Automatisation des processus – Diminuer les coûts et fidéliser les clients – 2/2
18.04.2023 //-
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La numérisation dans le secteur fiduciaire commence par la réduction de la charge de papier. En intégrant le bon logiciel, on obtient bien plus qu’un bureau sans papier. Les flux de travail automatisés permettent de réduire les coûts et d’éviter les erreurs. Si les clients sont impliqués via un portail client, des avantages concurrentiels sont réalisés.
Numérisation avec un Document Management System (GED)
Il ne vaut donc pas la peine de commencer par réduire la charge de papier uniquement pour permettre l’automatisation des processus. L’idéal est de numériser le papier en utilisant un logiciel de gestion de documents (DMS). Au cœur d’un système de gestion documentaire (GED) se trouvent les archives électroniques. Pour que l’on puisse parler d’archives sécurisées ou conformes à la loi, les critères suivants doivent être remplis pour les documents enregistrés électroniquement, conformément à l’Olico. Ceux-ci doivent être infalsifiables, retrouvables, traçables et non modifiables. Si l’on utilise un logiciel certifié pour le respect de ces critères, il est possible de renoncer à la conservation physique de presque tous les documents. Vous et vos collaborateurs pouvez accéder à tout moment et en tout lieu aux archives, c’est-à-dire à tous les documents importants pour l’entreprise. Tous les documents peuvent être facilement retrouvés. D’une part, ils sont catalogués selon des critères de contenu (valeurs d’index). D’autre part, la recherche plein texte sur l’ensemble des contenus permet également une recherche non structurée. Il n’est plus nécessaire de structurer les dossiers de manière compliquée et hiérarchique, comme dans l’Explorateur.
Automatisation des processus — Héro de la transformation numérique
Le véritable potentiel d’un DMS (GED) n’est exploité que lorsqu’il est utilisé pour automatiser tout ou partie des processus. L’exemple d’un processus d’approbation des fournisseurs illustre bien cette situation. Une fois que toutes les données d’une facture fournisseur sont disponibles sous forme numérique et structurée, elles sont utilisées pour attribuer automatiquement le contrôle d’une facture à la personne compétente. Cela peut être déterminé sur la base du fournisseur, d’une valeur seuil définie pour le montant de la facture ou de n’importe quel critère. Si le DMS est intégré de manière continue dans l’environnement informatique existant, la notification et l’approbation de la facture se font également, au choix, dans un autre logiciel comme Outlook ou Teams. Une facture approuvée est automatiquement transférée et comptabilisée dans la comptabilité. Toutes les données nécessaires à la comptabilisation sont généralement lues à partir du code QR dans la partie paiement. S’il s’agit d’une facture sans partie payante, un algorithme d’intelligence artificielle analyse le contenu et obtient ainsi les données nécessaires. Des automatisations similaires peuvent être mises en place pour différents autres processus d’entreprise. Dans les entreprises fiduciaires notamment, la boîte de réception est souvent un point de départ central pour les flux de travail, car la correspondance avec le client marque généralement le début ou la poursuite d’une opération commerciale.
Avec le DMS, vers un portail client et un renforcement de la fidélisation de la clientèle
Les sociétés fiduciaires offrent à leurs clients un service important qui implique l’échange de nombreux documents. Si cela se fait encore par la voie classique du courrier, cela peut être assez chronophage et énergivore pour les deux parties. La transmission par e-mail ou via une solution web globale comme Dropbox comporte des risques en matière de protection et de sécurité des données. C’est un problème de plus en plus critique, surtout avec des données sensibles. Une GED peut aussi remédier à ce problème ; et elle peut également être utilisée comme portail client. Les clients ont accès à un espace sécurisé défini via un navigateur web. Le portail permet aux clients de télécharger des documents cryptés et d’obtenir des informations de la société fiduciaire. Des évaluations de la comptabilité y sont régulièrement mises à disposition et le traitement commun de fichiers est aussi possible. Il est possible de savoir à tout moment qui a effectué quelle modification, quand et quelle est la version la plus récente des documents.
Dans des archives certifiées, tous les documents sont en outre classés conformément à l’Olico. Ni la société fiduciaire ni ses clients ne doivent donc les stocker une fois de plus physiquement. Ces avantages permettent d’améliorer l’expérience du client et de le fidéliser.
Chez intusdata, nous sommes des experts passionnés dans le domaine de la numérisation des activités fiduciaires et nous nous réjouissons de pouvoir vous aider grâce à notre expérience et à nos connaissances. Contactez-nous!
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