L’automatisation des processus – le héros du numérique

06.12.2021 // intusdata

On parle beaucoup de la transformation numérique. Nombreux sont ceux qui ne savent même pas explicitement ce que l’on entend par là. La « transformation numérique » est un concept générique désignant le changement technique qui touche désormais de divers domaines de la vie et de l’économie. Il s’agit, de passer d’un fonctionnement analogique ou mécanique à un fonctionnement numérique, fondé sur l’informatique. Un bon exemple est le passage du moteur à essence au moteur électrique.

Les éléments clé de la transformation numérique

La transformation numérique présente de nombreux avantages par rapport au monde analogique ou mécanique. Pour la transformation dans le monde numérique, les processus doivent être accélérés et simplifiés — aussi dans la branche fiduciaire. Les notes de réunion analogiques, les dossiers papier et la grande accumulation habituelle de documents et de reçus devraient appartenir au passé, et ouvrir ainsi la voie au bureau sans papier. Grâce à la transformation numérique, les opérations et les activités quotidiennes peuvent être organisées de manière beaucoup plus souple et avec moins de contraintes sur les ressources. Aussi simple qu’elle puisse paraître, cette transformation n’est cependant pas si simple, car elle dépend du développement de technologies établies sur des logiciels et est constamment affinée. La liaison harmonieuse des différents processus est l’un des principaux défis à relever dans ce domaine. Vous avez certainement déjà vécu cette expérience : vous travaillez de façon routinière avec votre logiciel, en suivant votre flux de travail familier et soudain de nouveaux processus s’ajoutent. Les clients et les employés doivent être formés pour s’assurer qu’ils exécutent correctement et efficacement les nouvelles étapes de travail. Il est peu utile, par exemple, que vos clients remplissent un formulaire en ligne, l’impriment et l’envoient ensuite par la poste. Les processus doivent faire l’objet d’une réflexion approfondie et tous les points de contact nécessaires – internes et externes – doivent être inclus afin d’éviter les boucles et le travail supplémentaire. Cela nous amène à l’élément clé de la transformation numérique : l’automatisation des processus.

Pourquoi l’automatisation est si complexe

Les processus à automatiser doivent être analysés en profondeur au préalable. Chaque étape, aussi petite soit-elle, pourrait sinon devenir un obstacle majeur lors de l’implémentation. Cela présente l’avantage de remettre en question la pertinence et l’efficacité de tous les processus. Certaines étapes – ou parfois même des processus entiers sont complètement modifiés par l’automatisation. En conséquence, certains emplois nécessitent des nouveaux profils ou deviennent même obsolètes — ce qui a pour effet secondaire que l’automatisation ne fait pas l’unanimité au sein de l’entreprise.

En raison des contraintes de ressources, les processus simples et répétitifs ont d’abord été automatisés, notamment dans les grandes entreprises. Aujourd’hui, des processus de plus en plus complexes sont progressivement intégrés. De nouveaux aspects peuvent ainsi être ajoutés en permanence, comme dans un jeu de construction Lego. Chaque étape d’automatisation nécessite une analyse préalable des processus, en tenant compte des processus de travail en amont et en aval. Il faut également déterminer quels avantages et quels inconvénients peuvent en résulter. Plus d’un projet d’automatisation avancé a dû être interrompu au cours de la phase décisive et a englouti de grosses sommes d’argent. Il est judicieux de faire progresser l’automatisation par étapes. Cela permet d’acquérir de l’expérience pour les projets suivants, de profiter d’une courbe d’apprentissage croissante et de faciliter les projets d’automatisation.

Pourquoi l’automatisation des processus simplifie presque tout

Pour les entreprises fiduciaires aussi, l’automatisation des processus apporte un énorme gain d’efficacité. Les facteurs de perte de temps sont éliminés et les coûts inutiles minimisés. Une valeur ajoutée pour la clientèle peut de plus être déterminante pour le succès. Les capacités libérées permettent, par exemple, de proposer un meilleur suivi des clients, des offres plus importantes et plus rapides ou de nouvelles prestations. Cela ne sert pas seulement l’idée actuelle de service, la clientèle l’exige déjà clairement. De même, les postes de travail peuvent être rendus plus attrayants par la suppression de tâches administratives et monotones, ce qui conduit à une plus grande satisfaction des collaborateurs.

Actuellement, nous sommes heureusement arrivés à une phase où la plupart des fiduciaires ont déjà fait leurs premières expériences avec l’automatisation des processus. Cependant, nous ne sommes parfois même plus conscients de ces processus déjà automatisés, tant nous y sommes habitués. Rares sont les entrepreneurs qui peuvent encore envisager un retour au traitement manuel. La tendance est significative : des processus de plus en plus complexes sont gérés par les ordinateurs et les robots. Les coûts initiaux représentent souvent le plus grand obstacle, mais ils sont rapidement amortis par les économies de coûts réalisées dans l’entreprise. Les grandes entreprises financièrement solides ouvrent la voie, tandis que les petites et moyennes entreprises profitent de la courbe d’apprentissage. De plus en plus de fiduciaires élargissent leur offre, en s’appuyant sur les processus numériques. La numérisation ouvre de nouveaux univers, y compris au sein de la branche fiduciaire et permet d’offrir de nouveaux produits et services, ce qui rend la collaboration plus attrayante :

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