Prozessautomatisierung – Kosten senken und Kunden binden – Teil 1
10.04.2023 //-
-
-
-
- |
-
-
Digitalisierung im Treuhandgeschäft beginnt bei der Reduktion der Papierlast. Mit der Integration der richtigen Software wird aber viel mehr erreicht als ein papierarmes Büro. Automatisierte Workflows helfen, Kosten zu sparen und Fehler zu vermeiden. Werden Mandanten über ein Kundenportal einbezogen, werden Wettbewerbsvorteile realisiert.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat ihren Ursprung in der Buchhaltung
Es ist kein Zufall, konzentriert sich unsere Firma seit 40 Jahren darauf, die Arbeit von Treuhandfirmen und ihrer Mandanten mit Softwarelösungen zu erleichtern. Die Buchhaltung war einer der ersten Geschäftsbereiche überhaupt, die mittels Business-Software digitalisiert wurden. Irgendwie lag das einfach auf der Hand damals, denn rechnen gehört zu den wenigen Dingen, die ein Computer unbestritten besser kann als der Mensch. Die Leistungsfähigkeit der Systeme hat sich in den vergangenen Jahrzehnten, dem Moore’schen Gesetz sei Dank, im Durchschnitt alle zwei Jahre verdoppelt. Demnach steht uns heute bei gleichem Preis 1 048 576-mal mehr Rechenleistung zur Verfügung als vor 40 Jahren. Eine unvorstellbare, abstrakte Grösse, die sich besser an Vergleichen festmachen lässt. Der erste, von den Bell Laboratories gebaute Transistor konnte noch per Hand montiert werden. Heute passen über 4000 Transistoren auf die Breite eines menschlichen Haars, sie sind rund viermal kleiner als das Influenzavirus. Das heisst auch, die Technologie wurde nicht nur leistungsfähiger, sondern auch kleiner und damit mobiler. Dann, am 6. August 1991 hat Tim Berners-Lee am CERN in Genf die erste Website info.cern.ch veröffentlicht. Die gesteigerten Rechenleistungen und die Miniaturisierung in Kombination mit den neuen Netzwerktechnologien haben neue, innovative Wege eröffnet. Doch wie hält man als KMU-Treuhandfirma mit dem Wandel mit, und wie reagiert man auf den Digitalisierungsdruck, der durch Kunden und Mitbewerber aufgebaut wird?
Digitalisierung ja – aber wo beginnen?
Investitionen in die Digitalisierung sind ökonomisch wie jedes andere Projekt zu beurteilen. Im Minimum müssen diese eines oder mehrere der folgenden Ziele erfüllen:
- Optimierung der eigenen Effizienz
- Steigerung der Qualität
- Verbessern des Kundenerlebnisses
Effizienz- und Qualitätsverbesserungen können mit durchgängigen und automatisierten Abläufen erreicht werden. Damit eine Automatisierung möglich wird, müssen Daten in digitaler Form vorliegen. Das Treuhandgeschäft ist aber traditionell papierlastig. Per se ist Papier ein wunderbares Medium. Es ist, bei entsprechender Aufbewahrung, ein dauerhafter Träger von Informationen, es ist billig und sehr vielseitig einsetzbar. Mit dem Einzug von Computern in den Büros in den 1990er-Jahren war bereits schnell die Rede vom Ende des Papiers. Doch zunächst war das Gegenteil der Fall. Alles wurde ausgedruckt. Die produzierte Menge von Papier ist sogar gestiegen. Die Menschen waren es einfach gewohnt, alles Schriftliche auf Papier zu haben. Dabei hat Papier entscheidende Nachteile im Vergleich zu den digitalen Medien:
🐌 Papier ist langsam
Insbesondere, wenn man es mit der Post schicken muss. Ein Dokument muss erstellt, dann ausgedruckt und dann verschickt werden. Danach wird es vom Empfänger in Empfang genommen, geöffnet, durchgelesen und schliesslich je nachdem noch in einen Ordner oder auf einem Stapel abgelegt. Dies kann teilweise Stunden oder mit Versand sogar Tage dauern. Wenn man das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt benötigt, dauert die Suche ebenfalls lange.
🧱 Papier ist statisch
Einmal ausgedruckt, lässt sich das Dokument nicht mehr überarbeiten. Änderungen müssen nochmals ausgedruckt werden, und falls man sich versieht, nimmt man das veraltete Dokument zur Hand. Zudem ist ein Blatt Papier zu einem Zeitpunkt gleichzeitig nur an einem Ort. Das heisst, man muss für verschiedene Personen oder Zwecke Kopien machen, oder es haben nicht alle involvierten Personen Zugriff zu der Information. In einer dynamischen Welt ist Papier nicht mehr zeitgemäss.
📚 Papier benötigt Platz
Früher hatte jede Firma ein grosses Kellergeschoss gefüllt mit Ordnern voller Belege, welche sich in den letzten Jahren angesammelt hatten. Für jede einzelne Buchung, jeden wichtigen schriftlichen Verkehr, Personalunterlagen, Reports etc. Heute hat das alles bequem auf einem Server oder in einer Cloud Platz.
Wir von intusdata sind leidenschaftliche Experten im Bereich der Digitalisierung des Treuhandgeschäfts und freuen uns darauf, Ihnen mit unserer Erfahrung und unserem Wissen weiterzuhelfen. Kontaktieren Sie uns gerne!
⇢ Prozessautomatisierung – Kosten senken und Kunden binden – Teil 2/2
Vorherige 
