Mit der Treuhand-Cloud Prozesse digitalisieren und Mehrwerte für Mandanten schaffen

06.07.2018

Obwohl die Digitalisierung kein neues Phänomen ist, hat sie in den vergangenen Jahren ungeahnte Dimensionen angenommen – und sie wird noch weiter zunehmen.

Dies illustriert sich gut am Beispiel der Musikindustrie: der iTunes Store wurde erst vor 12 Jahren eröffnet und hat bereits das ganze Vertriebsmodell für Musik weltweit auf den Kopf gestellt. Grosse IT Unternehmen wie Apple, Alphabet (Google) oder Amazon treten in Gebiete ein, die sie vor einigen Jahren noch nicht hätten betreten können.

Doch was hat so plötzlich zur digitalen Revolution geführt? Einerseits ist das eine demographische Frage. Die Generation der sogenannten Millennials oder Digital Natives, also die Personen, die schon als Kind den Umgang mit Informationstechnologien gelernt haben, ist die grösste, die es je gegeben hat. Diese Generation hat andere Erwartungen gegenüber ihren Geschäftspartnern. Informationen sollen jederzeit verfügbar sein, man möchte sich weitgehend auch selber bedienen können und das Angebot muss genauso wie der Kommunikationskanal individuell wählbar sein.

Andererseits sind die notwendigen Technologien heute weit genug entwickelt, um sich auf fast allen Branchen anwenden zu lassen. Die Netzwerkkapazitäten sind mittlerweile hoch genug, um auch grosse Datenmengen in kurzer Zeit zu übermitteln. Die Miniaturisierung hat zudem dazu geführt, dass sich leistungsfähige Rechner in kleinste Geräte einbauen lassen, welche überall mitgenommen werden können. Die Virtualisierungstechnologien haben das ermöglicht, was wir heute mit dem etwas strapazierten Begriff Cloud-Computing benennen.

Cloud-Computing als technologische Basis

Virtualisierung entkoppelt Hardware, Betriebssystem, Daten und Anwendung in der IT-Infrastruktur. Eine virtuelle Maschine ist ein Stück Software, das ein Betriebssystem und Anwendungen betreibt, genau wie ein physischer Computer. Damit wird ermöglicht, verschiedene Systeme auf derselben Hardware zu betreiben und einem Benutzer anzubieten, ohne dass dieser über ein eigenes System verfügen muss.

Es sind zwei Ausprägungen der Cloud zu unterscheiden. Die Public Cloud einerseits, in der in riesigen Datenzentren, betrieben von globalen Grosskonzernen, gigantische Infrastrukturen durch eine Vielzahl von Benutzern geteilt werden. Andererseits die Private Cloud, die auf den selben Technologien und Konzepten basiert, die aber immer dediziert für einen Kunden angeboten wird. Das heisst, ein Kunde verfügt immer über seine eigenen virtuellen Server und teilt diese mit keinen Drittparteien. Eine solche Private Cloud lässt sich genauso in einem ausgewählten, schweizer Datenzenter wie auf der hauseigenen Infrastruktur einer Firma betreiben. Diese beiden letzten Optionen bieten sich für eine Treuhandfirma an.

Ein grosser Vorteil gegenüber anderen Akteuren hat die Treuhandfirma in dem ihr gegenüber vorhandenen Vertrauen durch ihre Mandanten. Kaum jemand will vertrauliche Firmendaten einfach so in die Public Cloud stellen und auf das Beste hoffen.

Die Cloud für Treuhänder 

Doch wie gestalten innovative Treuhänder nun ein solch modernes Angebot aus?

In der Treuhand-Cloud sind die Zeiten, in denen Dokumente mühsam auf dem Postweg zwischen Mandanten und Treuhandbüro hin und her geschoben werden, und dieselben Daten mehrfach erfasst werden mussten, vorbei. Mandanten verfügen jederzeit über Online-Zugriff auf die eigene Buchhaltung, verknüpfen diese mit einer Auftragsbearbeitung, die ebenfalls durch die Treuhandfirma angeboten werden kann. Dokumente werden elektronisch über eine gemeinsame Kommunikationsplattform ausgetauscht und mit dem richtigen Dokumentenmanagement-System auch revisionssicher archiviert. Eine Workflow Engine automatisiert Arbeitsabläufe und sorgt dafür, dass die notwendigen Dokumente und Informationen zum richtigen Zeitpunkt bei der verantwortlichen Person sind und zeitgerecht erledigt werden können.

Modular entwickelte Softwarelösungen erlauben ein Leistungspaket gemäss den Bedürfnissen der Kunden zu schnüren. Es werden nur diejenigen Anwendungen zur Verfügung gestellt, die ein bestimmter Mandant braucht. Offene Schnittstellen erlauben, auch bereits bestehende Systeme zu verknüpfen.

Mandanten erhalten so ein umfassendes, aber auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Leistungsangebot. Diejenigen, die es wünschen, können einfache Transaktionen selber online eingeben, oder jederzeit auf alle aktuellen Informationen und Kennzahlen des eigenen Unternehmens zugreifen. Die Abwicklung wird auf beiden Seiten rationeller, und die Treuhandfirma kann sich vermehrt auf ihre Beratungsdienstleistungen fokussieren. Weiter verbessert sich die Verfügbarkeit aller wesentlichen Unternehmens-Informationen für alle Beteiligten und fehleranfällige, aufwändige Mehrfacherfassungen entfallen.