Digitaliser les processus et créer des valeurs ajoutées pour les mandants avec le cloud fiduciaire

06.07.2018

Bien que la digitalisation ne soit pas un phénomène nouveau, elle a pris des dimensions insoupçonnées ces dernières années – et elle continuera à croître.

L’exemple de l’industrie de la musique l’illustre bien : l’iTunes Store n’a été ouvert qu’il y a 12 ans et a déjà bouleversé l’ensemble du modèle de distribution de la musique dans le monde. De grandes entreprises informatiques comme Apple, Alphabet (Google) ou Amazon pénètrent dans des zones qu’elles n’auraient pas pu pénétrer il y a quelques années.

Mais qu’est-ce qui a conduit tout à coup à la révolution digitale ? D’une part, il s’agit d’une question démographique. La génération des soi-disant millénaires ou natifs du numérique, c’est-à-dire les personnes qui ont appris à utiliser les technologies de l’information quand ils étaient enfants, est la plus nombreuse de tous les temps. Cette génération a des attentes différentes vis-à-vis de ses partenaires commerciaux. L’information doit être disponible à tout moment, on aimerait pouvoir s’aider soi-même dans une large mesure et l’offre doit être individuellement sélectionnable tout comme le canal de communication.

D’autre part, les technologies nécessaires sont maintenant suffisamment développées pour être applicables à presque toutes les branches. Les capacités du réseau sont devenues suffisamment élevées pour transmettre même de grandes quantités de données en peu de temps. La miniaturisation a également permis d’intégrer des ordinateurs puissants dans les plus petits appareils, qui peuvent être emportés partout. Les technologies de virtualisation ont rendu possible ce que nous appelons aujourd’hui le cloud computing.

Le Cloud Computing comme base technologique

La virtualisation découple le matériel, le système d’exploitation, les données et les applications dans l’infrastructure IT. Une machine virtuelle est un logiciel qui exécute un système d’exploitation et des applications comme un ordinateur physique. Cela permet d’utiliser différents systèmes sur le même matériel et de les offrir à un utilisateur sans qu’il ait besoin d’avoir son propre système.

On distingue deux types de cloud. Le cloud public d’une part, dans lequel des infrastructures gigantesques sont partagées par un grand nombre d’utilisateurs dans de grands centres de données, exploités par de grandes entreprises mondiales. D’autre part, le cloud privé, qui est basé sur les mêmes technologies et concepts, mais qui est toujours proposé dédié à un seul client. Cela signifie qu’un client possède toujours son propre serveur virtuel et ne le partage pas avec des tiers. Un tel nuage privé peut être exploité dans un centre de données suisse sélectionné ainsi que sur l’infrastructure interne d’une entreprise. Ces deux dernières options conviennent à une société fiduciaire.

La société fiduciaire a un grand avantage sur les autres acteurs en raison de la confiance que lui accordent les mandants. Presque personne ne veut simplement mettre les données confidentielles de l’entreprise dans le cloud public et espérer pour le mieux.

Le Cloud pour fiduciaires 

Mais comment des fiduciaires innovants peuvent-ils concevoir une offre aussi moderne ?

Dans le Cloud fiduciaire, l’époque où l’on faisait un fastidieux va-et-vient entre le mandant et le bureau fiduciaire par courrier et où les mêmes données devaient être saisies plusieurs fois est révolue. Les mandants ont à tout moment accès en ligne à leur propre comptabilité, en la reliant au traitement des mandats, qui peut également être proposé par la société fiduciaire. Les documents sont échangés électroniquement par l’intermédiaire d’une plate-forme de communication commune et, grâce à un système de gestion des documents adapté, archivés de manière sûre pour la révision. Un moteur de workflow automatise les flux de travail et garantit que les documents et informations nécessaires parviennent à la personne responsable au bon moment et peuvent être complétés à temps.

Des solutions logicielles modulaires permettent de composer un pack de services en fonction des besoins du client. Seules les applications dont un client particulier a besoin sont mises à sa disposition. Des interfaces ouvertes permettent également de relier des systèmes existants.

Les mandants bénéficient ainsi d’une gamme complète de services adaptés à leurs besoins. Ceux qui le souhaitent peuvent saisir eux-mêmes en ligne des transactions simples ou accéder à tout moment à toutes les informations et chiffres clés actuels de leur propre entreprise. Le processus devient plus rationnel des deux côtés et la société fiduciaire peut se concentrer davantage sur ses services de conseil. De plus, la disponibilité de toutes les informations essentielles de l’entreprise est améliorée pour toutes les parties impliquées et les entrées multiples, longues et sujettes aux erreurs, sont éliminées.