Gestion du temps pour fiduciaires – Partie 2: comment devenir maître de son temps

21.07.2019

Dans la première partie de notre série sur la gestion du temps, nous avons identifié 10 gaspilleurs de temps qui ne vous sont certainement pas complètement inconnus. Une fois les causes identifiées, le problème doit être résolu. Il existe différentes approches plus ou moins prometteuses de la gestion du temps qui vous aident à devenir maître de votre temps. Ce qu’ils ont en commun, le fait qu’ils exigent une certaine rigueur dans la mise en œuvre. Mais l’effort en vaut la peine et vous verrez rapidement les premiers résultats. Nous aimerions partager avec vous nos conseils favoris en matière de gestion du temps :

Orientation: fixez des priorités et des objectifs

En fait, il devrait aller de soi que les tâches importantes et urgentes ont priorité sur les activités peu importantes et non urgentes (mot-clé “La matrice d’Eisenhower”). Mais mains sur le coeur : suivez-vous constamment cette priorisation tout au long de la journée, ou occupez-vous des tâches moins importantes entre deux ? Avec une saisie honnête des activités et des prestations, vous pouvez non seulement identifier de tels “gaspilleurs de temps”, mais en même temps vous sensibiliser pour poursuivre vos objectifs quotidiens et/ou de projet plus facilement. Pourvu que vous ayez défini des objectifs précis. Le philosophe laotien l’a résumé en quelques mots en disant : “Celui qui n’a pas d’objectifs, ne risque pas de les atteindre”. Et avec un logiciel approprié tel que Vertec, la saisie du temps et des prestations, la planification et le controlling se transforment en plaisir.

Conséquence : standardisation et automatisation

Tirez le meilleur parti de votre journée de travail, et définissez avec votre équipe des processus standardisés pour des tâches récurrentes (que vous respectez et continuez à optimiser). Des listes de contrôle et des modèles actualisés et obligatoires sont d’une grande aide. Ou bien, laissez les tâches répétitives entièrement à vos aides numériques. Les technologies d’automatisation des processus, même au-delà des frontières des applications, sont disponibles depuis longtemps et deviennent de plus en plus pertinentes pour la branche fiduciaire. Taper moins de reçus ou diminuer le transfert manuel pénible de données entre plusieurs systèmes signifie plus de temps pour des services et des prestations de conseil attractifs! Vos clients seront ravis (tout comme votre marge bénéficiaire).

Motivation: bureau bien rangé pour une visibilité maximale

Non seulement des facteurs “internes” ou personnels influencent notre gestion du temps, comme l’incapacité de dire “non”, un système de planification manquant ou la tentative d’en faire trop à la fois (lire notre blog 1). Un facteur perturbateur souvent sous-estimé, qui se trouve en fait juste devant notre nez, est notre propre bureau. Les postes de travail encombrés de documents papier et vos listes to-do ne sont pas seulement démotivants, ils sont aussi une perte de temps. Retrouver des informations importantes dans ces montagnes de papier est un défi de taille. Cependant, pour garder le lieu de travail aussi propre que possible, il ne suffit pas de bannir tous les documents papier dans des tiroirs ou des classeurs épais. Cela déplace seulement le problème fondamental. Idéalement, vous devriez essayer de saisir et de stocker autant d’informations et de données que possible sous forme électronique. Vous verrez, un bureau bien rangé n’est pas seulement un facteur de motivation. Avec un archivage numérique judicieux, comme par exemple avec notre GED Kendox InfoShare, vous trouverez des informations plus rapidement et aurez ainsi plus de temps pour des activités importantes et urgentes ou simplement pour vos mandants.

Efficacité: des assistants numériques pour votre gestion du temps

Un travail efficace fait gagner du temps, de l’argent et procure du plaisir, et non seulement parce qu’il vous reste plus de temps pour des tâches plus stimulantes. Avec les bons outils, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos ressources. Vertec, dans sa version spécifique à la branche configurée par nos soins, est l’outil idéal pour les fiduciaires tournés vers l’avenir. Bien plus qu’un logiciel de gestion de prestations, il comprend de nombreuses fonctions CRM et ERP :

  • Gestion claire des données des mandants et informations
  • Saisie de prestations intelligente et précise, y compris la fonction utile de minuterie
  • Evaluations poussées de la productivité sur simple pression d’un bouton, par ex. sur le chiffre d’affaires et les prestations
  • Planification des tâches et suivi des délais, des finances et des progrès
  • Automatisation et réduction des erreurs de transmission grâce à des interfaces, p. ex. vers des applications comptables
  • Flexibilité maximale par des configurations individuelles pour une optimisation accrue de vos processus

 

Vertec peut faire beaucoup plus, tout simplement ce dont vous avez besoin. Par le biais de configurations, nos experts répondent à vos besoins et à vos exigences en matière de solution logicielle et vous livrent un programme sur mesure.

En combinaison avec un système de gestion d’archives et de documents électroniques conforme à la loi et à l’épreuve de l’audit, tel que Kendox InfoShare, vous ouvrez la voie vers le fiduciaire numérique. Ne vous fiez pas au hasard et laissez vous conseiller sans engagement par les experts intusdata.