La différence – ce qui caractérise un système de gestion de documents

18.02.2020

Le bon vieux gestionnaire de fichiers Explorateur Windows vs Système de gestion de documents

Est-ce que vous stockez toujours vos données dans l’Explorateur Windows et considérez ceci comme la seule méthode de travail correcte qui existe ou bien êtes-vous ouvert aux nouvelles idées ? Connaissez-vous la différence entre une GED et un dossier de fichier “normal” ? Nous aimerions apporter la lumière dans les ténèbres.

Avec le système de fichiers classique et éprouvé, vous avez l’habitude de stocker votre document dans un dossier spécifique. Le document est stocké et consultable à cet endroit – et seulement à cet endroit. Les choses se compliquent si vous souhaitez avoir le document à deux endroits différents. Lorsque vous apportez une modification au document et que vous l’enregistrez à nouveau, cette modification n’est visible qu’une seule fois. Le même document, classé dans un autre endroit, dort tranquillement et ne remarque rien du changement de son jumeau.

Il en est autrement dans le système de gestion des documents : ici, les valeurs d’index sont décisives pour la sauvegarde du document. Avec les informations de base affectées au document, la GED sauvegarde automatiquement le document à l’emplacement approprié. Par la suite, vous ne chercherez alors pas le document dans un dossier, mais par mots-clés. Comme si vous lanciez votre document dans un grand pot, qui s’organise de façon indépendante.

Une autre caractéristique décisive du classement dans le système de gestion des documents est le maniement de l’obligation d’archivage. Les documents soumis à l’obligation légale d’archivage doivent être archivés physiquement en plus de leur forme numérisée, si vous ne disposez pas de la certification de conformité “Olico/TVA” requise.

Les atouts d’une GED

Il n’est pas nécessaire de restructurer le répertoire de fichiers, qui a grandi avec le temps, car les valeurs d’index peuvent être organisées de la manière qui vous convient le mieux. Vous avez une méthode de travail qui vous est propre ? Dans ce cas, une GED vous conviendra parfaitement. Vous pouvez arranger les valeurs de l’indice comme vous le souhaitez. Vos employés peuvent également le personnaliser sur leur ordinateur. Ainsi, chaque employé peut travailler de la manière qui lui convient le mieux.

Cependant, l’un des plus grands atouts, est clairement la recherche de documents : finies les recherches énervantes, les documents peuvent être trouvés facilement grâce à la fonction de recherche. Il suffit de savoir ce que vous cherchez. Exemple : vous cherchez un document de votre client “Comte SA” mais vous ne savez pas de quelle année il provient. Vous recherchez maintenant dans votre GED les valeurs d’index que vous connaissez et vous obtenez immédiatement le résultat souhaité : une liste de tous les documents de votre mandant, structurée par type de document et par exercice.

Une autre possibilité est la recherche plein texte ou texte libre, qui fonctionne sur tous les contenus, c’est-à-dire non seulement sur un nom de fichier choisi au hasard, mais qui est similaire au principe de Google.

Vous connaissez maintenant les différences entre l’ancien stockage de fichiers et une GED. Vous pouvez décider : lequel est le mieux ? Nos experts sont à votre disposition pour une consultation sur la GED.