So ist ein Dokumenten Management System aufgebaut
08.06.2021 //-
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Ein Dokumenten Management System (DMS) ist eine Wohltat für jedes Unternehmen! Es erhöht nicht nur die Flexibilität und sorgt dafür, dass Fehleingaben bei Doppelerfassungen der selben Daten entfallen. Nein, ein DMS kann so viel mehr. Beispielsweise können Sie und Ihre Mitarbeiter auf sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente von jederzeit und von überall her zugreifen. In Zeiten von Homeoffice und Mobile Work von grossem Vorteil. Auch Effizienz und Qualität lassen sich verbessern, denn automatisierte Vorgänge sind schneller als manuelle. Doch wie ist diese Wunderwerk an Software eigentlich aufgebaut? In diesem Artikel verraten wir es Ihnen.
Im Zentrum: Das Archiv
Im Zentrum eines Dokumenten Management Systems (DMS) steht das elektronische Archiv. Damit von einem revisionssicheren oder auch gesetzeskonformen Archiv gesprochen werden kann, müssen gemäss GeBüV folgende Kriterien für die elektronisch gespeicherten Dokumente erfüllt sein. Diese müssen:
- verfälschungssicher,
- wiederauffindbar,
- nachvollziehbar und
- unveränderbar
sein. Nur dann kann ganz auf die physische Archivierung von Dokumenten verzichtet werden. Infoshare von Kendox verfügt über eine entsprechende GeBüV-Zertifizierung und ist MwSt.-konform.
Das Archiv füllen: wie kommen die Dokumente ins eArchiv?
Dokumente gelangen auf unterschiedliche Weise ins elektronische Archiv:
- Physische Dokumente, sei es die Eingangspost oder vorhandene Akten, werden gescannt, indexiert und im Archiv gespeichert
- Files aus der Fileablage oder E-Mails werden automatisiert oder einzeln ins Archiv transferiert. Das gilt auch dann, wenn zum Beispiel ein neues Word-Dokument erstellt wird.
- Zu guter Letzt integrieren wir auch Ihre bestehende Business Software. Die Buchhaltungslösung, die Leistungssoftware und andere Systeme.
Das Archiv nutzen: die Vorteile
Das elektronische Archiv kann auf vielfache Weise genutzt werden:
- Arbeitsabläufe können automatisiert werden. Kreditorenrechnungen können zum Beispiel ausgelesen und direkt in die Buchungsmaske der Buchhaltungssoftware übergeben werden.
- Sie können Ihren Mandanten Zugriff auf den sie betreffenden Teil des Archivs gewähren. Das ermöglicht nicht nur einen sicheren und geordneten Dokumentenaustausch, sondern eröffnet Ihnen Möglichkeiten für neue Geschäftsmodelle.
- Alle Dokumente lassen sich auf einfache Art wieder auffinden. Einerseits sind diese nach inhaltlichen Kriterien katalogisiert (Indexwerte). Andererseits ermöglicht die Volltextsuche über sämtliche Inhalte auch eine unstrukturierte Suche.
Sie möchten mehr über die Vorteile eines Document Management Systems erfahren? Gerne beraten Sie unsere Experten persönlich. Oder lesen Sie mehr über Kendox InfoShare hier.
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