Stratégie informatique pour les petites et moyennes entreprises – vers la réussite avec intelligence

06.07.2018

L’utilisation des technologies informatiques dans les entreprises a cessé depuis longtemps d’être une fin en soi. Dans les entreprises de prestations de services en particulier, elle est devenue un facteur de succès essentiel. Parce que ces entreprises ne fabriquent pas de produits physiques mais traitent l’information, l’utilisation ciblée des technologies de l’information est devenue l’affaire du patron.

Mais comment un dirigeant responsable aborde-t-il le sujet de manière systématique, comment les investissements nécessaires sont-ils planifiés et catégorisés ?

Ce document présente une procédure qui peut être mise en œuvre avec une gestion efficace des ressources et qui ne se passe pas pour autant de la systématique nécessaire à une définition de stratégie réussie.

Dérivée de la stratégie d’entreprise, la première étape consiste à clarifier les objectifs à atteindre lorsque les entreprises investissent dans l’informatique. Les objectifs peuvent être grosso modo divisés en quatre catégories :

1. Différenciation sur le marché

L’objectif de cette stratégie est de se différencier sur le marché par une utilisation ciblée de la technologie, c’est-à-dire de créer de la valeur ajoutée pour ses propres clients. Ceci peut se faire en offrant un service existant de meilleure qualité ou plus performant. Mais il est également possible d’offrir de nouveaux services grâce aux nouvelles technologies, c’est-à-dire d’étendre le modèle économique.

Il existe de nombreux exemples dans le monde de grandes entreprises, telles que des fabricants d’ordinateurs qui deviennent des fournisseurs de musique, parce que la musique peut être stockée comme fichier numérique et les technologies réseau permettent le transfert de ces données via l’internet. Déjà, aujourd’hui, il est prévisible qu’il y aura de nouveaux exemples étonnants d’entreprises qui tireront profit de la nouvelle technologie d’impression 3D.

Mais la stratégie de différenciation est aussi un moyen réaliste et donc pertinent pour les moyennes entreprises, qui ne peuvent pas investir des millions.

Une société fiduciaire peut offrir à ses mandats la numérisation en tant que service, par exemple, grâce à la disponibilité d’équipements puissants et économiques. Les documents sont numérisés de manière centralisée et traités automatiquement dans le service comptabilité créanciers. Les documents et saisies associés peuvent être consultés à tout moment par les deux parties.

Ce concept peut être développé en une petite plateforme d’information pour les mandants. Grâce à MS Sharepoint ou à un système de gestion de documents DMS, d’autres documents tels que les déclarations fiscales et les annexes, les documents de la société ou les contrats peuvent être gérés ensemble.

Ce n’est là qu’un exemple de la façon dont l’utilisation des outils informatiques peut créer de la valeur ajoutée (et des gains d’efficacité, comparaisons voir ci-dessous).

2. Meilleures décisions grâce à une longueur d’avance sur l’information

Les logiciels modernes aident les entrepreneurs à prendre des décisions en leur fournissant les bonnes informations. Où gagnons-nous de l’argent, où le met-on ? Quelle est la productivité de nos employés ? Quels sont les processus qui nécessitent beaucoup de temps et de ressources ? Ce ne sont là que quelques exemples de questions qui trouvent aujourd’hui une réponse en appuyant simplement sur un bouton.

La première condition préalable est que les données correctes soient saisies dans vos bases de données et qu’elles puissent être facilement lues pour les rapports ou le traitement ultérieur, par exemple dans MS Excel. Il est alors essentiel de combiner et de comparer les données cruciales pour votre entreprise afin d’en tirer les conclusions nécessaires.

Les investissements visant à améliorer la situation en matière d’information peuvent s’avérer très vite rentables. Il est souvent possible d’optimiser rapidement et facilement les taux de rendement ou d’éviter des coûts inutiles. Même de faibles pourcentages d’amélioration dépassent l’investissement réalisé après un laps de temps relativement court.

3. Augmentation de l’efficacité

L’amélioration de l’efficacité opérationnelle a été l’un des premiers objectifs des entreprises qui ont commencé à se doter de systèmes informatiques. L’idée est évidente : les données peuvent être traitées plus rapidement et moins de risques d’erreurs à l’aide d’ordinateurs que manuellement.

Aujourd’hui encore, l’objectif est de réduire les coûts grâce à l’utilisation de la technologie, notamment en raison de la pression continue sur le franc suisse, qui reste fort.

Il est possible d’améliorer l’efficacité en évitant d’avoir à saisir les mêmes données plusieurs fois dans des systèmes différents.

Pour ce faire, les applications doivent disposer d’interfaces ouvertes qui peuvent être utilisées pour transférer des données d’un logiciel à un autre avec un minimum d’effort de programmation. De cette façon, il est également possible de cartographier l’ensemble des processus de travail dans lesquels plusieurs gestionnaires et responsables sont impliqués.

Il est également important d’utiliser de nouvelles fonctions pour le traitement automatique. Pour revenir à l’exemple précédent du logiciel de comptabilité, cela signifie qu’une fois numérisées, les factures sont lues par le logiciel. Le créancier et le montant sont reconnus et ces champs sont automatiquement remplis dans le masque de saisie. Cela permet de gagner du temps et d’éviter un travail monotone.

Cependant, l’amélioration de l’efficacité peut aussi avoir un rapport avec la formation des employés. L’énorme potentiel offert par une application logicielle n’est souvent pas pleinement exploité. D’une part, parce que certaines fonctions ne sont pas utilisées du tout, d’autre part, parce que les processus internes et les logiciels ne sont pas coordonnés de manière optimale. Parfois, cependant, il s’agit simplement d’un problème de savoir-faire, par exemple à la suite de changements de personnel. Un investissement dans l’amélioration de l’efficacité opérationnelle peut donc parfois être assimilé à un investissement dans la formation des employés.

4. Amélioration de la flexibilité

La flexibilité signifie être capable de répondre aux besoins changeants du marché en temps opportun, ou même de pouvoir fournir un service spécial à un client important sans avoir à augmenter ses ressources.

L’amélioration de la flexibilité au sein de votre propre entreprise implique généralement de s’appuyer sur les bons composants de l’infrastructure informatique. Aujourd’hui, les serveurs peuvent être exploités virtuellement, c’est-à-dire que différents serveurs sont installés sur le même matériel. Si un nouveau serveur est nécessaire, il n’est pas nécessaire d’acheter du nouveau matériel, mais seulement d’installer un nouveau serveur virtuel. Que vous décidiez de l’exécuter dans le nuage ou sur votre propre matériel à la maison.

L’exploitation d’un environnement virtuel a non seulement l’extension rapide et la meilleure utilisation du matériel, mais aussi dans la protection des données des avantages substantiels.

Contrairement au passé, aujourd’hui, non seulement les données, mais aussi des systèmes virtuels entiers peuvent être sauvegardés et, en cas de panne totale, peuvent être réinstallés beaucoup plus rapidement comme autrefois.

Mais la flexibilité est également importante dans le domaine des logiciels. Une application facilement configurable peut non seulement être adaptée à vos besoins individuels, mais peut également être facilement adaptée aux nouvelles circonstances lorsque les processus internes de votre entreprise changent.

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