Effizientes Arbeiten funktioniert auch im Homeoffice – gerne zeigen wir wie

24.03.2020 // Sacha Briggen

In Zeiten von Corona regeln wir unserer Leben neu. Vieles hat sich verändert: Das Arbeiten – ja nur schon der Arbeitsweg bis hin zum Einkaufen: das ganze soziale Verhalten wird auf eine harte Probe gestellt. Doch damit die Wirtschaft weiterhin am Leben erhalten bleibt, müssen wir alle möglichst «normal» unserer täglichen Arbeit nachgehen können. Firmen müssen funktionieren, Geschäfte untereinander sollen passieren und die vertrauensvolle Beziehung zu Kunden muss gewährleistet bleiben. Als Treuhänder haben Sie hier eine wichtige Aufgabe. Denn Fristen müssen nach wie vor eingehalten werden, Mandanten haben noch mehr Fragen und Sie sind jetzt, mehr denn je, eine wichtige Vertrauensperson für Ihre Kundinnen und Kunden. Damit auch Sie von zuhause aus arbeiten können und Ihre Mandanten weiterhin kompetent bedienen können, gibt es verschiedene Tools, die Ihnen das tägliche Arbeitsleben vereinfachen.

Gerade in Zeiten der Krise gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und füreinander da zu sein

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz noch nicht nach Hause verlegen konnten, wird dies wahrscheinlich bald eintreten. Denn damit sich die Verbreitung des COVID-19 verringern kann, müssen wir uns alle an die vom Bundesrat vorgegebenen Sicherheitsregeln und Ratschläge halten. Nur so können wir hoffentlich in ein paar Wochen wieder unseren Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen persönlich im Büro ein herzliches «Guten Morgen» zurufen. Doch bis dahin halten wir uns an die Vorgaben des Bundes und arbeiten von zuhause aus. In Zeiten des mobilen Büros ist dies relativ einfach umzusetzen. Mit entsprechender Infrastruktur und den richtigen Softwares funktionieren die Arbeitsprozesse auch im Homeoffice absolut bestens. Alles, was Sie dazu brauchen sind ein Computer, ein Handy und vielleicht ein Headset, damit Sie die Sitzungen mit Ihren Arbeitskolleginnen und Kollegen oder mit Ihren Mandanten in einen virtuellen Raum verlegen und in guter Qualität sprechen und zuhören können. Und natürlich verschiedenen Softwarelösungen:

Kendox InfoShare liefert das Rüstzeug für Ihr erfolgreiches Homeoffice

Über den Mobile Web Client von Kendox InfoShare erhalten Sie Zugriff und Einsicht auf Ihre Dokumente, können diese herunterladen, diese versionssicher bearbeiten und natürlich neue Dokumente hochladen. So, als wären Sie in Ihrem Büro vor Ort. Was besonders praktisch ist, Sie können zeitunabhängig Kundenanfragen bearbeiten, Kundenaufträge entgegennehmen und diese dann im System nacherfassen. Kendox Infoshare macht papierlos glücklich und steigert die Effizienz um ein Vielfaches. Zusätzlich können Sie als Treuhänder Ihren Kunden das System öffnen und diesen einen exklusiven Service anbieten: den standort- und geräteunabhängigen Zugriff auf Dokumente, die im zentralen Kendox InfoShare Server abgelegt sind und dort zentral verwaltet werden. Suchvorlagen und der integrierte Dokumenten-Viewer machen den Kendox Web-Client zum idealen Recherche-Werkzeug für unterwegs.Erfahren Sie hier mehr über Kendox oder erhalten Sie direkt einen Einblick in das Programm bei unserer nächsten Online Demo.

Mit der Vertec App leistungsstark unterwegs

Vertec hat den Puls der Zeit rechtzeitig erkannt und mit der Vertec App das Leben vieler Treuhänder immens vereinfacht. Nicht nur die Stundenerfassung erfolgt einfach und intuitiv, auch Spesen und weitere Leistungen können kinderleicht erfasst und bearbeitet werden. So werden Aufträge korrekt bearbeitet, die Erfassung der Stunden funktioniert störungsfrei und Sie können sogar Termine und Aufgaben auf einfache und übersichtliche Art verwalten. Erfahren Sie hier mehr über Vertec.

Mit Kollaborations-Tools mit Kollegen und Mandanten in Kontakt bleiben

Eines der grössten Herausforderungen im Homeoffice: sich mit anderen abzustimmen. Denn E-Mails an viel zu langen Verteilerlisten sorgen meist für ein Durcheinander. Nützlich sind da sogenannte Chat- und Videokonferenz-Tools. Es gibt verschiedene kostengünstige bis exklusive Anbieter für solche Software – und alle haben eins gemeinsam: die Mitarbeiter können sich zu einem Thema oder Projekt unterhalten und austauschen. Hier einige Beispiele:

Microsoft Teams: Teams ist Teil des Microsofts Office 365 Pakets und ist in der Basisversion kostenlos. Es überzeugt mit seiner Usability und weitreichenden Funktionen wie Chat und Videotelefonie.
Skype: Das weitverbreitete kostenlose Programm hat eine Chatfunktion und unterstützt Videokonferenzen und IP-Telefonie.
Teamviewer: Wer unser Support schon in Anspruch genommen hat, kennt dieses Tool, denn mit der kostenlosen Software lässt sich jeder PC über das Internet aus der Ferne warten. Zusätzlich sind Funktionen für Audio- und Videokonferenzen verfügbar.

Welches das richtige Chat- und Videokonferenz-Programm für Sie das Richtige ist, ist abhängig von Ihren Bedarfen. Meist können Sie die einzelnen Tools kostenlos testen, bevor Sie sich entscheiden müssen. Wir empfehlen Ihnen: recherchieren Sie und probieren Sie es einfach aus!

Arbeiten Sie wie im Büro, einfach von zuhause aus

Mit den richtigen Lösungen können Sie Ihren Arbeitsalltag unter den aktuell aussergewöhnlichen Umständen sicherlich vereinfachen, doch ersetzt das digitale Büro nicht den regen Austausch, den Sie im Büro mit Ihren Kolleginnen und Kollegen haben. Auch wenn Sie aktuell auf soziale Kontakte verzichten müssen, nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten, welche sich Ihnen bieten, um regelmässig mit Ihrem Umfeld in Kontakt zu bleiben. Gehen Sie regelmässig auf Ihren Balkon, Ihre Terrasse oder Ihren Garten, um frische Luft zu atmen und telefonieren Sie mit Menschen, die Ihnen gut tun.

Und vor allem bleiben Sie gesund und folgen Sie unbedingt den Empfehlungen des Bundesrates: „Bleiben Sie zu Hause, insbesondere wenn Sie alt oder krank sind. Es sei denn, Sie müssen zur Arbeit gehen und können nicht von zu Hause aus arbeiten; es sei denn, Sie müssen zum Arzt oder zur Apotheke gehen; es sei denn, Sie müssen Lebensmittel einkaufen oder jemandem helfen. Der Bundesrat und die Schweiz zählen auf Sie!“