Digitalisation de processus illustré par le traitement du courrier dans les fiduciaires

22.10.2019

Si vous pensiez que le volume de courrier d’une société fiduciaire pouvait être comparé à celui d’une PME standard, nous devrions vous décevoir. La vie intérieure d’une boîte aux lettres fiduciaire est bien plus complexe, parce qu’elle dissimule du courrier de sociétés diverses, mélangés avec leur propre courrier. Et c’est ici que le processus commence – en ouvrant la boîte aux lettres : le courrier des clients vous souhaite la bienvenue dans votre routine administrative matinale. Lourdement chargé, vous entrez dans votre bureau et démarrez la première partie du processus : le tri du courrier. Vous commencez à séparer le courrier des mandants de votre propre courrier interne et externe. Une fois les piles d’enveloppes triées par client, les documents sont ouverts et scannés immédiatement, c’est-à-dire numérisés. Lors de la classification des documents, le système affecte à chaque document individuel des valeurs d’index générées automatiquement. Dans le cas d’une facture créancier, par exemple, il s’agit de la date et du montant de la facture et, via la ligne BVR, aussi du créancier concerné, éliminant ainsi une saisie manuelle.

Exemple : Traitement du courrier dans une fiduciaire

 

Une bonne organisation du travail est la moitié de la bataille

Si les documents sont numérisés immédiatement après leur ouverture, vous apprécierez non seulement que cette étape soit déjà terminée, mais vos employés en bénéficieront également. En attribuant des droits d’accès individuels aux documents, vous garantissez à vos collaborateurs un accès rapide aux documents dont ils ont besoin. L’accès indépendant de l’emplacement rend également le travail mobile attrayant pour tous, à toute heure du jour et de la nuit. Un autre avantage de l’exécution immédiate est la protection contre la destruction ou la perte du document. Une façon pratique, rapide et durable de travailler pour rendre vos processus de travail efficaces pour vous et votre entourage.

L’un des plus grands avantages de la numérisation anticipée est la possibilité d’utiliser les valeurs lues précédemment pour la suite du traitement. En règle générale, les applications tierces telles que les logiciels comptables sont également déclenchés dans les processus individuels. Avec une solution bien intégrée, les valeurs d’index lues précédemment sont transmises à l’application suivante. Dans le cas d’une facture créancier, par exemple, il s’agit de la date et du montant de la facture et, via la ligne BVR, aussi du créancier concerné, afin que ces données ne doivent pas être saisies manuellement.

L’automatisation offre ainsi de nombreuses solutions pour simplifier les processus et une utilisation ciblée des ressources. Nous sommes convaincus que cette tendance va se poursuivre et que les sociétés fiduciaires doivent se préparer à ce que leurs activités quotidiennes soient soumises à des changements constants.