Wenn Ihr Aktenkoffer ganz leicht und Ihr Archivschrank plötzlich leer wird
15.05.2018 //-
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Wer kennt ihn nicht, den unliebsamen Weg ins Archiv. Während Tagen, wenn nicht Wochen schiebt man ihn vor sich hin, redet ihn schön indem man mehrere Suchaufträge verbindet. Und doch muss es eines Tages sein: Das aufwendige Aufspüren der benötigten Unterlagen, die ihren Weg in die grauen Archivboxen gefunden haben. Der Zeitaufwand, welchen man für diese Suchaufträge aufwendet, scheint immens. Zeit, welche man besser für seine Mandanten nutzen möchte! Die Lösung: Digitale Akten. So schafft eine systematisch durchgeführte, digitale Archivierung Abhilfe!
Akten digital archivieren
Digitale Akten sind Dokumente, welche als gescannte pdf-Dateien auf dem Computer abrufbar sind und einen verlässlichen Zugriff bieten. Sie sind zentral abgelegt und lassen sich beliebig kopieren, versenden, zum Teil bearbeiten und natürlich bequem zoomen und ausschneiden. Sie haben zudem den Vorteil, dass sie Platz sparen, dadurch markant die Kosten senken und dank der Datensicherung brandsicher sind.
Wie profitieren Sie vom papierlosen Büro?
Digitale Akten bieten nebst dem neu gewonnenen, räumlichen Mehrwert auch einen praktischen sowie bequemen Vorteil: Dokumente können schnell und einfach aufgefunden werden, indem die Suchfunktion des Systems angewendet wird. Ist man zudem mit einem mobilen Büro unterwegs, können Daten rasch und sicher z.B. beim Kunden oder während der Geschäftsreise aufgerufen und präsentiert bzw. verwendet werden. Ihr Mandant wünscht vor Ort Akteneinsicht? Sie möchten mit ihm zusammen Dokumente bearbeiten? Nichts einfacher als das!
Sie wollen Sicherheit? Wir auch!
Natürlich kommen Zweifel auf, ob sensible Daten auf den Computer geladen werden sollen. Verträge, Rechnungen, Inkassoaufträge, etc. sind Dokumente, welche es bei der digitalen Aktenführung zu schützen gilt. Doch auch hier gibt es optimale Lösungen. Mittels SSL, einem Verschlüsselungsprotokoll, wird der Datentransfer gesichert und die Übertragung verläuft verschlüsselt. Bei GebüV-/ MwSt.- konformen Programm von Kendox entsprechen die archivierten Unterlagen den Vorgaben und sind dadurch rechtskonform und revisionssicher. Zudem werden die Zugriffsrechte pro Anwender oder Anwendergruppe individuell zugewiesen und gewährleisten die gewünschte und notwendige Sicherheit.
Einfach gesagt? Noch einfacher getan!
Mittels Software lassen sich Papierberge einfach digitalisieren und archivieren. Alles was es hierzu braucht, sind ein Scanner mit guter bis sehr guter Auflösung und ein Computer. Starten Sie die Archivierungssoftware von Kendox und lassen Sie ihren Computer für Sie arbeiten. Das Programm arbeitet verlässlich und intuitiv – eine wahre Freude im Vergleich zur zeitintensiven Archivierungs-Arbeit von früher.
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