Weg damit: wieso es gut ist, dem Papierarchiv endgültig Adieu zu sagen

01.09.2019

Verabschieden Sie sich besser noch heute…

…vom undankbaren Papierarchiv. Auch wenn wir dankbar sind für das, was uns das Papierarchiv über Jahrzehnte gebracht hat, sind wir nicht wirklich traurig, wenn es sich langsam von uns verabschiedet. Seien wir ehrlich: niemand mochte es: Das Archivieren. In mühsamer Arbeit wurden Papierberge mit fiesen, messerscharfen Metallklammern zusammengeheftet und in unpraktische Kartonboxen verfrachtet, angeschrieben und ins Archiv verstaut. Aus den Augen, aus dem Sinn? Schön wär’s! Das Archiv als Strafarbeit für Lernende missbraucht, konnte selten Begeisterung auslösen. Deshalb: weg damit!

Zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht geschäftsrelevanter Dokumente war ein Archiv unumgänglich. Doch heute, in der Zeit der Digitalisierung und Prozessoptimierung, weht ein anderer Wind. Heute wird eingescannt, was das Zeug hält und die Dokumente mit Freude digital abgespeichert. Auch wenn in einer Treuhandfirma dem Archiv noch eine viel grössere Bedeutung zukommt als bei anderen Unternehmen, lassen sich auch diese externen Dokumente von Mandanten sicher und geschützt verwalten. Die Dokumentenberge, die sich in einem Treuhandunternehmen anhäufen, sind mit den Jahren kaum mehr zu bewältigen. In einer Zeit, in der auch bei den Räumlichkeiten gespart werden muss, lässt sich mit der Digitalisierung nicht nur Platz, sondern vor allem auch viel Geld einsparen. Und wenn Sie die leergeräumten Büros anderweitig nutzen möchten: Wie wäre es mit einem schön eingerichteten Mitarbeiterraum, in welchen man sich für eine kurze Ruhepause zurückziehen kann?

Das altbewährte Archiv unterlag jeweils einer zuvor definierten Struktur: Ein Bundesordner pro Mandat und Geschäftsjahr. In unserem Beispiel verwenden wir das Buchhaltungsmandat der fiktiven «Comte AG». Wie eine solche Ordnerstruktur aussah, sieht man in dieser Darstellung:

 

Eine typische Arbeitssituation eines Treuhänders zeigt sich wie folgt: Sie benötigen für Ihre Arbeit eine Quittung, welche Sie aus dem Bundesordner des im Archiv stehenden Regals suchen. Mit Schrecken stellen Sie fest, dass die gewünschte Quittung nicht im Ordner abgelegt ist. Leicht irritiert fragen Sie sich:

  • Wurde der Beleg falsch abgelegt?
  • …oder von einer anderen Person temporär entfernt?
  • …oder wurde der Beleg einem anderen Geschäftsjahr zugewiesen?
  • …war er überhaupt vorhanden?

Nicht nur, dass Sie nun des Rätsels Lösung nachgehen müssen… Nein, Sie erkennen, dass sich der zeitliche Aufwand, die Quittung im Archiv zu suchen, nicht gelohnt hat.

Wie schön wäre es nun, Sie hätten sich für eine digitale Archivierung entschieden und könnten nun bequem am Computer sämtliche Fragen mit einem Klick beantworten. Herrlich wäre das! Sie könnten dies zudem nicht nur in Ihrem Büro erledigen, sondern von überall her – ob zu Hause auf dem Balkon, aus den Ferien in den Malediven oder beim Kunden vor Ort. Hauptsache Sie verfügen über einen Internetanschluss und einen Computer. Ganz egal, ob das Dokument von einer anderen Person zur selben Zeit ebenfalls eingesehen wird oder ob die Quittung am falschen Ort abgelegt wurde. Sie finden, was Sie suchen. Die Ablage im elektronischen Archiv folgt nämlich anderen Gesetzmässigkeiten. Beim Abspeichern werden die Dokumentkriterien – sogenannte Indexwerte – definiert. Diese ermöglichen ein effizientes Finden der gesuchten Dokumente.

Das digitale Archiv kann noch viel mehr!

Den Sparfaktor durch den neugewonnenen Platz wurde bereits erwähnt. Doch auch die Sicherheit vor Datenverlust wird massiv erhöht. Wo zu alten Zeiten die wichtigen Dokumente durch Feuer und Wasser beschädigt und unbrauchbar wurden, lässt sich heute mit einem sicheren Backup viel ruhiger und entspannter schlafen.

Doch damit sind die Potenziale eines elektronischen Archivs natürlich noch lange nicht erschöpft. Dank dem sicheren und schnellen Zugang für Mandanten über den Internet-Browser lassen sich neue, interaktive Zusammenarbeitsmodelle anbieten und mittels integrierbarem Workflows lassen sich Prozesse automatisieren. Eine rundum perfekte Lösung für Treuhänder, die das Maximum aus ihrer Arbeitszeit herausholen möchten.