Prozessautomatisierung – Kosten senken und Kunden binden – Teil 2
18.04.2023 //-
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Digitalisierung im Treuhandgeschäft beginnt bei der Reduktion der Papierlast. Mit der Integration der richtigen Software wird aber viel mehr erreicht als ein papierarmes Büro. Automatisierte Workflows helfen, Kosten zu sparen und Fehler zu vermeiden. Werden Mandanten über ein Kundenportal einbezogen, werden Wettbewerbsvorteile realisiert.
Digitalisierung mit einem Dokumenten-Management-System (DMS)
Es lohnt sich also nicht, nur um Prozessautomatisierungen zu ermöglichen, bei der Reduktion der Papierlast zu beginnen. Digitalisieren lässt sich Papier idealerweise mit der Nutzung einer Dokumenten-Management-Software (DMS). Im Zentrum eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) steht das elektronische Archiv. Damit von einem revisionssicheren oder auch gesetzeskonformen Archiv gesprochen werden kann, müssen gemäss GeBüV folgende Kriterien für die elektronisch gespeicherten Dokumente erfüllt sein. Diese müssen verfälschungssicher, wieder auffindbar, nachvollziehbar und unveränderbar sein. Wird eine Software eingesetzt, die auf die Einhaltung dieser Kriterien zertifiziert wurde, kann auf die physische Aufbewahrung fast aller Dokumente verzichtet werden. Auf das Archiv können Sie und Ihre Mitarbeiter auf sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente jederzeit und von überallher zugreifen. Alle Dokumente lassen sich auf einfache Art wieder auffinden. Einerseits sind diese nach inhaltlichen Kriterien katalogisiert (Indexwerte). Andererseits ermöglicht die Volltextsuche über sämtliche Inhalte auch eine unstrukturierte Suche. Eine umständliche hierarchische Strukturierung von Ordnern im Explorer entfällt.
Prozessautomatisierung – Held der digitalen Transformation
Das wahre Potenzial eines DMS wird erst dann ausgeschöpft, wenn es zur vollständigen oder teilweisen Automatisierung von Abläufen genutzt wird. Dies lässt sich zum Beispiel anhand eines Kreditorengenehmigungsprozess beschreiben. Sind erst einmal alle Daten einer Lieferantenrechnung in digitaler und strukturierter Form vorhanden, werden diese genutzt, um die Prüfung einer Rechnung automatisch der zuständigen Person zuzuordnen. Dies kann aufgrund des Lieferanten, anhand eines definierten Schwellwerts für den Rechnungsbetrag oder eines beliebigen Kriteriums festgelegt werden. Ist das DMS durchgängig in die bestehende IT-Landschaft integriert, erfolgt die Avisierung und Genehmigung der Rechnung wahlweise auch in einer anderen Software wie Outlook oder Teams. Eine genehmigte Rechnung wird automatisch in die Buchhaltung übertragen und verbucht. Sämtliche Daten, die für die Verbuchung benötigt werden, werden üblicherweise vom QR-Code im Zahlteil ausgelesen. Sofern es sich um eine Rechnung ohne Zahlteil handelt, analysiert ein KI-Algorithmus den Inhalt und kommt so zu den notwendigen Daten. Ähnliche Automatisierungen lassen sich über verschiedene andere Unternehmensprozesse etablieren. Gerade in Treuhandfirmen ist der Posteingang oftmals ein zentraler Ausgangspunkt für Workflows, da mit der Mandantenkorrespondenz meist ein Geschäftsvorfall beginnt oder fortgeführt wird.
Mit dem DMS zum Kundenportal und stärkerer Kundenbindung
Treuhandfirmen bieten ihren Mandanten einen wichtigen Service, der mit dem Austausch vieler Dokumente verbunden ist. Wenn dies noch auf dem klassischen Weg per Post geschieht, kann das für beide Seiten ziemlich zeit- und energieraubend sein. Die Übermittlung per E-Mail oder über eine globale Weblösung wie Dropbox birgt Risiken bezüglich Datenschutz und Datensicherheit. Gerade mit sensitiven Daten ist dies ein zunehmend kritisches Problem. Ein DMS kann auch hier Abhilfe schaffen; es kann auch als Kundenportal verwendet werden. Mandanten erhalten über einen Webbrowser Zugriff auf einen definierten Sicherheitsbereich. Im Portal können Sie Dokumente verschlüsselt hochladen und Informationen von der Treuhandfirma beziehen. Auswertungen aus der Buchhaltung werden ebenfalls regelmässig zur Verfügung gestellt. Auch die gemeinsame Bearbeitung von Dateien ist möglich. Es ist jederzeit möglich, nachzuvollziehen, wer, wann, welche Änderung vorgenommen hat, und es ist immer ersichtlich, welche Version die aktuelle ist.
Überdies sind alle Dokumente in einem zertifizierten Archiv GeBüV-konform abgelegt, weder die Treuhandfirma noch deren Kunden müssen diese noch physisch ablegen. Diese Vorteile führen zu einem besseren Kundenerlebnis und erhöhen damit die Kundenbindung.
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