Prozess-Digitalisierung am Beispiel der Verarbeitung der Post in Treuhandfirmen

10.11.2019

Wenn Sie dachten, der Posteingang bei einer Treuhandfirma sei mit dem eines Standard-KMU zu vergleichen, müssen wir Sie leider enttäuschen. Bei Treuhändern ist das Innenleben eines Briefkastens weitaus umfangreicher, denn darin verstecken sich Briefe von verschiedenen Firmen, vermengt mit der eigenen Post. Und genau hier beginnt bereits der Prozess – beim Öffnen des Briefkastens: Mandantenbezogene Post begrüsst Sie bei Ihrer administrativen Morgenroutine. Sie betreten Ihr Büro schwer beladen und begeben sich an den ersten Teil des Prozesses: die Postsortierung. Mandanten-Post, eigene interne oder externe Post gilt es nun zu sortieren. Sind die Couvert-Stapel nach Mandant erstellt, werden die Dokumente nach dem Öffnen eingescannt und somit digitalisiert. Bei der Dokumentenklassifizierung wird jedes einzelne Dokument automatisch mit Indexwerten versehen, welche das System eigenständig erstellt. Im Falle einer Kreditorenrechnung werden zum Beispiel das Rechnungsdatum, der Betrag und die ESR-Zeile sowie der betreffende Kreditor automatisch erfasst und die manuelle Eingabe erübrigt sich.

Beispiel: Postverarbeitung in Treuhandfirmen

 

Gute Arbeitsorganisation ist die halbe Miete

Werden die Dokumente schon bereits nach dem Öffnen eingescannt, erfreuen nicht nur Sie sich, dass dieser Arbeitsschritt bereits erledigt ist, sondern auch Ihre Mitarbeitenden haben etwas davon. Mit der Zuweisung der entsprechenden Rechte auf die Dokumente stellen Sie individuelle Zugriffsrechte sicher und geben den Mitarbeitenden die Möglichkeit, rasch auf benötigte Dokumente zuzugreifen. Ein ortsunabhängiger Zugriff macht das mobile Arbeiten zu jeder Tages- und Nachtzeit zudem attraktiv für alle. Ein weiterer Vorteil der sofortigen Erledigung ist der Schutz vor Zerstörung oder Verlust des Dokuments. Eine praktische, schnelle und effiziente Weise, seine Arbeitsprozesse für sich und mehrere Personen effizient zu gestalten.

Einer der grössten Vorteile des frühen Scannings liegt aber in der Möglichkeit, die zuvor ausgelesenen Werte für die weitere Verarbeitung zu verwenden. Üblicherweise werden in den einzelnen Abläufen auch Drittanwendungen wie die Buchhaltungssoftware angestossen. Bei einer gut integrierten Lösung werden zuvor ausgelesene Indexwerte an die nächste Anwendung weitergegeben. Im Falle einer Kreditorenrechnung wären das zum Beispiel das Rechnungsdatum, der Betrag und über die ESR-Zeile auch der betroffene Kreditor, damit diese Daten nicht manuell erfasst werden müssen.

Die Automatisierung bietet somit viele Lösungen zur Vereinfachung der Prozesse und zielgerichtetem Einsatz der Ressourcen. Wir sind überzeugt, dass sich dieser Trend fortsetzen wird und Treuhandfirmen sich darauf vorbereiten sollen, dass sich das Tagesgeschäft stetig verändern wird.