Die digitale Revolution Teil 3: Aller Anfang ist schwer… oder doch nicht?

16.04.2019 // Sacha Briggen

Ob auf Kundenbesuchen, Treuhand-Tagungen oder Privat – das Thema Digitalisierung von Prozessen steht in der Regel ganz weit oben auf der Agenda. Obgleich einige Treuhänder ein gespaltenes Verhältnis zu diesem Entwicklungsprozess haben, möchten die meisten von ihnen die neuen Möglichkeiten und Chancen für sich nutzen und stellen sich hierbei die berechtigte Frage: Wo beginne ich am besten? In dem dritten Teil der Serie „Treuhand-Digitalisierung“ möchten wir Ihnen genau diese Frage beantworten und Anregungen geben, wie Sie die Digitalisierung ihrer Prozesse aktiver vorantreiben können.

Papierdokumente durch digitale Zwillinge ersetzen

Die Technologie ist da, der Gesetzgeber hat es erlaubt – so gesehen steht der elektronischen Archivierung nichts mehr im Wege. Dennoch ist das Treuhandgeschäft meist noch sehr papierlastig, obwohl die Nachteile klar sind. Denn wer kennt sie nicht, die zeit- und nervenraubende Suche nach falsch abgelegten Dokumenten? Das unsichere Gefühl, ob das Gesuchte nicht doch irgendwie abhandengekommen ist? Darüber hinaus wird oft verdrängt, dass Papier schnell und vor allem nachhaltig zerstört werden kann. Um Risiken und Fehler zu eliminieren, die Arbeit zu erleichtern und auch um von Einsparpotentialen zu profitieren empfehlen wir in der Treuhandbranche bei der Digitalisierung des Papiers anzusetzen. Denn der digitale Zwilling hat erhebliche Vorteile. Zum Beispiel können Sie mit dem richtigen Dokumentenmanagement-System alle Dokumente in Rekordzeit finden. Zudem ist es egal, ob dasselbe Dokument zur gleichen Zeit von mehreren Personen benötigt wird. Und das Beste: von digitalen Dokumenten lassen sich fast gratis perfekte Kopien erstellen, was eine erheblich sicherere Ablage ermöglicht.

Digitalisierung des Posteingangs

Ist die finale Entscheidung zur Umstellung auf papierloses Büro gefallen, stellt sich schnell die Frage: wo beginnen? Unsere Erfahrung zeigt, dass dabei nicht unbedingt das Scanning des bestehenden Archives als Erstes angegangen werden sollte. Je nach Situation legen wir oftmals beim Posteingang los. Weil 90 Prozent des typischen Posteingangs in einem Treuhandbüro mandantenbezogen ist, ist dies somit auch der Startpunkt vieler Geschäftsprozesse. Da das Ziel von Digitalisierungsprojekten nicht der Selbstzweck des Umwandelns eines analogen in ein digitales Medium ist, müssen bei der Projektumsetzung immer die Geschäftsprozesse analysiert werden. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems lassen sich Arbeitsschritte rund um die Dokumente automatisieren. Somit können Sie mittelfristig Zeit und Geld sparen sowie Fehlerquellen eliminieren. Die Digitalisierung des Posteingangs eignet sich zudem bestens dazu, alle Mitarbeitenden mit dem neuen System vertraut zu machen. Der Kulturwandel der mit einem Digitalisierungs-Vorhaben einhergeht, sollte keinesfalls unterschätzt werden. Eine softe und sukzessiv geplante Einführung ist zu empfehlen.

Die ersten Schritte sind getan, und jetzt?

Sind die ersten Erfahrungen mit dem neuen System gemacht und die ersten Effizienzgewinne deutlich zu spüren, werden je nach Prioritäten weitere Themen in Angriff genommen:

Die automatisierte Verarbeitung von Kreditoren, falls solche für Mandanten geführt werden. Das ist eine gute Möglichkeit, Buchungen schneller durchzuführen und auch Mandanten weitere Zusatzleistungen anzubieten.
Die Anbindung führender Systeme wie die Leistungssoftware oder das CRM-System, um Prozesse noch effizienter zu gestalten.
Das Scanning des bestehenden Archivs, um die Vorteile des digitalen Zugriffs vollends zu realisieren und Kosten beim Archivplatz einsparen zu können.
Die Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse. Es werden Workflows aufgesetzt, die Dokumente nach vordefinierten Regeln an die richtige Stelle zur Bearbeitung bringen. Zum Beispiel im Personalwesen, wo mit digitalen Mitarbeiterakten gearbeitet werden kann.
Die Öffnung des Systems für Ihre Mandanten, damit diese über einen Webbrowser unabhängig von Zeit, Ort und Betriebssystem auf ihre Akten und Belege zugreifen können.
Die automatische Archivierung von E-Mails, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und auch bei Austritt geschäftsrelevante Korrespondenz strukturiert aufzubewahren.

Das liebe Thema Sicherheit

Im Treuhandgeschäft verwalten und bearbeiten Sie hochsensitive Informationen Ihrer Mandanten. Sie müssen sicherstellen, dass diese entsprechend der gesetzlichen Vorgaben geschützt sind. Daher vertrauen viele Treuhänder auf Schweizer Softwareanbieter, was durchaus auch unsere Empfehlung ist. Um die Potentiale eines Dokumentenmanagement-Systems voll auszuschöpfen, muss sichergestellt sein, dass physische Dokumente, bis auf wenige Ausnahmen, durch einen digitalen Zwilling ersetzt werden können. Aus diesem Grund sollte in jedem Fall nur eine Software eingesetzt werden, die über die Zertifizierung «GeBüV/MWST konform» verfügt. Unsere Lösung Kendox Infoshare hat als eine der ersten DMS-Lösungen in der Schweiz die Zertifizierung GeBüV/MWST konform durch das KRM, dem Kompetenzzentrum Records Management, erhalten. In einem aufwendigen und intensiven Verfahren wurden alle Aspekte der Geschäftsbücherverordnung sowie die Vorgaben der Eidg. Steuerverwaltung zur Mehrwertsteuer auf Herz und Nieren geprüft. Somit können Sie als Endanwender sicher sein, dass diese Digitalisierungslösung die anwendbaren Rechtsnormen und damit die hohen Anforderungen der Schweizer Gesetzgebung erfüllt.

Last but not Least: Verfahrensdokumentation

Nun ist es soweit: das Digitalisierungsprojekt ist final, die Systeme sind erfolgreich im Einsatz und endlich können Sie von allen gewünschten Vorteilen profitieren. Zu einem sauberen Projektabschluss gehört jedoch ebenso eine ausführliche Verfahrensdokumentation, die wir selbstverständlich für Sie erstellen. Diese beschreibt wie die Dokumente in Ihrer Firma verarbeitet, geschützt und nach Ende des Lebenszyklus wieder vernichtet werden.

Wie weit ist Ihr Digitalisierungsprozess fortgeschritten? intusdata – Ihr verlässlicher Digitalisierungspartner – ist lückenlos für Sie da.