La révolution digitale – 3ème partie : Tous les débuts sont difficiles… ou non?

10.04.2019

Qu’il s’agisse de visites de clients, de congrès fiduciaires ou dans la vie privée- le thème de la digitalisation est généralement au premier plan des discussions. Bien que certaines fiduciaires aient une relation divisée avec ce processus de développement, la plupart d’entre elles veulent profiter des nouvelles possibilités et opportunités offertes et se posent la question légitime : Par où commencer ? Dans la troisième partie de la série « digitalisation des fiduciaires », nous aimerions répondre exactement à cette question et vous donner des suggestions sur la manière dont vous pouvez façonner activement la numérisation dans votre entreprise.

Remplacement des documents papier par leurs jumeaux numériques

La technologie est là, le législateur l’a permise – donc plus rien ne s’oppose à l’archivage électronique. Néanmoins, le secteur fiduciaire est généralement encore très gourmand en papier, bien que les inconvénients soient évidents. Après tout, qui n’a jamais perdu son temps et ses nerfs lors de recherches fastidieuses pour trouver des documents mal classés ? Le sentiment d’insécurité, que le document recherché s’est perdu d’une manière ou d’une autre, est souvent présent. En outre, on oublie souvent que le papier peut être détruit rapidement et surtout, de manière durable. Afin d’éliminer les risques et les erreurs, de faciliter le travail mais aussi de bénéficier d’économies potentielles, nous recommandons à la branche fiduciaire de commencer par la numérisation du papier. Parce que le jumeau numérique présente des avantages considérables. Par exemple, avec le bon système de gestion de documents, vous pouvez trouver tous les documents en un temps record. De plus, il importe peu que le même document soit requis par plusieurs personnes en même temps. Et ce qu’il y a de mieux : des copies parfaites de documents numériques peuvent être créées presque gratuitement, ce qui rend le classement beaucoup plus sûr.

Numérisation du courrier

Une fois que la décision finale de passer à un bureau sans papier a été prise, la question se pose rapidement : par où commencer ? Notre expérience montre que la numérisation des archives existantes ne doit pas nécessairement être la première étape. Selon la situation, nous commençons souvent par la boîte aux lettres. Étant donné que 90 pour cent du courrier entrant d’une fiduciaire est lié au client, c’est aussi le point de départ de nombreux processus d’affaires. Comme l’objectif des projets de numérisation n’est pas de convertir un support analogique en support numérique, les processus d’affaires doivent toujours être analysés lors de la mise en œuvre du projet. L’introduction d’un système de gestion documentaire permet d’automatiser les étapes de travail autour des documents. Vous pouvez ainsi économiser du temps et de l’argent à moyen terme et éliminer les sources d’erreurs. La numérisation du courrier entrant est également un moyen idéal de familiariser tous les employés avec le nouveau système. Le changement culturel qui va de pair avec un projet de numérisation ne doit en aucun cas être sous-estimé. Une introduction douce et planifiée par étapes est recommandée.

Les premiers pas ont été faits, et maintenant ?

Une fois que les premières expériences avec le nouveau système auront été faites et que les premiers gains d’efficacité se feront clairement ressentir, d’autres questions seront abordées en fonction des priorités.

  • Traitement automatisé des créanciers, s’ils sont gérés pour le compte de clients. C’est un bon moyen d’accélérer la saisie des écritures et d’offrir aux clients des services supplémentaires.
  • La connexion de systèmes de pointe tels que le logiciel de performance ou le système CRM afin de rationaliser encore plus efficacement les processus.
  • La numérisation des archives existantes pour profiter pleinement des avantages de l’accès numérique et économiser de l’espace d’archivage.
  • L’automatisation d’autres processus d’affaires. Des workflows sont mis en place pour amener les documents au bon endroit afin qu’ils soient traités selon des règles prédéfinies. Par exemple, dans le département des ressources humaines, où les fichiers numériques des employés peuvent être utilisés.
  • Ouvrir le système à vos clients afin qu’ils puissent accéder à leurs fichiers et à leurs dossiers par le biais d’un navigateur Web, peu importe l’heure, l’emplacement ou le système d’exploitation.
  • L’archivage automatique des courriels afin de se conformer aux exigences légales et de stocker de manière structurée la correspondance importante pour l’entreprise, même lorsqu’un employé quitte l’entreprise.

Le cher sujet de la sécurité

Dans le secteur fiduciaire, vous gérez et traitez des informations hautement sensibles de vos clients. Ils doivent s’assurer qu’elles sont protégées conformément aux exigences légales. C’est pourquoi de nombreuses fiduciaires font confiance aux fournisseurs de logiciels suisses, ce que nous recommandons également. Afin d’exploiter pleinement le potentiel d’un système de gestion documentaire, il faut veiller à ce que les documents physiques, à quelques exceptions près, puissent être remplacés par leurs jumeaux numériques. C’est pourquoi, dans tous les cas, seul un logiciel avec la certification « Conforme Olico/TVA  » doit être utilisé. Notre solution Kendox Infoshare est l’une des premières solutions DMS en Suisse à être certifiée conforme Olico/TVA par le KRM, le Centre de Compétence Records Management. Tous les aspects de l’Ordonnance sur les livres comptables et les prescriptions de l’Administration fédérale des contributions relatives à la taxe sur la valeur ajoutée ont été mis à l’épreuve au cours d’une procédure complexe et intensive. En tant qu’utilisateur final, vous pouvez donc être sûr que cette solution de numérisation répond aux normes légales en vigueur et donc aux exigences élevées de la législation suisse.

Last but not Least

Le moment est venu : le projet de numérisation est maintenant terminé, les systèmes sont utilisés avec succès et vous pouvez enfin bénéficier de tous les avantages souhaités. Cependant, une réalisation propre du projet comprend également une documentation détaillée des procédures que nous préparons bien entendu pour vous. Elle décrit comment les documents de votre entreprise sont traités, protégés et détruits à la fin de leur cycle de vie.