Treuhand Digitalisierungs-Projekte: 8 Erfolgsfaktoren
04.08.2022 //-
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Immer noch verfehlen mehr als die Hälfte aller IT-Vorhaben ursprünglich definierten Zielsetzungen. Es lohnt sich daher einmal einen Blick hinter die Kulissen solcher Projekte zu werfen. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung aus hunderten Projekten, haben wir in diesem Blog 8 kritische Erfolgsfaktoren bei Treuhand Digitalisierungs-Projekten für Sie herausgearbeitet:
1. APIs & Integrationen
Wir empfehlen, Software mit offenen Schnittstellen (APIs) einzusetzen. So verbinden Sie unterschiedliche Systeme miteinander und vermeiden Insel-Lösungen. Eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Umgebung bringt maximale Effizienzvorteile. Medienbrüche werden eliminiert.
2. Vorhandene Technologien & Standards nutzen
Prozesse sollten unter Berücksichtigung der technologischen Möglichkeiten designt werden, diese gilt es gezielt zu nutzen
- Manuelle Prozesse eliminieren
- Medienbrüche und Doppelerfassungen vermeiden
Wo immer möglich, sollten vorhandene Standards eingesetzt werden, die Prozessautomatisierung erlauben
- ISO 20022 (EBICS) für den automatischen Bankkonto-Abgleich
- QR-Rechnung
- E-Rechnungen / ZUGFerD
- Einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM)
3. Kunden im Fokus
Ihre Kunden haben unterschiedliche Bedürfnisse, die Sie beim Prozessdesign berücksichtigen müssen. In der Regel gibt es keine Einheitslösung für alle Kunden. Dank flexibler Lösungen können Sie jedoch individuell auf die einzelnen Kundentypen eingehen (siehe Blog). Geben Sie die Schnittstelle zu Ihren Kunden niemals leichtfertig aus der Hand! Es ist zwar verlockend, die Lösung des «Digitalisierungsproblems» anderen zu überlassen. Langfristig ergeben sich daraus jedoch entscheidende Wettbewerbsnachteile, wie einschlägige Beispiele wie bei hotels.com aufzeigen. Bauen Sie stattdessen Ihr eigenes, digitales Ökosystem auf. Hier setzen Sie Ihre Marke sichtbar nach aussen ein und haben stets die Kontrolle der Kundenbeziehung im eigenen Haus.
4. Der Startschuss: Papier digitalisieren
Mit dem Digitalisierungsprozess beim Papier zu beginnen, bringt Ihnen einen hohen, kurz- und mittelfristigen Nutzen. Damit Geschäftsdokumente ausschliesslich in digitaler Form aufbewahrt werden können, müssen gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Voraussetzungen erfüllt sein. Elektronisch archivierte Dokumente müssen
- verfälschungssicher
- wieder auffindbar
- nachvollziehbar
- unveränderbar
sein. Um sicherzugehen, nutzen Sie am besten zertifizierte Softwarelösungen, die nach GeBüV mehrwertsteuerkonform sind wie Kendox InfoShare.
5. Iteratives Vorgehen
Die Komplexität eines Digitalisierungsvorhaben – und damit das Abwicklungsrisiko – steigt mit der Grösse des Projektes exponentiell. Das Gleiche gilt für den notwendigen Management Overhead, was gerade für KMU ein grosses Problem darstellen kann (zu wenig Ressourcen). Ein iteratives (schrittweises) Projektvorgehen erlaubt Projektrisiken zu minimieren. Ausserdem ermöglicht diese Vorgehensweise eine möglichst schnelle, produktive Einführung von Teilen des Systems. So können sich Benutzer sukzessive daran gewöhnen und gewonnene Erkenntnisse in den weiteren Projektverlauf einfliessen lassen.
6. Involvement von Management und Mitarbeitenden
Bedenken Sie, dass ein Digitalisierungsprojekt auch immer ein Change-Management-Projekt ist. Die Akzeptanz bei allen Beteiligten ist oft zwingend für den Erfolg! Wir empfehlen Ihnen hierzu die Literatur von John P. Kotter in seinem Standardwerk «Leading Change». Neben dem Erklären der Ziele und Wichtigkeit der Projekte kommt dem Ausbildungsaspekt grosse Bedeutung zu. Wird ein System durch die Benutzer nicht richtig verstanden, wird es auch niemals richtig akzeptiert werden. Das Potenzial der Lösung wird so leider nicht genutzt.
7. Stärken kennen und nutzen
Bei der Definition von neuen Geschäftsmodellen bieten die eigenen Stärken & Schwächen im Unternehmen einen guten Ausgangspunkt für weitere Überlegungen. Wie können die Unternehmens-Stärken unter Berücksichtigung von neuen, technologischen Möglichkeiten gewinnbringend eingesetzt werden? Welche Schwächen müssen eliminiert werden, um die Chancen zu nutzen, oder Risiken abzuwenden? Wir empfehlen Ihnen hierzu ein gewisses Mass an «Out of the Box»-Denken. Denn Digitalisierungsprojekte bieten die Chance, neue, attraktive Geschäftsmodelle zu entwickeln.
8. Solide IT-Infrastruktur
Auch in puncto IT-Infrastruktur gibt es eine Liste von kritischen Erfolgsfaktoren:
- Serverkapazitäten vorhanden, um moderne Software-Lösungen zu betreiben
- Betriebssysteme und Datenbanken auf dem aktuellen Stand
- Netzwerkkapazitäten im Haus und ins Internet (Zuleitung), die mobiles Arbeiten und Zugriffe durch Kunden erlauben
- Clients, die wo nötig mobiles Arbeiten erlauben
- Fernzugriff auf die IT-Infrastruktur möglich
- Sicherheitskonzept vorhanden und umgesetzt
Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung, und lassen Sie sich von uns bei Ihrem Vorhaben unterstützen.
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