Quand soudainement votre mallette devient très légère et votre armoire d’archive se vide

15.05.2018

Qui ne la connaît pas, la descente désagréable aux archives… Pendant des jours, ou même des semaines, vous repoussez cette tâche, en essayant de relier plusieurs ordres de recherche (afin que la visite à la cave en vaille vraiment la peine). Et pourtant, il arrive enfin le jour : La recherche fastidieuse des documents requis, déposés il y a bien longtemps dans les boîtes d’archives grises. Le temps consacré à ces recherches semble immense. Du temps que vous préféreriez mieux utiliser pour vos clients. Un processus d’archivage numérique systématique est destiné à remédier à cette situation.

Archivage électronique des fichiers

Les fichiers numériques sont des documents scannés qui peuvent être consultés sur l’ordinateur sous forme de fichiers PDF et qui offrent un accès fiable. Ils sont stockés de manière centralisée et peuvent être copiés, envoyés, partiellement édités et, bien sûr agrandis et découpés en tout confort. D’autres avantages grâce à la sauvegarde des données électronique, sont le gain de place qui diminuera alors considérablement les coûts et bien entendu la sécurité incendie.

Quels sont les avantages d’un bureau sans papier?

En plus de la valeur ajoutée spatiale nouvellement acquise, les fichiers numériques offrent également un avantage pratique et confortable : grâce à la fonction de recherche du système, vous trouvez les documents rapidement et facilement. Vous disposez à tout moment de votre bureau mobile. Il est possible d’accéder rapidement et en toute sécurité aux données et de les présenter ou de les utiliser, par exemple chez le client ou pendant un voyage d’affaires. Votre client veut inspecter les dossiers sur place? Voulez-vous traiter les documents ensemble avec lui? Rien de plus simple!

Vous voulez la sécurité? Nous aussi!

Bien sûr, il y a des doutes quant à savoir si les données sensibles doivent être chargées sur l’ordinateur. Les contrats, factures, ordres de recouvrement de créances, etc. sont des documents à protéger dans la gestion de fichiers numériques. Mais là aussi, il existe des solutions optimales. En utilisant SSL, un protocole de cryptage, le transfert des données est sécurisé et la transmission est cryptée. Les documents archivés avec le programme Kendox, sont conformes à la réglementation Olico / LPD / LTVA., et donc conformes à la législation en vigueur. En outre, les droits d’accès sont attribués individuellement pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs et garantissent la sécurité souhaitée et indispensable.

Simplement dit? Encore plus facile à faire!

À l’aide d’un logiciel, des montagnes de papiers se laissent facilement numériser et archiver. Vous n’avez besoin que d’un scanner à haute résolution et un ordinateur. Démarrez le logiciel d’archivage Kendox et laissez l’ordinateur faire le travail à votre place. Le programme fonctionne de manière fiable et intuitive – un vrai plaisir comparé au travail d’archivage long et fastidieux du passé.