Comment changer de logiciel de comptabilité ?
23.09.2024 //-
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Un changement de logiciel de comptabilité peut être vu par une fiduciaire ou une PME comme un défi complexe et contraignant. En réalité, le projet de migration de logiciel de comptabilité est une excellente opportunité pour implémenter des nouveaux processus en vue d’une meilleure efficacité et pour une réelle plus-value.
Par exemple, si les rapprochements bancaires étaient gérés avec l’extrait de compte reçu de la banque par courrier postal, pensez que le nouveau logiciel permettra de télécharger et de traiter en quelques clics les fichiers camt.053 ou camt.054. Le changement du logiciel de comptabilité représente un investissement et il faut en exploiter au maximum les performances pour en retirer le plus grand bénéfice possible.
Prendre du recul pour un changement réussi 🎯
Pour que le changement de logiciel de comptabilité soit un succès, il est crucial de prendre du recul. Il faut faire abstraction des habitudes liées au passé et repartir sur des bases saines. Par exemple, il est déconseillé de transposer dans le nouveau logiciel les « astuces » qui compensaient les lacunes de l’ancien.
L’objectif n’est pas simplement de transposer le travail dans un nouvel outil, mais d’apprendre à exploiter un outil supérieur permettant une amélioration de la performance globale de l’entreprise.
Ci-dessous, nous décrivons les étapes nécessaires à un changement réussi de logiciel de comptabilité, à la lumière des possibilités qu’offre notre logiciel « maison » Topal Comptabilité Financière (CoFi).
1. Analyses préalables 🔍
Les objectifs 🎯
Il est important de bien définir les objectifs des responsables de l’entreprise et des utilisateurs du logiciel. Cela facilitera l’implémentation du logiciel, et in fine, permettra à tous les intervenants de produire les chiffres et les prestations attendues avec rapidité et satisfaction.
Les fonctionnalités ⚙️
Il faut définir dès le début les fonctionnalités attendues, celles qui sont indispensables immédiatement et celles qui pourront être nécessaires plus tard. Une anticipation et une vision globale garantiront la pérennité du projet.
Les données à reprendre, ou pas… 🗃️
La reprise des données représente un défi technique qui implique de devoir faire des choix. Repartir sur du neuf est souvent la solution la plus simple, propre, rapide, et donc la moins coûteuse.
Avec Topal, il est par exemple possible de créer l’adresse « à la volée », le logiciel interrogeant alors directement le Zefix par internet. Cela garantit des adresses correctes, évitant ainsi l’importation en masse d’adresses et de doublons. Il est crucial de choisir soigneusement les données à reprendre et celles à éliminer, notamment pour rester en conformité avec la loi sur la protection des données (LPD).
Les flux d’informations 🔗
Analysez les sources des données pour mieux les gérer. Ces données peuvent provenir de logiciels de facturation, de logiciels métiers spécifiques, de boutiques en ligne, etc. Profitez du changement de logiciel pour améliorer ces flux d’informations, en utilisant au maximum les possibilités d’automatisation via des connexions de type API.
Les équipements informatiques 💻
Le serveur sur lequel sera installé le nouveau logiciel de comptabilité doit être suffisamment performant pour une utilisation rapide et efficace. Si nécessaire, envisagez de renouveler les ordinateurs des utilisateurs. Pensez aux écrans doubles, voire triples, devenus la norme et permettant aux utilisateurs d’être plus efficaces en ayant sous les yeux toutes les informations utiles.
Les ressources humaines 👥
Le succès d’un projet de changement de logiciel repose sur l’acceptation de ce changement par les utilisateurs. Il est recommandé de les impliquer dès le début du projet. Il est primordial de définir les rôles et les responsabilités des personnes impliquées dans le projet, en particulier pour les utilisateurs clés, les « key users ». Ces derniers servent d’interface entre le fournisseur, la direction et les différents utilisateurs du logiciel pour rationaliser la communication.
2. Définir le cahier des charges en vue de l’établissement de l’offre 📋
Un cahier des charges, expression précise des attentes, nous permet de formuler une offre claire et parfaitement adaptée aux besoins. Grâce à sa conception modulaire, Topal CoFi s’adapte aisément aux différentes exigences.
Le module de base 🧩
La comptabilité de base de Topal CoFi inclut 2 utilisateurs et permet de gérer jusqu’à 5 mandats.
Les modules complémentaires ➕
– Budgétisation : Ce module permet d’établir différents budgets, pour avoir des références multiples ou faire différentes simulations. Les budgets peuvent être annuels, trimestriels ou mensuels.
– Comptabilité analytique : Ventilation d’un montant sur un centre d’activité (CDA) et/ou sur un projet analytique. Une ventilation sur plusieurs CDA est possible, basée sur une répartition exprimée en pourcentages.
– Devises : Gestion des monnaies selon les codes ISO et comptabilisation automatique des différences de change dans les comptes appropriés lors des paiements de factures.
– Attributions périodiques : Extourne automatique des écritures de bouclement, facilitant ainsi les bouclements trimestriels et mensuels.
– Reporting : Topal Reporting System dispose des rapports spéciaux, tels que la planification des liquidités et les états financiers, tout en permettant la modification des mises en page fournies en standard.
– Consolidation : Centralisation des écritures de plusieurs entreprises dans un mandat supplémentaire pour les groupes et les holdings.
– Comptabilité des tiers : Réconciliation bancaire facilitée par l’importation des fichiers camt.053. Les montants crédités et débités sont rapprochés automatiquement dans Topal.
– Débiteurs : Suivi des paiements, des délais et des rappels.
– Créanciers : Saisie automatisée des factures QR. Topal Scan permet la lecture du contenu des QR codes et génère les écritures comptables.
Le cahier des charges précisera également :
– Le nombre d’utilisateurs du logiciel.
– Le nombre de dossiers comptables (sociétés, holdings) gérés avec le logiciel.
3. Formation des utilisateurs 🎓
La formation est une des principales clés du succès du changement. Des utilisateurs bien formés maîtriseront rapidement l’outil, deviendront plus autonomes et plus efficients. La formation permet aussi de gérer la réticence naturelle aux changements.
Chez Intusdata, chacune de nos offres inclut une formation, car nous croyons que c’est la clé pour garantir la réussite de tout changement de logiciel.
4. Lancement et suivi 🚀
Une fois le logiciel mis en production, les utilisateurs commencent à l’exploiter. Nous accompagnons nos clients durant cette phase de démarrage et ensuite, bien entendu. Nos offres incluent des heures de formation initiale et d’accompagnement, car des questions apparaissent naturellement à l’usage.
5. Gérer la période de transition ⏳
Pendant la période de transition, il peut encore y avoir des saisies à faire dans l’ancien logiciel et déjà dans le nouveau. Cette période sera une phase de sollicitation accrue pour les collaborateurs, il est donc important de bien gérer les ressources. Définir et valider à l’avance le scénario, ou la « timeline« , est une bonne pratique.
L’ancien logiciel pourra être maintenu le temps nécessaire à la transition. Ensuite, il pourra être complètement désinstallé pour des raisons de sécurité et de confidentialité, en conformité avec la LPD.
Conclusion 🏁
Un changement de logiciel comptable est un projet qui peut sembler complexe pour la fiduciaire ou la PME. C’est pourquoi chez Intusdata, en tant qu’experts en implémentation de logiciels, nous sommes disponibles pour vous accompagner dans votre projet, depuis l’étude jusqu’à la réalisation.
Vous avez du mal à savoir par où commencer ? C’est simple : Contactez-nous !
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