete Betrag, werden erkannt und gespeichert. Die Buchhaltungssoftware übernimmt diese Daten und kann anhand der ESR-Nummer erkennen, um welchen Kreditor es sich handelt und eine entsprechende Buchung zur Überprüfung vorschlagen.
Modell 1 Physische Belegbuchhaltung
Bei der reinen Belegbuchhaltung erfolgt der Ablauf in umgekehrter Reihenfolge. Zuerst wird gebucht, bevor anschliessend die Barcodes gedruckt und dem Beleg zugeordnet werden, so dass dieser nach dem späteren Scanning des ganzen Belegstapels automatisch der richtigen Buchung zugeordnet werden kann.
Modell 2 Digitale Kreditorenbuchhaltung
In diesem Verfahren wird der Beleg bereits vom Mandanten eingescannt. Anschliessend erfolgen die oben erwähnten Prozessschritte der automatisierten Indexierung und Verbuchung. Eine Vereinfachung der Prozesse für alle Treuhandfirmen und somit eine ressourcenschonende Variante.
E-Rechnung als Königsweg
Um dem Thema der Digitalisierung treu zu bleiben, soll auf den Druck von digitalen Dokumenten verzichtet werden. Für den Rechnungsversand lautet daher der digitale Königsweg: E-Rechnung. Hier erfolgt die Verarbeitung vollautomatisch.
Dem aufmerksamen Betrachter fällt auf, dass in dieser Darstellung einige Prozesse fehlen bzw. nicht mehr notwendig sind. Da bei der e-Rechnung der Scanningbereich entfällt und die essenziellen Informationen bereits eingelesen werden, vereinfachen sich die Arbeitsschritte um ein Vielfaches. Eine Methode, welche sicherlich in naher Zukunft eine breite Anerkennung finden wird.
Da sich nicht alle Mandanten auf dem gleichen Stand der Digitalisierung befinden, wird dem Treuhänder eine grosse Beratungsfunktion zugesprochen. Als Person des Vertrauens hat er daher gute Chancen, auch skeptische Mandanten von der digitalisierten Prozessoptimierung zu überzeugen. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten, wie wir finden.
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