IT Strategie für kleine und mittlere Unternehmen – mit Köpfchen zum Erfolg

06.10.2018

Der Einsatz von Informatik in Unternehmen ist längst kein Selbstzweck mehr. Denn gerade in Dienstleistungsunternehmen ist es zu einem kritischen Erfolgsfaktor geworden. Weil diese Unternehmen keine physischen Produkte produzieren, sondern Informationen verarbeiten, ist der zielgerichtete Einsatz von Informations-Technologien zur Chef-Sache geworden.

Doch wie geht man als verantwortliche Führungsperson systematisch an das Thema heran, wie werden die notwendigen Investitionen geplant und kategorisiert?

In diesem Dokument wird ein Vorgehen aufgezeigt, das sich mit überschaubarem Ressourceneinsatz umsetzen lässt und trotzdem nicht auf die nötige Systematik für eine erfolgreiche Strategiedefinition verzichtet.

Abgeleitet von der Firmenstrategie wird in einem ersten Schritt geklärt, welche Ziele erreicht werden sollen, wenn Unternehmen in IT investieren. Die Ziele lassen sich grob in vier Kategorien gliedern:

1. Differenzierung am Markt

Ziel dieser Strategie ist es, sich mit dem gezielten Einsatz von Technologie am Markt zu differenzieren, d.h. einen Mehrwert für die eigenen Kunden zu schaffen. Dies kann erfolgen, indem ein bestehender Service in besserer Qualität oder erweiterter Leistung angeboten wird. Es ist aber auch möglich, dass sich dank neuer Technologien sogar neue Services anbieten lassen, d.h. das Geschäftsmodell sich erweitern lässt.

Dazu gibt es zahlreiche Beispiele aus der Welt der Grosskonzerne, wie z.B. Computer-Hersteller zu Musikanbietern werden, weil sich Musik digital als File speichern lässt und die Netzwerktechnologien den Transfer dieser Daten über das Internet ermöglichen. Schon heute lässt sich vorausahnen, dass es neue, erstaunliche Beispiele geben wird von Unternehmen, die sich die neue 3D-Druck-Technologie zu Nutze machen werden.

Doch auch für den Mittelstand, der keine Investitionen in Millionenhöhe tätigen kann, ist die Differenzierungsstrategie ein gangbarer und damit relevanter Weg.

Eine Treuhandfirma kann ihren Mandanten dank der Verfügbarkeit von leistungsfähigen und kostengünstigen Geräten zum Beispiel Scanning als Service anbieten. Die Belege werden zentral gescannt und automatisiert in der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet. Die zugehörigen Dokumente und Buchungen sind jederzeit für beide Parteien einsehbar.

Dieses Konzept lässt sich bis zu einer kleinen Informationsplattform für Mandanten weiter ausbauen. Mit Einsatz von MS Sharepoint, oder eines Document Management Systems DMS, können weitere Dokumente wie Steuererklärung und Beilage, Gesellschaftsdokumente oder Verträge gemeinsam verwaltet werden.

Dies ist nur ein Beispiel, wie durch den Einsatz von Informatik-Mitteln Mehrwerte (und auch Effizienzsteigerungen, vergleiche weiter unten) geschaffen werden können.

2. Bessere Entscheidungen durch Informationsvorsprung

Moderne Software unterstützt Unternehmer Entscheidungen zu treffen, indem die richtigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Wo verdienen wir Geld, wo legen wir drauf? Wie produktiv sind unsere Mitarbeitenden? Bei welchen Abläufen brauchen wir viel Zeit und Ressourcen? Das sind nur wenige Beispiele von Fragen, die sich heute auf Knopfdruck beantworten lassen.

Erste Voraussetzung dafür ist, dass die richtigen Daten in Ihren Datenbanken erfasst werden und diese dort für Reports oder eine weitere Verarbeitung z.B. in MS Excel mühelos ausgelesen werden können. Wesentlich ist dann die für Ihr Geschäft entscheidenden Daten miteinander in Kombination zu bringen und zu vergleichen, damit die notwendigen Schlussfolgerungen gezogen werden können.

Investitionen in die Verbesserung der Informationslage können sich sehr schnell auszahlen. Oftmals können schnell und einfach Auslastungsgrade optimiert, oder unnötige Kosten vermieden werden. Schon kleine prozentuelle Verbesserungen übersteigen die getätigte Investition nach relativ kurzer Zeit.

3. Effizienzsteigerung

Die Steigerung der betrieblichen Effizienz war eines der ersten Ziele überhaupt, als Firmen begannen, IT Systeme zu beschaffen. Die Idee liegt auf der Hand: Daten lassen sich mit Hilfe von Computern schneller und weniger fehlerbehaftet verarbeiten als manuell.

Auch heute besteht das Ziel, mit Einsatz von Technik Kosten zu sparen, nicht zuletzt aufgrund des anhaltenden Drucks durch Frankenstärke.

Effizienzverbesserungen lassen sich erreichen, indem vermieden wird, dass dieselben Daten mehrmals in verschiedene Systeme eingegeben werden müssen. Dazu müssen Anwendungen über offene Schnittstellen verfügen, über die mittels wenig Programmieraufwand Daten von einer an die nächste Software übergeben werden können. So können auch ganze Arbeitsabläufe abgebildet werden, bei denen mehrere Sachbearbeiter und Entscheidungsträger beteiligt sind.

Wichtig ist es auch, neue Funktionen zur automatischen Verarbeitung zu verwenden. Zurück zum vorherigen Beispiel der Buchhaltungssoftware heisst das, einmal gescannte Rechnungen werden von der Software eingelesen. Kreditor und Betrag werden erkannt und diese Felder in der Buchungsmaske automatisch abgefüllt. Das spart Zeit, und monotone Arbeit erübrigt sich.

Effizienzsteigerung kann aber auch mit der Ausbildung der Mitarbeitenden zu tun haben. Oft wird das grosse Potential, das eine Software-Anwendung bietet, nicht ausgeschöpft. Einerseits, weil gewisse Funktionen gar nicht genutzt werden, andererseits auch, weil interne Prozesse und Software nicht optimal aufeinander abgestimmt sind. Manchmal ist es aber auch schlicht ein Know-how Problem, zum Beispiel infolge Personalwechsel. Eine Investition in die Steigerung der betrieblichen Effizienz lässt sich daher manchmal auch mit einer Investition in die Ausbildung der Mitarbeitenden gleichsetzen.

4. Verbesserung der Flexibilität

Flexibilität heisst, in nützlicher Zeit auf sich ändernde Marktbedürfnisse reagieren können, oder auch einmal fähig sein, für einen wichtigen Kunden einen Spezialservice zu leisten, ohne dabei gleich Ressourcen aufstocken zu müssen.

Die Flexibilität im eigenen Unternehmen zu verbessern, heisst meistens auf die richtigen IT-Infrastruktur-Komponenten zu setzen. Server lassen sich heute virtuell betreiben, d.h. es werden verschiedene Server auf der selben Hardware aufgesetzt. Wird ein neuer benötigt, muss nicht zwingend neue Hardware beschafft, sondern nur ein neuer virtueller Server installiert werden. Unabhängig davon, ob Sie sich für den Betrieb in der Cloud, oder bei Ihnen im Haus auf Ihrer eigenen Hardware entscheiden. Das Betreiben einer virtuellen Umgebung hat neben der schnellen Erweiterung und der besseren Ausnützung der Hardware, auch in der Datensicherung wesentliche Vorteile. Im Gegensatz zu früher, lassen sich heute nicht nur die Daten, sondern ganze virtuelle Systeme sichern, und sind im Falle eines Totalausfalls wesentlich schneller wieder aufgesetzt, als das früher der Fall war.

Flexibilität ist aber auch in der Software wichtig. Eine einfach konfigurierbare Anwendung lässt sich nicht nur auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, sondern bei Veränderungen Ihrer firmeninternen Prozesse auch wieder leicht auf die neuen Gegebenheiten ausrichten.

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