Digitalisierung, ja gerne! Doch wo beginnen? Strategie für Treuhandunternehmen.

27.07.2020

Digitalisierung bei Treuhandunternehmen, doch wo beginnen? Unsere Erfahrung zeigt: Der Willen zur Digitalisierung ist bei den meisten Treuhändern vorhanden. Und den meisten ist auch bewusst, wo es gut läuft und welche Prozesse optimiert werden müssen. Was aber oft fehlt, ist eine Bestandesaufnahme und vor allem ein sinnvoller Ausgangspunkt für die Umsetzung konkreter Schritte. Wir empfehlen: starten Sie mit der Digitalisierung beim Naheliegendsten! Und „naheliegend“ meinen wir wirklich wörtlich. Schauen Sie sich kurz im Büro um, oder werfen Sie einen Blick auf den Schreibtisch. Was sehen Sie? Sind das Papier-Ansammlungen, Mappen, Akten und Ordner, die darauf warten, stundenlang sortiert, gesichtet, verarbeitet, abgetippt oder mühevoll durchsucht zu werden?

Startschuss: Prozessoptimierung mithilfe eines DMS

Zahlreiche erfolgreiche Projekte mit unseren Treuhandkunden haben gezeigt, dass Papier, Dokumente und Dateien ein sinnvoller Ausgangspunkt für die Digitalisierung des Treuhand-Business sind. Warum? Papier ist ein analoges Medium und für Maschinen nicht direkt verarbeitbar, Informationen müssen daher manuell erfasst werden. In der Konsequenz bedeutet dies, dass menschliche Ressourcen für zeitaufwendige und kostenintensive Arbeiten gebunden werden. Wie praktisch es wäre, wenn der Computer unliebsame, repetitive und langweilige Arbeitsschritte übernehmen würde! Zudem sind analoge Dokumente oftmals dezentral organisiert. Das kann eine ordentliche, prozessorientierte Bearbeitung erschweren, vor allem in Zeiten von Homeoffice und Mobile Work.

Mit dem Aufbau eines Dokumenten Management Systems (DMS) lösen wir beide Problembereiche. Das Papier wird digitalisiert und die Dokumenten- respektive Datenhaltung wird zentralisiert. Somit erhöht ein DMS die Flexibilität in einem Treuhandunternehmen. Sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente sind jederzeit von überall her zugreifbar. Auch Effizienz und Qualität lassen sich verbessern und Fehleingaben bei Doppelerfassungen derselben Daten entfallen. Das klingt gut? Wir versprechen Ihnen: ein DMS kann noch viel mehr!

Dank Integration zum Workflow-Himmel: Ihr DMS eingebettet in Ihre Systemlandschaft

Hat Ihr prüfender Blick auf Ihren Schreibtisch ergeben, dass Sie relativ papierlos arbeiten, dann können Sie noch einen Schritt weitergehen. In der Regel wird ein DMS nicht auf der «grünen Wiese» installiert. Ihre Firma verfügt über eine Vielzahl von Anwendungen, die diverse Dokumente erstellt und verarbeitet wie z. B. die Topal Buchhaltung. Im Idealfall kommunizieren Buchhaltungs-Software, CRM & Co. auch mit Ihrem DMS. Dokumente, die aus diesen Anwendungen generiert werden, sind alle in der zentralen Datenbank des DMS gespeichert. Die zugehörigen Indexwerte, die das Strukturieren ermöglichen und die Suche vereinfachen, werden ebenfalls von diesen Programmen automatisch weitergegeben. Mit der Integration können Sie effiziente Workflows erstellen wie z. B. die Prozessdigitalisierung bei der Verarbeitung der Post (siehe Artikel hier) sowie eine digitale Kreditorenverarbeitung (siehe Artikel hier).

Nun, was folgt als nächstes wenn Sie Ihr Unternehmen intern fit für die Zukunft gemacht haben? Jetzt geht es ans Geld verdienen! Wussten Sie, dass Sie mit einem DMS neue Services und Dienstleistungen anbieten können?

Neue Services & Angebote: DMS als zentrale Drehscheibe des digitalen Treuhandangebotes

Gehen Sie mit Ihrem DMS einen Schritt weiter und etablieren Sie neue Geschäftsmodelle! Zum Beispiel, indem Sie Ihr DMS nach Aussen öffnen und vordefinierte Inhalte Ihren Treuhand-Mandanten freigeben.

Über einen Webbrowser greifen diese über einen gesicherten Kanal unabhängig vom Betriebssystem auf alle für sie relevanten Dokumente zu. Der Datenaustausch erfolgt nicht mehr über E-Mail oder andere unsichere Medien. Dokumente werden einfach und effizient hochgeladen. Die Anwendung im Browser lässt sich zudem mit dem Logo der Treuhandfirma versehen; diese bleibt somit an der Kundenschnittstelle sichtbar. Das folgende Bild zeigt Ihnen einen solchen Kundenzugriff. Erfahren Sie mehr über Kendox InfoShare WebClient in diesem Video.

Wir beraten Sie gerne

Mit einer integrierten Softwarelösung lässt sich der gesamte Buchführungsprozess inklusive Archivierung durchgängig abwickeln – und das mit einem Höchstmass an Transparenz und effizienten Automatisierungen. Darüber hinaus können Sie ihr System öffnen und attraktive neue Services für Ihre Mandanten anbieten. Gerne beraten Sie unsere Experten!