Maîtriser la digitalisation de votre comptabilité
02.03.2023 //-
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Vous êtes confronté au défi de mettre en place une comptabilité numérique ? Voici nos 8 conseils pour mener à bien ce projet.
1. Faites un état des lieux
La première étape vers la comptabilité numérique consiste à faire un inventaire de vos processus comptables actuels. Quels sont les domaines où vous utilisez déjà l’automatisation ? Où y a-t-il des lacunes à combler ? Utilisez notre checklist dédiée à la numérisation des processus pour vous guider dans cette évaluation. Cette étape vous aidera à avoir une vision claire de votre point de départ.
2. Impliquez vos experts internes
La réussite de tout projet de numérisation dépend de la collaboration de votre équipe. Pour diriger ce projet, désignez une personne ayant de l’expérience en gestion et en informatique. Il serait également avantageux d’inclure un membre de votre équipe financière, car il est familier avec les données comptables essentielles. N’oubliez pas d’impliquer les collaborateurs directement impliqués dans les processus comptables. Cela transformera la numérisation en un projet collectif.
3. Vérifiez la conformité légale
En Suisse, les processus numériques doivent respecter diverses exigences légales, notamment la protection des données, les lois sur la signature électronique et les règles du commerce électronique. Vous devez également vous conformer au Code des obligations suisse (CO), qui établit des directives claires en ce qui concerne la gestion des documents comptables dans les entreprises. Assurez-vous que vos processus respectent toutes ces réglementations pour éviter des problèmes juridiques futurs.
En vertu du CO, les entreprises sont tenues de maintenir des registres comptables qui reflètent fidèlement leur situation financière. De plus, le CO stipule l’obligation de conserver ces documents comptables pendant une période minimale de dix ans, ce qui est essentiel pour permettre l’établissement rapide des comptes annuels. En ce qui concerne la gestion des données, la Suisse dispose également de règlements stricts, notamment la loi fédérale sur la protection des données (LPD). Cette loi établit des directives spécifiques concernant la collecte, l’utilisation et le traitement des données personnelles. Les responsables du traitement des données sont tenus de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité des données personnelles conformément à la LPD. En ce qui concerne les logiciels de comptabilité, il est important de noter qu’en Suisse, il n’existe pas de prescription légale spécifique pour un logiciel conforme à la loi. Toutefois, il est fortement recommandé que les logiciels de comptabilité respectent certains critères, tels que la capacité à générer des rapports financiers précis et complets, ainsi que la capacité à stocker les données en toute sécurité. De plus, il est crucial que ces logiciels soient régulièrement mis à jour et entretenus pour garantir leur conformité aux modifications des exigences légales en constante évolution.
4. Trouvez une solution efficace pour la gestion numérique de vos documents comptables
La transition vers un système de comptabilité numérique englobe également les étapes préliminaires, telles que la saisie numérique des factures et des justificatifs, comme les frais de déplacement et autres dépenses. Pour simplifier ce processus, l‘application gratuite Topal App se présente comme une solution pratique qui peut même rendre la comptabilité préparatoire agréable. Avec Topal App, votre smartphone se transforme en scanner mobile. Les pièces justificatives et les factures capturées rapidement via votre smartphone s’intègrent harmonieusement dans le système comptable Topal, où elles sont prêtes à être traitées par votre fiduciaire de manière efficace.
➕ Les avantages de Topal App
- Numérisation simple des factures et des justificatifs, même en déplacement
- Synchronisation parfaite entre l’app et Topal Comptabilité Financière
- Guidage intuitif de l’utilisateur et utilisation simple
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- Transmission directe dans Topal Comptabilité
- Disponible gratuitement dans l’Apple App Store (iOS) et Google Playstore (Android)
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5. Soyez attentif aux interfaces lors du choix de votre solution comptable
Lorsque vous choisissez une solution comptable, il est essentiel de tenir compte de la qualité des interfaces pour garantir un flux de données fluide d’un outil à l’autre. Personne ne souhaite effectuer des téléchargements manuels de données sur un site pour ensuite les recharger dans un autre outil. Au contraire, l’objectif de la numérisation est que les différents domaines de travail s’intègrent automatiquement, sans aucune interruption. Avant d’adopter une solution comptable, il est crucial de vérifier la compatibilité entre les différents systèmes, car cela vous permettra de réellement gagner du temps grâce à la numérisation. Notre logiciel de comptabilité Topal, doté d’interfaces de programmation API, est la solution idéale pour faciliter cette transition vers une gestion comptable numérique sans heurts.
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6. Le traitement numérique du courrier, un gain de temps et une tranquillité d’esprit
La numérisation débute dès la gestion du courrier physique. Lors de ce processus, les documents reçus en format papier sont scannés après leur réception et ouverture. Une classification automatisée attribue des valeurs d’index à chaque document. Par exemple, lorsqu’il s’agit d’une facture créancier, des informations telles que le nom du fournisseur, la date de la facture, le montant et les détails de paiement sont automatiquement extraits et enregistrés. Cette automatisation vous fait économiser un temps précieux et simplifie la vie de vos collaborateurs. De plus, grâce à la gestion individuelle des droits d’accès, vos collaborateurs peuvent accéder et traiter les documents qui leur sont attribués, où qu’ils se trouvent, à tout moment.
7. Simplifiez la gestion de vos créanciers grâce à la numérisation
Tirez parti des avantages offerts par le traitement numérique de vos créanciers. Vous aspirez à automatiser la comptabilisation, le classement et l’archivage électronique de vos factures ? Cela devient une réalité grâce à notre logiciel de comptabilité moderne. Il vous suffit d’imputer vos factures, de les numériser, puis de laisser le logiciel faire le reste. Il identifie automatiquement le créancier et le montant, complétant instantanément les champs requis pour la comptabilisation. Cette automatisation simplifie et optimise le processus de comptabilisation des factures, éliminant ainsi les tracas liés à l’archivage. Quelques clics suffisent pour accéder à des informations détaillées sur les paiements effectués dans vos archives numérisées.
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8. Gardez votre comptabilité numérique au sommet de sa forme
Vous avez franchi le cap de la numérisation de votre comptabilité, elle fonctionne sans accroc depuis quelques mois, et les automatisations ont permis des économies significatives en termes de ressources et de coûts ? Bravo ! Pour maintenir cette efficacité, il est essentiel de surveiller en permanence vos processus et de les optimiser au besoin.
Conclusion
La comptabilité numérique est une étape importante pour améliorer l’efficacité de votre entreprise. En évaluant votre situation actuelle, en travaillant en équipe et en respectant les réglementations, vous pouvez réussir votre transition vers une comptabilité plus efficace. Si vous avez du retard à rattraper ou si vous envisagez d’introduire de nouvelles technologies, n’hésitez pas à solliciter l’aide de nos experts pour vous accompagner dans cette transformation.
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