Numérisation, oui, volontiers ! Mais par où commencer ? Stratégie pour les sociétés fiduciaires.

23.07.2020

La numérisation dans les sociétés fiduciaires, mais par où commencer ? Notre expérience le montre : la volonté de numériser est présente chez la plupart des fiduciaires. Et la plupart d’entre eux savent également où les choses tournent bien et quels processus doivent être optimisés. Ce qui manque souvent, cependant, c’est un inventaire et, surtout, un point de départ judicieux pour la mise en œuvre de mesures concrètes. Nous recommandons : commencez la numérisation au point le plus évident ! Et prenez le mot “évident” au pied de la lettre ! Faites un petit tour au bureau ou jetez un coup d’œil sur votre table. Que voyez-vous ? Des piles de papiers, dossiers, fichiers et de chemises qui attendent d’être triés, consultés, traités, tapés ou scrutés minutieusement pendant des heures ?

Coup d’envoi : optimisation des processus à l’aide d’une GED

De nombreux projets réussis avec nos clients fiduciaires ont montré que le papier, les documents et les dossiers constituent un point de départ judicieux pour la numérisation de la branche fiduciaire. Pourquoi ? Le papier est un support analogique ne pouvant être traité directement par des machines, les informations doivent donc être saisies manuellement. Donc des ressources humaines sont immobilisées dans un travail qui prend du temps et coûte cher. Comme il serait pratique que l’ordinateur se charge des tâches désagréables, répétitives et ennuyeuses ! De plus, les documents analogiques sont souvent organisés de manière décentralisée. Cela peut compliquer un traitement approprié, axé sur le processus, surtout en période de travail à domicile et de travail mobile.

Avec le développement d’un système de gestion des documents (GED), nous résolvons ces deux problèmes. Le papier est numérisé et la gestion des documents ou des données est centralisée. Ainsi, une GED augmente la flexibilité d’une société fiduciaire. Tous les documents pertinents pour l’entreprise sont accessibles à tout moment et de n’importe où. L’efficacité et la qualité peuvent également être améliorées et les entrées incorrectes en cas de double saisie de données peuvent ainsi être éliminées. Ça vous paraît bien ? Promis : une GED peut faire bien plus !

Grâce à l’intégration au paradis des flux de travail : votre GED au cœur de votre système

Si l’examen de votre bureau montre que vous travaillez quasiment sans papier, vous pouvez aller plus loin. En principe, une GED n’est pas installée sur un ” terrain vierge “. Votre entreprise dispose de plusieurs applications qui permettent de créer et de traiter divers documents, comme Topal Comptabilité Financière. Idéalement, les logiciels de comptabilité, CRM & Co. communiquent aussi avec votre GED. Les documents générés par ces applications sont tous stockés dans la base de données centrale de la GED. Les valeurs d’index correspondantes, qui permettent de structurer et de simplifier la recherche, sont également transmises automatiquement par ces programmes. Grâce à l’intégration, vous pouvez créer des flux de travail efficaces tels que la numérisation des processus pour le traitement du courrier (voir l’article ici) et les factures créanciers (voir l’article ici).

Que se passe-t-il ensuite lorsque vous avez préparé votre entreprise en interne pour l’avenir ? À présent, il est temps de gagner de l’argent ! Saviez-vous qu’avec une GED, vous pouvez offrir de nouveaux services et prestations ?

Nouveaux services et offres : GED, pivot central des services fiduciaires numériques

Faites un pas de plus avec votre GED et établissez de nouveaux modèles commerciaux ! Par exemple, en ouvrant votre GED au monde extérieur et en diffusant un contenu prédéfini à vos mandants.

 

En utilisant un navigateur web, ils accèdent à tous les documents qui les concernent par un canal sécurisé, indépendant du système d’exploitation. L’échange de données n’est plus effectué par e-mail ou d’autres moyens peu sûrs. Les documents sont téléchargés de manière simple et efficace. L’application dans le navigateur peut également être fournie avec le logo de la société fiduciaire, qui reste visible sur l’interface client. L’image suivante vous montre un tel accès client. Pour en savoir plus sur Kendox InfoShare WebClient, regardez cette vidéo.

Nous sommes heureux de vous conseiller

Grâce à une solution logicielle intégrée, l’ensemble du processus comptable, y compris l’archivage, peut être traité de bout en bout – avec un maximum de transparence et une automatisation efficace. Vous pouvez également ouvrir votre système à vos clients et offrir de nouveaux services attrayants. Nos experts se feront un plaisir de vous conseiller !