So meistern Sie die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung
01.03.2023 //-
-
-
-
- |
-
-
Sie stehen vor der Herausforderung, eine digitale Buchhaltung einzuführen? Hier unsere 8 Tipps, wie Sie das Projekt erfolgreich umsetzen.
1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme.
Bevor Sie sich in das Projekt stürzen, sollten Sie eine sogenannte Auslegeordnung machen. Wie steht es mit dem Digitalisierungsgrad Ihrer derzeitigen Buchhaltungsprozesse? In welchen Bereichen setzen Sie bereits Automatisierung ein? Wo gibt es noch Lücken, die Sie schliessen müssen? Nutzen Sie unsere Checkliste, die der Digitalisierung von Prozessen gewidmet ist, um sich bei dieser Bewertung zu orientieren. Dieser Schritt wird Ihnen helfen, eine klare Vorstellung von Ihrem Ausgangspunkt zu bekommen.
2. Beziehen Sie Ihre internen Experten mit ein.
Der Erfolg jedes Digitalisierungsprojekts hängt von der Zusammenarbeit Ihres Teams ab. Bestimmen Sie für die Leitung des Projekts eine Person mit Erfahrung in Management und IT. Es wäre auch von Vorteil, ein Mitglied Ihres Finanzteams einzubeziehen, da es mit den wichtigsten Buchhaltungsdaten vertraut ist. Vergessen Sie nicht, auch die Mitarbeiter einzubeziehen, die direkt an den Buchhaltungsprozessen beteiligt sind. So wird die Digitalisierung zu einem Gemeinschaftsprojekt.
3. Prüfen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
In der Schweiz müssen digitale Prozesse verschiedene gesetzliche Anforderungen erfüllen, darunter den Datenschutz, die Gesetze zur elektronischen Signatur und die Regeln des elektronischen Handel. Außerdem müssen Sie das Schweizer Obligationenrecht (OR) einhalten, das klare Richtlinien für die Verwaltung von Buchhaltungsunterlagen in Unternehmen vorgibt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse all diese Vorschriften einhalten, um zukünftige rechtliche Probleme zu vermeiden.
Nach dem OR sind Unternehmen verpflichtet, Buchführungsunterlagen zu führen, die ihre finanzielle Situation wahrheitsgetreu widerspiegeln.
Darüber hinaus, schreibt das OR vor, dass die Buchhaltungsunterlagen so aufbewahrt werden müssen, dass eine sofortige Erstellung der Jahresrechnung möglich ist, und dass diese mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Was den Umgang mit Daten betrifft, gibt es in der Schweiz ebenfalls strenge Regelungen, insbesondere das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Dieses Gesetz legt spezifische Richtlinien für die Erhebung, Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten fest. Die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen sind verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Massnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten gemäss dem DSG zu gewährleisten. In Bezug auf Buchhaltungssoftware ist es wichtig zu beachten, dass es in der Schweiz keine spezifischen gesetzlichen Vorschriften für eine gesetzeskonforme Software gibt. Es wird jedoch dringend empfohlen, dass Buchhaltungssoftware bestimmte Kriterien erfüllt, wie z. B. die Fähigkeit, genaue und vollständige Finanzberichte zu erstellen, sowie die Fähigkeit, Daten sicher zu speichern. Darüber hinaus ist es entscheidend, dass diese Software regelmässig aktualisiert und gewartet wird, um sicherzustellen, dass sie den sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen entspricht.
4. Finden Sie eine effektive Lösung für die digitale Verwaltung Ihrer Buchhaltungsunterlagen.
Die Umstellung auf ein digitales Buchhaltungssystem umfasst auch die vorbereitenden Schritte, wie die digitale Erfassung von Rechnungen und Belegen wie Reisekosten und anderen Ausgaben. Um diesen Prozess zu vereinfachen, bietet sich die kostenlose Topal App als praktische Lösung an, mit der die vorbereitende Buchhaltung sogar Spass macht. Mit Topal App wird Ihr Smartphone zum mobilen Scanner. Belege und Rechnungen, die schnell mitIhrem Smartphone fotografiert werden, fügen sich nahtlos in das Topal Buchhaltungssystem ein, wo sie von Ihrem Treuhänder effizient weiterverarbeitet werden können.
➕ Die Vorteile der Topal App
- Unkomplizierte Digitalisierung von Rechnungen und Belegen, auch unterwegs
- Nahtlose Synchronisierung zwischen App und Topal Finanzbuchhaltunge
- Intuitive Benutzerführung und einfache Bedienung
- Optimiert für Smartphones
- Direkte Übermittlung in die Topal Buchhaltung
- Kostenlos erhältlich via Apple App Store (iOS) und Google Playstore (Android)
▶ Mehr Informationen zum digitalen Belegaustausch mit der Topal App
5. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungslösung auf die Schnittstellen.
Bei der Auswahl einer Buchhaltungslösung sollten Sie unbedingt auf die Qualität der Schnittstellen achten, um einen reibungslosen Datenfluss von einem Tool zum anderen zu gewährleisten. Niemand möchte Daten manuell auf eine Seite hochladen, um sie dann in einem anderen Tool wieder hochzuladen. Im Gegenteil: Ziel der Digitalisierung ist es, dass sich die verschiedenen Arbeitsbereiche automatisch und nahtlos ineinander fügen. Bevor Sie sich für eine Buchhaltungslösung entscheiden, ist es äusserst wichtig, die Kompatibilität zwischen den verschiedenen Systemen zu überprüfen, da Sie hier durch die Digitalisierung wirklich Zeit sparen können. Unsere Topal-Buchhaltungssoftware mit API-Programmierschnittstellen ist die ideale Lösung, um diesen Übergang zu einer reibungslosen digitalen Buchhaltung zu erleichtern.
▶ Erfahren Sie, wie API-Schnittstellen Ihren Buchhaltungs-Workflow vereinfachen können.
6. Digitale Postbearbeitung spart Zeit und sogt für Ruhe.
Die Digitalisierung beginnt bereits bei der Verwaltung der physischen Post. Bei diesem Prozess werden die in Papierform eingehenden Dokumente geöffnet und gescannt. Eine automatisierte Klassifizierung weist jedem Dokument Indexwerte zu. Wenn es sich beispielsweise um eine Lieferantenrechnung handelt, werden Informationen wie der Name des Lieferanten, das Rechnungsdatum, der Betrag und die Zahlungsdetails automatisch extrahiert und gespeichert. Diese Automatisierung spart Ihnen wertvolle Zeit und macht Ihren Mitarbeitern das Leben leichter. Und dank der individuellen Verwaltung von Zugriffsrechten können Ihre Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf die ihnen zugewiesenen Dokumente zugreifen und sie bearbeiten.
7. Nutzen Sie die Vorteile, die Ihnen die digitale Bearbeitung Ihrer Kreditoren bietet.
Streben Sie danach, die Verbuchung, Ablage und elektronische Archivierung Ihrer Rechnungen zu automatisieren? Mit unserer modernen Buchhaltungssoftware wird dies zur Realität. Kontieren Sie einfach Ihre Rechnungen, scannen Sie sie ein und lassen Sie die Software den Rest erledigen. Sie identifiziert automatisch den Kreditor und den Betrag und füllt sofort die für die Verbuchung erforderlichen Felder aus. Diese Automatisierung vereinfacht und optimiert den Prozess der Rechnungsverbuchung und beseitigt den Ärger mit der Archivierung. Mit nur wenigen Klicks erhalten Sie in Ihrem digitalisierten Archiv detaillierte Informationen zu den getätigten Zahlungen.
▶ Weitere Informationen über die Digitalisierung von Prozessen und die Kreditorenbearbeitung
8. Halten Sie Ihre digitale Buchhaltung in Topform.
Sie haben den Schritt zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung gewagt, sie läuft seit einigen Monaten reibungslos und die Automatisierungen haben zu erheblichen Einsparungen bei Ressourcen und Kosten geführt? Bravo! Um diese Effizienz aufrechtzuerhalten, ist es unerlässlich, Ihre Prozesse ständig zu überwachen und bei Bedarf zu optimieren.
Zum Abschluss
Die digitale Buchhaltung ist ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz Ihres Unternehmens. Indem Sie Ihre aktuelle Situation einschätzen, im Team arbeiten und die gesetzlichen Vorschriften einhalten, können Sie den Übergang zu einer effizienteren Buchhaltung erfolgreich gestalten. Wenn Sie Nachholbedarf haben oder die Einführung neuer Technologien planen, können Sie gerne die Hilfe unserer Experten in Anspruch nehmen, die Sie bei der Umstellung unterstützen.
Buchen Sie hier ganz unkompliziert Ihren persönlichen Beratungstermin.
Vorherige 
