Projets de numérisation fiduciaire : 8 facteurs critiques de succès
04.08.2022 //-
-
-
-
- |
-
-
Plus de la moitié des projets informatiques n’atteignent toujours pas les objectifs initialement définis. Il vaut donc la peine de jeter un coup d’œil dans les coulisses de tels projets. Sur la base de notre longue expérience acquise lors de centaines de projets, nous avons élaboré pour vous dans ce blog 8 facteurs critiques de réussite dans les projets de numérisation de la fiduciaire :
1. API’s & Intégrations
Nous recommandons d’utiliser des logiciels avec des interfaces ouvertes (API). Cela permet de relier entre eux différents systèmes et évite d’isoler une solution. Une intégration sans faille dans l’environnement informatique existant apporte un maximum d’avantages en termes d’efficacité et les ruptures de médias sont éliminées.
2. Exploiter les technologies et les normes existantes
Les processus devraient être conçus en tenant compte des possibilités technologiques, qui doivent être utilisées de manière ciblée :
- Éliminer les processus manuels
- Éviter les discontinuités des médias et les doubles saisies
Dans la mesure du possible, il convient d’utiliser les normes existantes qui permettent l’automatisation des processus :
- ISO 20022 (EBICS) pour la réconciliation bancaire automatique
- QR-facture
- E-facture / ZUGFerD
- Procédure unifiée de communication des salaires (PUCS)
3. L’accent sur les clients
Il n’existe pas de solution unique qui soit la bonne pour tous les clients. Les clients ont des besoins très différents qui doivent être analysés lors de la conception du processus. Des solutions flexibles vous permettent toutefois de répondre individuellement aux différents types de clients (voir blog). Nous vous conseillons vivement de ne jamais abandonner à la légère l’interface vers le client ! Il est certes tentant de laisser à d’autres le soin de résoudre le « problème de la numérisation ». Mais à long terme, cela entraîne des désavantages concurrentiels décisifs, comme on l’a vu chez hotels.com. Sur la base de notre expérience, nous ne pouvons que vous recommander de créer votre propre écosystème numérique. Votre marque peut ainsi être utilisée de manière bien visible à l’extérieur et le contrôle de la relation client reste en interne.
4. Le coup d’envoi : la numérisation du papier
Commencer le processus de numérisation par le papier vous apporte des avantages importants, à court et moyen terme. Pour que les documents commerciaux puissent être conservés exclusivement sous forme numérique, les conditions suivantes, conformément à l’ordonnance sur les documents commerciaux (Olico), doivent être remplies. Les documents archivés électroniquement doivent être :
- inviolables
- accessibles
- retraçables
- inaltérables
Pour en être sûr, il est préférable d’utiliser des solutions logicielles certifiées conformes à l’Olico et à la TVA, comme Kendox InfoShare.
5. Approche itérative
La complexité d’un projet de numérisation – et donc le risque d’exécution – augmente de manière exponentielle avec la taille du projet. Il en va de même pour les frais généraux de gestion nécessaires, ce qui peut représenter un gros problème pour les PME en particulier (ressources insuffisantes). Une approche itérative (par étapes) du projet permet de minimiser les risques liés au projet. De même, une introduction aussi rapide et productive que possible de certaines parties du système facilite aux utilisateurs de s’y habituer successivement et d’intégrer les connaissances acquises dans la suite du projet.
6. Implication de la direction et des collaborateurs
Gardez à l’esprit qu’un projet de numérisation est toujours un projet de gestion du changement. L’acceptation de tous les participants est déterminante pour réussir ! Nous recommandons la littérature de John P. Kotter dans son ouvrage standard “Leading Change”. Outre l’explication des objectifs et de l’importance des projets, l’aspect formation revêt une grande importance. Si un système n’est pas compris et accepté par les utilisateurs, le potentiel de la solution ne pourra pas être exploité.
7. Savoir et exploiter les points forts
Lors de la définition de nouveaux modèles d’entreprise, les forces et les faiblesses de l’entreprise constituent un point de départ approprié pour d’autres considérations. Comment les utiliser de manière profitable en tenant compte des nouvelles possibilités technologiques ? Penser « out of the box » ; les projets de numérisation offrent la possibilité de développer de nouveaux modèles commerciaux. Faire plus avec l’existant n’est souvent que la seconde meilleure option.
8. Une infrastructure informatique solide
Une infrastructure informatique solide est l’élément clé pour la mise en œuvre de projets de numérisation.
Posez-vous les questions suivantes afin d’identifier les facteurs de réussite critiques dans votre entreprise :
- Capacités de serveur disponibles pour utiliser des solutions logicielles modernes
- Systèmes d’exploitation et bases de données à jour ?
- Capacités de réseau dans la maison et vers l’Internet (ligne d’alimentation), permettant le travail mobile et les accès pour les clients ?
- Clients qui permettent le travail mobile, si nécessaire ?
- Accès à distance à l’infrastructure informatique possible ?
- Concept de sécurité existant et appliqué ?
Grâce à notre expérience acquise dans le cadre de plus de 100 projets, nous sommes heureux de vous soutenir dans votre projet.
Précédent
