Mettez de l’ordre dans vos documents grâce à un système de gestion électronique des documents (GED)

06.09.2018

En tant que société fiduciaire, il est certain que vous connaissez la situation : Jamais il n’a été aussi facile de produire et de copier de plus en plus de données et de papier. En outre, les sociétés tenues de tenir une comptabilité doivent tenir et conserver tous les livres, pièces comptables et correspondance commerciale nécessaires pour prouver et comprendre les résultats, actifs, passifs et créances de la société (obligation de tenir une comptabilité, art. 957 et suivants du CO).

Cela pose certains défis aux entreprises de taille moyenne :

  • Le papier requiert beaucoup de place de stockage et peut rapidement devenir coûteux si vous avez besoin de louer un espace de bureau supplémentaire pour stocker tous vos dossiers clients.
  • Le papier peut être détruit très rapidement et irrévocablement par le feu ou l’eau.
  • Le papier est dépendant de l’emplacement. Chaque fois que vous avez besoin d’informations sur un papier, vous devez vous trouver dans le lieu de stockage.
  • Le papier est structuré de façon unidimensionnelle – vous devez choisir un critère de structuration. Triez-vous par client, par année, selon d’autres critères ?
  • La recherche d’informations sur papier est un processus long et fastidieux. Les pages doivent être parcourues individuellement jusqu’à ce que le document désiré soit finalement trouvé.
  • Une fois que le document est à portée de main, il est encore possible que cela aille plus loin. Les informations qui ont déjà été traitées dans un système informatique doivent être réintroduites dans un système ou le document doit être mis à la disposition d’un tiers. Cela conduit à un double travail et donc à des coûts évitables.
  • Pour l’archivage des emails relatifs à la gestion d’entreprise, qui est également exigé par la loi, il n’y a souvent pas de solution optimale disponible.

 

En résumé, nous avons besoin de plus de temps aujourd’hui pour traiter nos documents et nos renseignements que ce qui serait réellement nécessaire.

La solution

Avec un système de gestion électronique des documents (GED) moderne, vous serez non seulement en mesure de freiner le flot de papier, mais aussi de résoudre le problème du courrier électronique et d’améliorer votre offre de service vis-à-vis de vos clients.

Le cœur d’une GED est une archive électronique pour le stockage à long terme de vos documents. Ici, un archivage central, inaltérable et inviolable a lieu. Cela signifie que les documents de l’archive peuvent être restaurés à tout moment dans leur forme originale. Les modifications qui y sont apportées sont entièrement traçables.

L’archivage est ainsi à l’épreuve des révisions et il n’est plus nécessaire d’utiliser des documents en papier supplémentaires. Vous pouvez également ajouter des cycles de vie aux documents. Ceci détermine à l’avance ce qui deviendra un document à un moment donné lorsque la période de conservation légale aura été atteinte.

Tous les documents relatifs à l’entreprise sont stockés dans cette archive, c’est-à-dire tout ce que vous avez créé avec votre logiciel de gestion d’entreprise (ERP, comptabilité, etc.) ou avec les outils Microsoft Office. Tous les documents sont classés selon vos spécifications afin qu’ils puissent être rapidement retrouvés plus tard. Il en va de même pour les e-mails professionnels.

Les documents qui ne sont disponibles qu’en format papier sont numérisés individuellement ou éventuellement par lots de manière centralisée, et un fichier électronique est généré. Mais ce n’est pas tout, la reconnaissance plein texte fait encore plus de travail pour vous. Dans le jargon technique, on parle de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette technologie convertit les textes des documents numérisés sous une forme qui peut être lue par ordinateur. Ceci permet au système de déterminer de quel type de document il s’agit, par exemple, d’une facture fournisseur. Le contenu concret peut également être lu ; il est déterminé quels créanciers sont impliqués, de sorte que le document puisse être trouvé ultérieurement sous le bon partenaire commercial. Bien entendu, le système lit également le montant à payer ou l’échéance de la même manière. Un système bien intégré dans votre environnement informatique transfère désormais automatiquement ces données à votre logiciel de comptabilité financière, où au lieu de saisir laborieusement toutes les données, vous confirmez simplement les propositions de comptabilisation ou apportez des modifications. C’est non seulement rapide et moins sujet aux erreurs, mais aussi motivant – le travail monotone est effectué par le logiciel.

Ceci nous amène au composant suivant de votre système de gestion de documents, les workflows. Ce sont des étapes définies qu’un document doit franchir. Vous souhaitez faire approuver par la direction le paiement des factures fournisseurs dont le montant dépasse un certain montant ? Une fois la transaction approuvée, elle est transférée directement à votre service de gestion créanciers.

Toutefois, vous pouvez également affecter des durées d’exécution aux documents. Pour les contrats, vous saisissez les délais de préavis et le système vous informe automatiquement par e-mail d’une période sur le point d’expirer.

Ce sont deux exemples parmi tant d’autres pour la mise en place d’un flux de travail approprié dans votre système.

Désormais, tous les documents importants pour l’entreprise se trouvent dans vos archives électroniques et votre entreprise se conforme aux exigences légales. Mais désormais, vous aimeriez également pouvoir accéder rapidement et facilement à ces données.

 

Une valeur essentielle de votre GED est la recherche d’un document dans l’archive. Il ne s’agit plus d’un processus unidimensionnel, puisque les fichiers stockés sont triés selon une structure de votre choix. Les critères de classification que vous définissez peuvent être combinés selon vos besoins. Par exemple, vous aimeriez voir toutes les pièces comptables d’un client donné dans une période souhaitée ? Pas de problème, les documents dans vos archives peuvent être classés dans n’importe quel ordre selon les critères.

Mais ce n’est pas tout. Vous ne vous souvenez que de quelques mots-clés présents sur un document recherché ? Pas de problème non plus. La recherche en texte intégral vous montre tous les documents qui contiennent ces mots-clés, similaire à la recherche sur Google. Imaginez que vous cherchiez un document selon la position de départ décrite dans vos archives papier !

Toutefois, vous avez également la possibilité de regrouper les documents de manière ciblée. Ceci se fait par le biais de ce qu’on appelle le dossier numérique. Les dossiers clients ou les documents du personnel, par exemple, peuvent être créés dans l’un d’entre eux. Ceux-ci peuvent être utilisés pour travailler sous la forme habituelle d’un dossier. Une couverture de fichier peut également être configurée avec des informations que vous définissez librement. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble immédiate des documents associés, notamment de quel client il s’agit et de quelle localisation.

L’accès n’est plus dépendant de l’emplacement. Vous êtes chez votre client ou dans le train ? Vous pouvez accéder à vos archives électroniques et obtenir les informations dont vous avez besoin via un navigateur Internet. Rapide, indépendant et sécurisé grâce à la dernière technologie de cryptage.

Ou vous pouvez aller plus loin et offrir à vos clients l’accès à une partie définie de l’archive. Vous disposez ainsi d’une plate-forme d’information commune et pouvez apporter une réelle valeur ajoutée à vos clients.

Que signifie archiver des documents conformément aux exigences légales (à l’épreuve des révisions) ?

Un document électronique doit être stocké de manière à pouvoir être

  • consultable
  • traçable
  • non-modifiable
  • infalsifiable

 

et doté d’un cycle de vie.

Concrètement, cela signifie que vous devez pouvoir retrouver un document souhaité si nécessaire. Pour ce document, il doit être possible de savoir quand il a été créé et quelles modifications ont été apportées. Dans tous les cas, il doit être possible de restaurer le document original inchangé. Il faut s’assurer que cet original n’a pas été altéré ou falsifié de quelque manière que ce soit. Le cycle de vie garantit également le respect de la durée de conservation minimale légale.