Un travail efficace fonctionne également au bureau à domicile – nous serions heureux de vous montrer comment

27.03.2020 // Sacha Briggen

Au temps du Corona, notre vie est soumise à une nouvelle réglementation. Beaucoup de choses ont changé: le travail – en commençant par le trajet pour s’y rendre et pour aller aux courses : tous les comportements sociaux sont mis à l’épreuve. Mais pour que l’économie continue de tourner, nous devons tous être en mesure d’effectuer notre travail quotidien aussi « normalement » que possible. Les entreprises doivent fonctionner, les transactions commerciales doivent avoir lieu entre elles et la relation de confiance avec les clients doit être maintenue. En tant que fiduciaire, vous avez une tâche importante à accomplir. Comme les délais doivent encore être respectés, les clients ont encore plus de questions et, aujourd’hui plus que jamais, vous êtes une personne de confiance importante pour vos clients. Pour que vous puissiez vous aussi continuer à servir vos clients avec compétence depuis votre bureau à domicile, nous aimerions vous présenter des outils qui pourraient faciliter considérablement votre vie professionnelle au quotidien.

Il est essentiel, surtout en temps de crise, de garder la tête froide et d’être là les uns pour les autres

Si vous n’avez pas encore pu transférer votre poste de travail au domicile, cela se fera probablement bientôt. En effet, pour réduire la propagation de COVID-19, nous devons tous respecter les règles de sécurité et les conseils fournis par le Conseil fédéral. C’est seulement ainsi que nous pourrons, espérons-le, dans quelques semaines, saluer à nouveau nos collègues de travail avec un chaleureux « bonjour ». Mais d’ici là, nous nous en tiendrons aux directives du gouvernement fédéral et travaillerons depuis la maison. À l’époque du bureau mobile, cette solution est relativement facile à mettre en œuvre. Avec l’infrastructure appropriée et les logiciels adéquats, les processus de travail au bureau à domicile fonctionnent également de manière parfaite. Pour pouvoir réunir vos collègues ou vos mandants dans une salle virtuelle, tout ce dont vous avez besoin est un ordinateur, un téléphone portable et peut-être un casque, afin de bénéficier d’un partage de haute qualité. Et bien sûr, diverses solutions logicielles :

Kendox InfoShare fournit les outils nécessaires pour la réussite de votre bureau à domicile

Grâce au client Web mobile de Kendox InfoShare, vous pouvez accéder à vos documents et les consulter, les télécharger, les modifier en toute sécurité et bien sûr, transférer de nouveaux documents. Comme si vous étiez dans votre bureau local. La possibilité de traiter les demandes des clients, de réceptionner les commandes et de les entrer dans le système à tout moment est un atout majeur. Kendox Infoshare fait le bonheur du sans-papier et multiplie les gains d’efficacité. De plus, en tant que fiduciaire, vous pouvez ouvrir le système à vos clients et leur offrir un service exclusif : l’accès aux documents stockés sur le serveur central Kendox InfoShare, indépendamment du lieu et du dispositif, et administrés de manière centralisée à partir de là. Les modèles de recherche et la visionneuse de documents intégrée font du Kendox Web Client l’outil de recherche idéal en déplacement. Découvrez Kendox ici.

Puissance en déplacement avec l’application Vertec

Vertec a identifié à temps les tendances de l’époque et a considérablement simplifié la vie de nombreux fiduciaires grâce à l’application Vertec. Non seulement la saisie des heures est simple et intuitive, aussi le traitement des frais et des prestations est un jeu d’enfant. Les commandes sont traitées correctement, la saisie des heures fonctionne sans difficulté et vous pouvez même gérer les rendez-vous et les tâches en toute simplicité et clarté. Pour en savoir plus sur Vertec, cliquez ici.

Restez en contact avec vos collègues et vos mandants grâce aux outils de collaboration

L’un des plus grands défis du bureau à domicile : la coordination avec les autres. Après tout, les e-mails envoyés à des listes de diffusion beaucoup trop longues provoquent généralement un désordre. Les outils de messagerie instantanée dits « chat » et de vidéoconférence sont utiles à cet égard. Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels différents, allant des logiciels bon marché aux logiciels exclusifs, et ils ont tous une chose en commun : les collaborateurs peuvent discuter et échanger sur un sujet ou projet. Voici quelques exemples :

Microsoft Teams: Teams fait partie du pack Microsoft Office 365 et est gratuit dans la version de base. Il convainc par sa facilité d’utilisation et ses fonctions étendues telles que la messagerie instantanée et l’appel vidéo.
Skype: ce programme gratuit largement utilisé dispose d’une fonction de messagerie instantanée et prend en charge la vidéoconférence et la téléphonie IP.
Teamviewer: tous ceux qui ont déjà fait appel à notre support connaissent cet outil. Ce logiciel gratuit permet de faire la maintenance à distance de n’importe quel PC. Les fonctions d’audio- et de vidéoconférence sont également disponibles.

Le programme de messagerie instantanée et de vidéoconférence qui vous convient le mieux dépend de vos besoins. Dans la plupart des cas, vous pouvez tester gratuitement les différents outils avant de vous décider à les acheter. Nous vous recommandons de faire des recherches et de les essayer !

Travailler comme au bureau, mais à la maison

Avec les bonnes solutions, vous pouvez certainement simplifier votre travail quotidien dans les circonstances exceptionnelles actuelles, mais le bureau numérique ne remplace pas les échanges dynamiques que vous avez avec vos collègues au bureau. Même si en ce moment vous devez vous passer de contacts sociaux, profitez des possibilités numériques qui s’offrent à vous pour rester en contact étroit avec votre environnement. Allez régulièrement sur votre balcon, votre terrasse ou votre jardin pour respirer de l’air frais et parler au téléphone avec des personnes qui vous font du bien.

Surtout, restez en bonne santé et suivez les recommandations du Conseil fédéral : « Restez à la maison, en particulier si vous êtes âgé ou malade. Sauf si vous devez aller au travail et ne pouvez pas travailler à domicile ; sauf si vous devez aller chez le médecin ou à la pharmacie ; sauf si vous devez faire les courses ou aider quelqu’un. Le Conseil fédéral et la Suisse comptent sur vous ! »