Digipedia fiduciaire : de L comme Planification des liquidités à P comme Processus métier digitalisé

28.10.2019

Nous avons rassemblé quelques termes et sujets de la numérisation fiduciaire et créé ce petit “Digipedia” pour vous. Aujourd’hui : de L comme Liquidités à P comme Processus.

L – Planification des liquidités

L’étude de la Treuhand Suisse a montré qu’aujourd’hui, 60% des sociétés fiduciaires consacrent une grande partie de leur temps aux tâches administratives de leurs clients. Un tiers d’entre eux passe même plus de la moitié de leur temps, notamment à saisir ou à comptabiliser des reçus. La complexité du travail administratif ne laisse alors plus assez de temps pour une consultation approfondie ou un suivi de la liquidité du mandant. À une époque où le volume des données est de plus en plus important, il est primordial d’obtenir rapidement l’information et de la transmettre à ses clients. Saviez-vous que neuf faillites de PME sur dix résultent de problèmes de liquidité ? Les chiffres du Secrétariat d’Etat à l’économie SECO le confirment. Un reporting attentif et une planification financière et de liquidité adaptée auraient souvent permis d’éviter de “mauvaises surprises”. Pour cette raison, le fiduciaire moderne est plus important que jamais en tant que conseiller financier externe et partenaire de la PME.


M – Mobilité

Beaucoup d’entreprises le font déjà, alors pourquoi pas le fiduciaire ? Nous parlons de formes mobiles de travail. Des projets entiers peuvent être réalisés en déplacement, en bus ou en train, chez le client ou même depuis chez soi, car un terminal mobile ou un ordinateur avec accès internet suffit généralement pour accéder au réseau de l’entreprise et aux données nécessaires. Grâce à des outils numériques appropriés tels qu’un système de gestion de documents et une archive électronique comme Kendox InfoShare, les fiduciaires peuvent accéder à tous les documents de leurs mandants et les transmettre même lorsqu’ils sont en déplacement. Avec Topal WebSolution, la plateforme de comptabilisation numérique, la comptabilisation, et même la surveillance peuvent alors être effectuées en déplacement sans aucun problème. Et après la visite chez le client, les temps et prestations peuvent être facilement enregistrés avec l’application mobile de Vertec ERP & CRM. Ce ne sont là que quelques-unes des possibilités offertes par la numérisation.


N – Numériser vs Empiler

La numérisation peut débuter par de petites étapes. Par exemple, numérisez directement les factures entrantes au lieu d’empiler inutilement du papier. Les documents numérisés peuvent ensuite être transférés vers un système de gestion de documents (GED) et archivés à partir de là, à l’épreuve de l’audit. Les bons  systèmes GED vous offrent une reconnaissance plein texte, qui lit le contenu du texte et peut interprèter les numéros de clients, les montants, les IBAN ou les valeurs de date. Par la suite, les données peuvent être traitées à partir de la GED et transférées à la Comptabilité financière. Sans oublier, que la plupart de vos clients ont également la possibilité de numériser – via un scanner local ou l’une des nombreuses applications pour smartphone comme l’application CamScanner pour IOS et Android.

Découvrez ici comment mettre de l’ordre dans vos documents avec une GED.


O – OCR devient QR 

Bien des entreprises se plaignent du temps qu’exige le traitement des factures entrantes. En effet, les factures, qui sont généralement reçues sous forme papier, doivent être numérisées, traitées et validées manuellement. L’OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de convertir des documents papier, des PDF et des images en fichiers éditables et de créer ainsi la base de l’automatisation. Le QR-code est une alternative et, surtout, de meilleure qualité, car les informations de facturation peuvent être fournies dans le code sous une forme normalisée et lisible. Pour en savoir plus, consultez la rubrique “Q – QR-facture”.


P – Processus métier digitalisé

Presque tous les processus de gestion commencent avec des documents ou à partir d’un échange de documents. Avec le temps, d’énormes montagnes de papier s’empilent et doivent être traitées, triées et archivées. Pour cette raison, la numérisation des processus métier est une priorité pour de nombreuses entreprises car elle offre des avantages tels qu’un traitement plus rapide, une grande transparence, une meilleure communication et bien plus encore.

Vous trouverez sous I “Intégration de processus – le cas idéal” à quoi pourrait ressembler un tel processus intégré et numérique dans le secteur fiduciaire au quotidien.