N’ayez pas peur de la digitalisation

01.11.2022 // intusdata

Il a changé notre monde de fond en comble : le papier. Un matériau d’une incroyable diversité comme peu d’autres. Il est synonyme d’art, de littérature, de démocratie et même de religion. Là où le parchemin coûteux était réservé aux monastères et à la noblesse, le papier a été fabriqué pour le grand public. Avec la production industrielle, le papier est devenu si bon marché que tout le monde a pu se l’offrir et qu’il est devenu un matériau de consommation important dans presque tous les domaines de la vie.

Avantages du papier — où le papier est utile et beau

Même si le papier est soi-disant sur le déclin avec tous les appareils numériques et techniques, personne ne souhaite s’en passer complètement – du moins dans certains domaines. Les lettres importantes et officielles sont toujours envoyées « noir sur blanc » par la poste plutôt que par e-mail. Tenir un véritable livre entre ses mains est une sensation différente de celle d’un Kindle. L’écriture manuelle libère la tête et le cœur, rend créatif, transmet des sentiments.

Nous sommes attachés à nos notes, que ce soit à la maison ou au bureau. Les notes prises à la main sont plus faciles à retenir. Les gribouillis et les croquis « analogiques » sur papier aident à stimuler la créativité et peuvent toujours être retravaillés numériquement par la suite. Les dessins de nos enfants ne prennent vie que dans l’original et peuvent facilement être accrochés au réfrigérateur. Le papier éveille tout simplement nos émotions multisensorielles. On peut le toucher, le sentir, l’entendre — et cela nous rassure.

Inconvénients du papier — quand le papier devient un fardeau

Mais, il y a aussi des moments, où le papier devient un fardeau — au sens propre du terme. En effet, le papier est lourd et les classeurs épais nécessitent des étagères imposantes ou remplissent même parfois des caves entières. Les pièces comptables doivent être conservées pendant 10 ans, sous forme physique ou numérique. Durant cette période, les choses peuvent s’accumuler et la recherche d’un dossier dans la jungle des archives peut devenir un défi. Il vaut donc la peine de bien réfléchir à la manière dont ce flot de données doit être géré. L’espace, la vitesse à laquelle les données peuvent être consultées et la sécurité sont des facteurs déterminants. Dans un système intelligent de gestion des documents (GED), toutes les données et les écritures sont trouvées en un clin d’œil et conservées de manière sûre à l’épreuve des audits.

Dans les nuages — la sécurité avant tout

La sécurité est un aspect important : l’eau, la moisissure, le feu ou même les rongeurs peuvent rapidement détruire le papier. Le papier est alors perdu. Pour toujours. Pour un nuage de fumée, il n’y a pas encore de backup. Dans un nuage numérique bien protégé, si. Pour protéger les données, par exemple, en cas de catastrophe sur le site sur lequel elles sont hébergées, elles peuvent être stockées de manière décentralisée et, en plus, être mises en miroir. Lors du choix d’un fournisseur de cloud, il est important de veiller à ce que les données restent sécurisées sur un site suisse. Les raisons sont convaincantes : une loi forte sur la protection des données, le secret des affaires pratiqué ici, des normes de sécurité et de qualité supérieures à la moyenne ainsi que la stabilité politique et économique de la Suisse. Apprenez-en plus dans ce blog :

Les fiduciaires mises sur des solutions cloud solides et sécurisées, hébergées en Suisse | intusdata

Systèmes de gestion de documents – à portée de main !

Numérisation ne rime pas avec « énorme investissement financier ». Avec les avancées technologiques actuelles et des conseils honnêtes et appropriés, chaque entreprise peut mettre en place un système de GED raisonnable à moindre coût. Nous le constatons régulièrement. De nombreux clients ne sont même pas conscients des ressources dont ils disposent. Les petites entreprises, comme les start-up, n’ont guère besoin de plus qu’un smartphone et une connexion Internet. Grâce aux versions web des logiciels ou à un cloud, il ne devient même plus nécessaire de disposer d’une infrastructure informatique propre. Il suffit alors d’une bonne introduction à ces systèmes puis vous pouvez déjà commencer. Les faibles coûts d’investissement initiaux sont parfaitement prévisibles, ne cachent pas de mauvaises surprises, les coûts de matériel s’avèrent moindres et les archives deviennent superflues.

Est-ce qu’une GED vaut la peine pour moi ?

Vous vous posez la question si cela vaut la peine pour votre entreprise fiduciaire ? Il n’est jamais trop tard ! Que ce soit pour l’introduction d’une GED, la connexion d’un système tiers ou un changement complet d’un environnement de travail qui a pris de l’âge.

Chez intusdata, nous misons exclusivement sur des formats compatibles. Lors de la mise en place de nouveaux modèles commerciaux et de l’adaptation d’un modèle d’exploitation, nous nous concentrons principalement sur les personnes et leurs processus commerciaux, qui doivent être soutenus par la technologie appropriée. Nous analysons volontiers avec vous votre environnement de travail en tenant compte des points de vue professionnels et technologiques.

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