Zeitmanagement für Treuhänder Teil 2: So werden Sie Herr*in Ihrer Zeit

20.06.2019 // Shpëtime Morina

Im ersten Teil unserer Zeitmanagement-Serie haben wir 10 Zeitfresser identifiziert, die Ihnen sicher nicht gänzlich unbekannt sind. Sind die Ursachen geklärt, so muss an der Problembehebung gearbeitet werden. Dabei gibt es verschiedene mehr oder weniger erfolgsversprechende Zeitmanagement-Ansätze, die dabei helfen, Herr*in ihrer/seiner Zeit zu werden. Ihnen gemein ist, dass alle eine gewisse Konsequenz bei der Umsetzung erfordern. Doch der Einsatz lohnt sich und schnell können Sie erste Erfolge sehen. Die für uns wichtigsten Zeitmanagement-Tipps möchten wir Ihnen nicht vorenthalten.

Orientierung: Setzen Sie Prioritäten & Ziele

Eigentlich sollte selbstverständlich sein, dass wichtige und dringende Aufgaben, den unwichtigen und nicht dringenden Tätigkeiten vorzuziehen sind (Stichwort Eisenhower-Matrix). Aber Hand aufs Herz: halten sie diese Priorisierung über den ganzen Tag konsequent ein, oder schieben Sie letztlich wieder weniger wichtige Aufgaben dazwischen? Mit einer ehrlichen Tätigkeits- und Leistungserfassung können Sie nicht nur solche «Zeitfresser» identifizieren, sondern sensibilisieren sich gleichzeitig darauf, Ihre Tages- und oder Projektziele geradliniger zu verfolgen. Vorausgesetzt, Sie haben entsprechende Ziele definiert. Der Philosoph Laotse hat es auf den Punkt gebracht, als er sagte: „Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen“. Und mit dem richtigen Software-Tool wie z.B. Vertec macht die Zeit- und Leistungserfassung sowie das Nachverfolgen und Monitoren auch noch Spass.

Konsequenz: Standardisieren und automatisieren

Holen Sie das Maximale aus Ihrem Arbeitstag, indem Sie und Ihr Team standardisierte Prozesse für wiederkehrende Aufgaben definieren (und tatsächlich auch einhalten sowie weiter optimieren). Aktuelle und vor allem verbindliche Checklisten und Vorlagen sind eine grosse Hilfe. Oder überlassen Sie repetitive Aufgaben gänzlich Ihren digitalen Helfern. Die Technologien für automatisierte Prozesse, sogar über Anwendungsgrenzen hinweg, sind längst vorhanden und nehmen an Relevanz für die Treuhandbranche immer mehr zu. Weniger Belege abtippen oder das Reduzieren von mühevollem manuellem Übertragen von Daten zwischen mehreren Systemen bedeutet nämlich gleich mehr Zeit für attraktivere Services und Beratungsdienstleistungen! Ihre Mandanten werden begeistert sein (und auch Ihre Gewinnmarge).

Motivation: Clean Desk für maximale Übersicht

Es gibt nicht nur «interne» oder personelle Faktoren die Ihr Zeitmanagement beeinflussen, wie z.B. die Unfähigkeit «Nein» sagen zu können, ein fehlendes Plansystem oder der Versuch, zu viel auf einmal zu tun (lesen Sie hierzu unseren Blog 1). Ein oftmals unterschätzter Störfaktor, der sich eigentlich direkt vor der eigenen Nase befindet, ist der eigene Schreibtisch. Unaufgeräumte, mit Papierdokumenten und To-Do-Listen zugepflasterte Arbeitsplätze wirken nicht nur demotivierend, sondern sie sind auch wahre Zeitfresser. Das Auffinden wichtiger Informationen gestaltet sich in diesen Papierbergen mehr als mühsam. Um den Arbeitsplatz nun also so aufgeräumt wie möglich zu halten, reicht es allerdings nicht, alle Papierdokumente in Schubladen oder in dicken Ordnern zu verbannen. Damit verschieben Sie nur das grundsätzliche Problem. Im Idealfall sollten Sie lieber versuchen, möglichst viele Informationen und Daten elektronisch zu erfassen und abzuspeichern. Sie werden sehen – ein aufgeräumter Schreibtisch ist nicht nur motivierend, durch eine sinnvolle digitale Ablage z.B. mit unserem DMS Kendox InfoShare, finden Sie Informationen schneller und haben so mehr Zeit für wichtige und dringendere Tätigkeiten oder einfach für Ihre Mandanten.

Effizienz: Digitale Helfer für Ihr Zeitmanagement

Effizientes Arbeiten spart Zeit, Geld und macht vor allem auch Spass und das nicht nur, weil man nun mehr Zeit für spannendere Aufgaben hat. Mit den richtigen Tools können Sie Ihre Ressourcen optimal einsetzen. Vertec, in der von uns branchenspezifisch konfigurierten Version, ist das richtige Tool von zukunftsorientierten Treuhändern. Es ist weit mehr als eine Leistungssoftware und umfasst weitreichende CRM und ERP Funktionen:

Übersichtliche Verwaltung von Mandanten-Daten und Informationen
Clevere und präzise Leistungserfassung inkl. nützlicher Timerfunktion
Auf Knopfdruck geniale Produktivitäts-Auswertungen z.B. über Umsatz und Leistungen
Aufgabenplanung und Überwachung von Fristen, Finanzen und Fortschritten
Automatisierung & Reduktion von Übertragungsfehler durch Schnittstellen z.B. zu Buchhaltungs-Systemen
Maximale Flexibilität durch individuelle Konfigurationen, um Ihre Prozesse weiter zu optimieren

Vertec kann noch viel mehr und vor allem genau das, was Sie benötigen. Durch Konfigurationen können unsere Experten Ihre Bedürfnisse sowie die Anforderungen an die Softwarelösung entgegennehmen und daraus Ihr benutzerdefiniertes Programm liefern.

In Kombination mit einem rechtskonformen und revisionssicheren elektronischen Archiv und Dokumentenmanagementsystem wie Kendox InfoShare ebnen Sie sich den Weg als digitaler Treuhänder. Überlassen Sie nichts dem Zufall und lassen Sie sich von den intusdata Experten unverbindlich beraten.