Die Werkzeuge des CFO
06.12.2023 //-
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«Das Ziel definiert, wohin man gehen will, und der Cashflow definiert, wohin man gehen kann» – Thierry Béhé
Die Werkzeuge des CFO oder des Treuhänders, der als Finanzdirektor fungiert.
Der Schlüssel liegt darin, die Ziele und den Cashflow aufeinander abzustimmen. Genau das ist die Definition von Strategie; die Ressourcen so zu verwalten, dass die Ziele erreicht werden. Dies ist möglich, wenn man über die richtigen Fähigkeiten und Instrumente verfügt.
Die Hauptaufgabe des Finanzdirektors besteht darin, die administrative und finanzielle Führung des Unternehmens zu überwachen und zu steuern. Dabei spielt die zentrale Datenerfassung mithilfe von Dashboards, Indikatoren und Kennzahlen eine entscheidende Rolle. Diese Instrumente dienen dazu, die Aktivitäten des Unternehmens umfassend und genau zu messen und ermöglichen so die Optimierung der operativen Prozesse und der strategischen Planung.
Die Topal Finanzbuchhaltung ist ein unverzichtbares Werkzeug für den CFO.
Mit dem optionalen Modul Budgetierung ermöglicht Topal CoFi die Erstellung mehrerer Budgets für ein Geschäftsjahr. Diese Budgets können direkt eingegeben oder aus einer Excel-Tabelle importiert werden. Auf diese Weise können verschiedene Simulationen erstellt werden, um unterschiedliche Szenarien zu untersuchen und beispielsweise Investitionsberechnungen zu validieren.
Darüber hinaus bietet das Modul Topal Reporting System zusätzliche Berichte wie Liquiditätsplanung, Finanzkennzahlen und Bilanz/Ergebnis im Vergleich zum Vorjahr und zu einem aus vordefinierten Budgets ausgewählten Budget.
Jede Strategie definiert die erwarteten Gewinne und wird die Kontrolle der Kosten beinhalten. Für jedes Unternehmen ist es wichtig, einen vollständigen und genauen finanziellen Überblick über seine Produkte und/oder Dienstleistungen zu haben.
Die Analyse der Kostenstruktur (fixe, variable, direkte und indirekte Kosten) ist entscheidend, um nicht nur die Gesamtrentabilität des Unternehmens, sondern auch die Rentabilität in bestimmten Bereichen zu verstehen, was ein wichtiger Punkt bei der Festlegung der Entwicklungsstrategie ist.
Ein detaillierter Kontenplan, eine Kostenrechnung, und ein genaues und zuverlässiges Berichtswesen bilden die Grundlage für jede strategische Planung.
Sobald ein Geschäftsdokument vom Unternehmen ausgestellt oder empfangen wird, wirkt es sich langfristig auf die Liquidität aus. Daher ist es ratsam, Debitorenrechnungen so früh wie möglich zu fakturieren und Kreditorenrechnungen innerhalb der maximalen Zahlungsfrist zu begleichen. Dies mag auf den ersten Blick einfach erscheinen, setzt aber den Einsatz einer Software voraus, die einen klaren Überblick über Rechnungen und Zahlungen bietet.
Für die Fakturierung von Dienstleistungen bieten wir beispielsweise die Schweizer Software Vertec CRM und ERP an. Diese benutzerfreundliche Software sorgt für einen klaren Überblick über die ausstehenden Rechnungen. So werden keine Leistungen oder Pauschalen vergessen und können schnellstmöglich abgerechnet werden.
Für die Verwaltung der Zahlungen und der damit verbundenen Risiken bietet die Nebenbuchhaltung von Topal mit den Modulen Kreditoren und Debitoren einen einfachen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben. Sie erweist sich als wertvolle Hilfe bei der Überwachung der Zahlungsbeträge und -fristen. Durch die frühzeitige Erfassung aller buchhalterischen Informationen können Sie Ihre Liquiditätsplanung aktualisieren und erhalten so einen klaren Überblick über den Geldfluss (Cashflow).
Dies ist besonders wichtig für Klein- und Kleinstunternehmen, die ihre Geschäfte zunehmend in Fremdwährungen abwickeln. Daher sollte die Deckung des Bedarfs in Schweizer Franken und Fremdwährungen regelmässig überwacht werden. Insbesondere die gängigen Währungen EUR, GBP und USD können einen erheblichen Einfluss auf den Cashflow haben, da ihre Schwankungen innerhalb von 6 Monaten 3 %, innerhalb eines Jahres 6 % und innerhalb von 5 Jahren bis zu 15 % betragen können.
Wenn Sie die Entwicklung des Cashflows vorhersehen, können Sie die Fälligkeit von Zahlungen sicherstellen und strategische Investitionen so früh wie möglich steuern.
Durch die Unterteilung des Kontenplans ermöglicht Topal Finanzbuchhaltung differenzierte Auswertungen. Die Software bietet eine breite Palette an nützlichen Funktionen, mit denen die Kontenansicht verfeinert werden kann. Mit dem Modul Kostenrechnung können Rentabilitätsanalysen nach Kostenstellen (KST) oder Projekten durchgeführt werden.
Für die Gruppierung von Kostenstellen kann eine Baumstruktur erstellt werden. Für jede Buchung kann der Betrag auf eine bestimmte Kostenstelle oder nach einer prozentualen Verteilung auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden. Projekte können für Analysen über einen bestimmten Zeitraum verwendet werden, der über den Jahresabschluss hinausgehen kann.
Das Modul Budgetierung erleichtert die Verwaltung von Budgets erheblich. Es ist möglich, Budgetdaten aus einer Excel-Tabelle zu importieren oder das Vorjahresbudget als anpassbare Grundlage zu verwenden. Die Budgets können monatlich oder vierteljährlich angezeigt werden.
Das Modul Topal Reporting System fügt den Standardberichten eine Reihe von Spezialberichten hinzu darunter die Liquiditätsplanungsliste. In diesem Bericht können bis zu sechs verschiedene Fälligkeitstermine definiert werden, um die Salden der Liquiditätskonten, Debitoren und Kreditoren zu visualisieren.
Die Analyse der wirtschaftlichen Gesamtleistung wird durch den Bericht über die Finanzkennzahlen des Topal Reporting Systems erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht eine mit der Datenbank verknüpfte Excel-Tabelle die Zusammenfassung zahlreicher Kennzahlen, Leistungsindikatoren und Berechnungen des Return on Investment (ROI).
Topal Reporting System enthält diesen speziellen Bericht, der den Finanzkennzahlen gewidmet ist, und einen Bericht, mit den Anhängen des Jahresabschlusses. Diese Berichte können schnell erstellt werden und sind sehr nützlich für Analysen und Präsentationen vor Verwaltungsräten.
Schlussfolgerung
In einem sich ständig verändernden Umfeld ist es von entscheidender Bedeutung, eine klare Vision mit genauen, zuverlässigen und regelmässig aktualisierten Betriebs- und Budgetdaten zu haben.
Topal Finance, unsere Software für Finanzbuchhaltung kann jedes KMU oder Kleinstunternehmen in seinem Wachstum erheblich unterstützen.
Topal bietet dem CFO oder dem Treuhänder einen vollständigen, genauen und zunehmend in Echtzeit erstellten Überblick. Mit den richtigen Werkzeugen wird der CFO zum strategischen Berater, der die Zuverlässigkeit der Liquidität sicherstellt und bei der Entscheidungsfindung hilft.
Letztendlich trägt der CFO dazu bei, die Projektion des Unternehmens in die Zukunft zu validieren und zu konkretisieren.
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