Le bon logiciel GED pour les fiduciaires – nos conseils pour la décision d’achat.

07.04.2020

Les critères déterminants pour choisir le bon logiciel GED

Un logiciel de GED est, comme nous le savons maintenant, une solution incroyablement rapide, pratique et intelligente pour les entrepreneurs. Il convient notamment de tenir compte des particularités de la branche lors de l’achat d’une (nouvelle) GED. Le fournisseur, offre-t-il ce dont j’ai besoin ? Le fournisseur, a-t-il déjà une expérience des sociétés fiduciaires et de leurs exigences spécifiques ? Si vous envisagez maintenant un nouvel achat, la première question que vous devez vous poser est de savoir quels sont les critères réellement décisifs pour le choix du logiciel :

  1. Conformité

Le logiciel, est-il conforme à l’Olico et à la TVA ? Une stratégie de numérisation efficace ne peut être sérieusement mise en œuvre que si les documents papier peuvent être détruits sans prendre de risques inutiles.

  1. Interfaces ouvertes

Les interfaces sont importantes pour faciliter l’intégration dans votre système. Une GED n’est pas installée sur un “terrain vierge”. Votre entreprise dispose d’un grand nombre d’applications qui permettent de créer et de traiter divers documents. Celles-ci ne devraient pas seulement être connectées à la GED par un simple lien, mais les valeurs d’index nécessaires pour les mots-clés du document devraient déjà être fournies automatiquement lors de la création.

  1. Flexibilité

La flexibilité des fabricants de logiciels et des partenaires de solutions pour vos besoins et exigences individuels doit être donnée. Une solution adaptée à vos besoins doit être soumise, car vous n’avez peut-être pas besoin d’une offre tout-en-un. Votre consultant est censé examiner votre situation et vos besoins et vous donner les meilleurs conseils possibles.

  1. Confiance

Comme toutes les décisions dépendent en fin de compte de nos émotions et que la raison et la logique jouent leur rôle, la confiance dans le fabricant de logiciels et le partenaire de la solution est un critère très important dans le choix d’un nouveau produit. Un système de gestion des documents intervient dans tous les processus essentiels de votre société et des données hautement confidentielles de votre entreprise et de vos clients sont traitées et stockées. Il est donc fondamental pour une entreprise de savoir où et par qui ces données sont traitées et stockées.

  1. Connaissances de la branche

Comme mentionné précédemment, vous voulez un partenaire de solution qui comprend votre entreprise et vos besoins. L’introduction d’un système de gestion des documents est en grande partie un projet organisationnel complet et important. Les processus d’une société fiduciaire sont fondamentalement différents de ceux d’une société de production ou d’un bureau d’ingénierie. Ce n’est que si vous obtenez le soutien adéquat d’un partenaire qui comprend votre entreprise que les attentes élevées à l’égard de votre logiciel peuvent être pleinement satisfaites.

Avec une GED aussi, vous n’avez que l’embarras du choix. Contrairement à d’autres tâches quotidiennes, le choix d’un nouveau logiciel nécessite l’intervention de différents décideurs de l’entreprise. Afin de garantir au plus grand nombre d’utilisateurs un avantage et une simplification des processus de travail, il est certainement conseillé de connaître les besoins de tous les employés et de demander conseil à des professionnels afin de trouver la meilleure solution possible. Un processus qui doit être bien pensé et finalement décidé avec sagesse.