Wie die Buchhaltungssoftware wechseln?
23.09.2024 //-
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Ein Wechsel der Buchhaltungssoftware kann von einem Treuhänder oder einem KMU als komplexe und belastende Herausforderung angesehen werden. In Wirklichkeit bietet das Projekt der Migration auf eine neue Buchhaltungssoftware eine ausgezeichnete Gelegenheit, neue Prozesse einzuführen, um die Effizienz zu steigern und einen echten Mehrwert zu schaffen.
Wenn z.B. die Bankabstimmungen mit dem Kontoauszug, den Sie per Post von der Bank erhalten haben, verwaltet wurden, denken Sie daran, dass Sie mit der neuen Software die Dateien camt.053 oder camt.054 mit wenigen Mausklicks herunterladen und verarbeiten können. Der Wechsel der Buchhaltungssoftware stellt eine Investition dar, und es ist ratsam, die Möglichkeiten der Software voll auszuschöpfen, um den grösstmöglichen Nutzen zu erzielen.
Ein Schritt zurück für eine erfolgreiche Umstellung 🎯
Für einen erfolgreichen Wechsel der Buchhaltungssoftware ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten. Man muss die Gewohnheiten der Vergangenheit ablegen und auf einer gesunden Basis neu beginnen. Es ist etwa nicht ratsam, die „Tricks“, mit denen die Unzulänglichkeiten der alten Software kompensiert wurden, auf die neue Software zu übertragen.
Das Ziel ist es nicht, die Arbeit einfach auf ein neues Tool zu übertragen, sondern zu lernen, ein überlegenes Tool zu nutzen, das die Gesamtleistung des Unternehmens verbessert.
Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die für einen erfolgreichen Wechsel der Buchhaltungssoftware notwendig sind, unter Berücksichtigung der Möglichkeiten, die unsere „hauseigene“ Software Topal Finanzbuchhaltung (Fibu) bietet.
1. Die Analysen im Vorfeld 🔍
Die Ziele 🎯
Es ist wichtig, die Ziele der Verantwortlichen im Unternehmen und der Anwender der Software genau zu definieren. Dies erleichtert die Implementierung der Software und führt letztendlich dazu, dass alle Beteiligten die erwarteten Zahlen und Leistungen schnell und zufriedenstellend erbringen können.
Die Funktionalitäten ⚙️
Es muss von Anfang an festgelegt werden, welche Funktionalitäten erwartet werden, welche sofort notwendig sind und welche erst später benötigt werden. Vorausschauendes Handeln und eine ganzheitliche Sichtweise sichern die Nachhaltigkeit des Projekts.
Die Datenübernahme, oder auch nicht… 🗃️
Die Datenübernahme stellt eine technische Herausforderung dar, die Entscheidungen erfordert. Ein Neuanfang ist oft die einfachste, sauberste, schnellste und somit kostengünstigste Lösung.
Mit Topal ist es möglich, eine Adresse „im Handumdrehen“ zu erstellen, indem die Software direkt über das Internet Zefix abfragt. Dies garantiert korrekte Adressen und vermeidet die massenhafte Übernahme von Adressen und Dubletten. Eine sorgfältige Auswahl der zu übernehmenden und zu löschenden Daten ist wichtig, insbesondere um die Einhaltung des Datenschutzgesetzes (DSG) zu gewährleisten.
Der Informationsfluss 🔗
Analysieren Sie die Datenquellen, um sie besser verwalten zu können. Diese Daten können aus Fakturierungssoftware, branchenspezifischer Software, Onlineshops usw. stammen. Nutzen Sie den Softwarewechsel, um diese Informationsflüsse zu optimieren, indem Sie die Automatisierungsmöglichkeiten über API-Verbindungen maximieren.
Die IT-Ausstattung 💻
Der Server, auf dem die neue Buchhaltungssoftware installiert wird, muss leistungsfähig genug sein, um eine schnelle und effiziente Nutzung zu ermöglichen. Erwägen Sie gegebenenfalls, die Erneuerung der Computer der Benutzer. Denken Sie an Doppel- oder sogar Dreifachbildschirme, die heutzutage Standard sind und es den Benutzern ermöglichen, effizienter zu arbeiten, da sie alle relevanten Informationen vor Augen haben.
Human Resources 👥
Der Erfolg eines Software-Umstellungsprojekts hängt von der Akzeptanz der Anwender ab. Es wird empfohlen, sie von Anfang an in das Projekt einzubeziehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Rollen und Verantwortlichkeiten der am Projekt beteiligten Personen zu definieren, insbesondere der wichtigsten Benutzer, der sogenannten „Key Users“. Diese fungieren als Schnittstelle zwischen dem Anbieter, dem Management und den verschiedenen Benutzern der Software, um die Kommunikation zu rationalisieren.
2. Festlegung des Pflichtenhefts für die Erstellung des Angebots 📋
Ein Pflichtenheft als präziser Ausdruck der Erwartungen ermöglicht es uns, ein klares und genau auf die Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot zu formulieren. Dank seines modularen Aufbaus kann Topal Fibu leicht an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden.
Das Basismodul 🧩
Das Basismodul von Topal Fibu umfasst 2 Benutzer und ermöglicht die Verwaltung von bis zu 5 Mandaten.
Die Zusatzmodule ➕
– Budgetierung: Dieses Modul ermöglicht die Erstellung verschiedener Budgets, um mehrere Referenzen zu haben oder verschiedene Simulationen durchzuführen. Die Budgets können jährlich, vierteljährlich oder monatlich sein.
– Kostenstellen: Verteilung eines Betrags auf ein Aktivitätszentrum (KST) und/oder auf ein analytisches Projekt. Eine Aufteilung auf mehrere KST’s ist auf der Grundlage einer prozentualen Verteilung möglich.
– Fremdwährungen: Verwaltung der Währungen nach ISO-Codes und automatische Buchung der Wechselkursdifferenzen auf die entsprechenden Konten bei der Bezahlung von Rechnungen.
– Automatische Abgrenzungen: Automatische Periodenabgrenzungen, wodurch vierteljährliche und monatliche Abschlüsse erleichtert werden.
– Reporting: Das Topal Reporting System verfügt über spezielle Berichte, wie z. B. Liquiditätsplanung und Jahresabschlüsse, und ermöglicht die Änderung der Standardlayouts.
– Konsolidierung: Zentralisierung der Buchungen mehrerer Gesellschaften in einem zusätzlichen Mandat für Konzerne und Holdings.
– Nebenbücher: Kontoabgleich durch Import von camt.053-Dateien. Gutschriften und Belastungen werden automatisch in Topal abgeglichen.
– Debitoren: Verfolgung von Zahlungen, Fristen und Mahnungen.
– Kreditoren: Automatisierte Erfassung von QR-Rechnungen. Topal Scan ermöglicht das Auslesen des Inhalts der QR-Codes und generiert die Buchungen.
Das Pflichtenheft sollte ebenfalls präzisieren:
- Die Anzahl der Softwarebenutzer.
- Die Anzahl der mit der Software verwalteten Buchhaltungsdossiers (Unternehmen, Holdings).
3. Schulung der Anwender 🎓
Schulung ist einer der wichtigsten Schlüssel für das Gelingen der Umstellungen. Gut geschulte Anwender werden das Werkzeug schnell beherrschen, selbstständiger und effizienter arbeiten. Schulungen helfen auch, die natürliche Abneigung gegen Veränderungen zu überwinden. Bei Intusdata beinhaltet jedes Angebot eine Schulung, da wir davon überzeugt sind, dass dies der Schlüssel zum Erfolg jeder Softwareänderung ist.
4. Einführung und Follow-up 🚀
Sobald die Software produktiv ist, beginnen die Anwender damit zu arbeiten. Wir begleiten unsere Kunden in dieser Startphase und natürlich auch danach. In unseren Angeboten sind sowohl Stunden für die Erstschulung als auch für die Nachbetreuung enthalten, da bei der Anwendung natürlich Fragen auftauchen.
5. Bewältigung der Übergangszeit ⏳
Während der Übergangszeit können Eingaben noch in der alten und bereits in der neuen Software erfolgen. Dies wird eine Zeit erhöhter Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter sein, daher ist es wichtig, die Ressourcen gut zu verwalten. Es ist eine gute Praxis, das Szenario oder den Zeitplan im Voraus festzulegen und zu bestätigen.
Die alte Software kann so lange beibehalten werden, wie sie für den Übergang benötigt wird. Danach kann sie aus Gründen der Sicherheit und Vertraulichkeit und in Übereinstimmung mit dem DSG vollständig deinstalliert werden.
Schlussfolgerung🏁
Ein Wechsel der Buchhaltungssoftware stellt für Treuhänder und KMU eine komplexe Herausforderung dar. Als Experten für Software-Implementierung stehen wir von Intusdata Ihnen zur Seite und begleiten Sie bei jedem Schritt Ihres Projekts – von der Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns einfach und buchen Sie jetzt einen unverbindlichen Beratungstermin: 📅 Jetzt Termin vereinbaren!
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