Checkliste Prozessdigitalisierung im Rechnungswesen

22.03.2021 // Sacha Briggen

Wie steht es mit dem Digitalisierungsgrad des Rechnungswesens in Ihrem Betrieb? Sie wissen es nicht genau? Dann nutzen Sie unsere Checkliste! So prüfen Sie, ob Sie gängige und heute verfügbare Möglichkeiten bereits nutzen und finden gute Ansatzpunkte für weitere Optimierungen.

Bankabgleich durchführen

  • Wird das Bankkonto automatisiert mittels EBICS (ISO 20022) mit der Buchhaltung abgeglichen?
  • Können Zahlungsaufträge elektronisch an die Bank übermittelt werden?

 

Debitorenrechnungen verarbeiten

  • Erfolgt die Buchung aus dem führenden System (ERP / Auftragsbearbeitung / Branchenlösung / Leistungssoftware) automatisch in die Debitorenbuchhaltung?
  • Werden neue Debitoren (Personenkonti) automatisch angelegt und bei Veränderungen aktualisiert?
  • Wurde die neue QR-Rechnung im führenden System implementiert?
  • Werden die Rechnungen wo möglich aus der Business-Anwendung direkt per PDF versendet?
  • Können eRechnungen (XML) versendet werden?
  • Wenn ein Postversand nötig ist, kann ein Service zum Versand via API (z.B. Pingen) integriert werden?
  • Werden Mahnungen elektronisch versendet (bis zu einer definierten Mahnstufe)?
  • Erfolgt die Avisierung und Übergabe ans Inkassobüro elektronisch?
  • Können die Belege elektronisch archiviert werden und entspricht die Archivierung den GeBüV MwSt.-Konformitätsanforderungen?

 

Kreditorenrechnungen verarbeiten

  • Können Ihre Lieferanten eRechnungen (XML) stellen und können diese von Ihrem Buchhaltungssystem verarbeitet werden?
  • Wurde die neue QR-Rechnung in der Buchhaltungssoftware implementiert?
  • Können alle anderen Rechnungen die Sie per Post oder elektronisch erhalten, automatisiert in der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet werden (automatisches Auslesen der Belegdaten und Einfügen in die Buchungsmaske)?
  • Können Rechnungen mittels late scanning bei Bedarf einer Buchung hinterlegt werden?
  • Wurde die neue QR-Rechnung im Buchhaltungsprogramm implementiert?
  • Können die Belege (Rechnungen) elektronisch archiviert werden und entspricht die Archivierung den GeBüV MwSt.-Konformitätsanforderungen?
  • Werden Spesen elektronisch verarbeitet und in die Buchhaltung übertragen (z.B. mittels Expense-Robot)?

 

Abschlüsse erstellen

  • Kann im Buchhaltungsprogramm die Jahresrechnung automatisch erstellt werden?
  • Können Abgrenzungsbuchungen automatisch durchgeführt werden (Rückbuchung)?
  • Wird die MwSt.-Abrechnung elektronisch an die ESTV übermittelt?
  • Können die Abschlüsse mittels XBRL (XML basierte Sprache) der Bank übermittelt werden?

 

Zusammenarbeit mit der Treuhandfirma / mit den Mandanten (als Treuhandfirma)

  • Ist es möglich, auf die Buchhaltungssoftware bei der Treuhandfirma zuzugreifen?
  • Buchen beide Parteien auf derselben Datenbank?
  • Können Belege elektronisch übermittelt werden?

 

Stammdaten

  • Kann der Bankenstamm automatisch nachgeführt werden?
  • Können Fremdwährungskurse elektronisch bezogen werden?

 

Lohnbuchhaltung

  • Werden die monatlichen Lohnabrechnungen und der jährliche Lohnausweis elektronisch an die Lohnempfänger übermittelt?
  • Erfolgen Ein- und Austrittsmeldungen an die Ausgleichskasse elektronisch unter Nutzung des «Einheitlichen Lohnmeldeverfahrens ELM»?
  • Werden die Quellensteuerinformationen monatlich mittels «Einheitlichen Lohnmeldeverfahrens ELM» übermittelt?
  • Werden die jährlichen Lohnmeldungen an die Versicherungen elektronisch unter Nutzung des «Einheitlichen Lohnmeldeverfahrens ELM» übermittelt?
  • Erfolgt die Meldung von Krankheits- und Unfällen elektronisch mittels des neuen Swissdec Leistungsstandards KLE (erst ab Swissdec 5.0 verfügbar, ca. 2021)?

Wie viele Punkte konnten Sie denn abhaken? Gerne unterstützen wir Sie bei der Identifikation und Umsetzung von Digitalsierungsvorhaben in Ihrem Unternehmen.