La structure d’un système de gestion des documents

08.06.2021 // Sacha Briggen

Un système de gestion de documents (GED) est une aubaine pour toute entreprise ! Il augmente la flexibilité et empêche les entrées incorrectes lorsque les mêmes données sont saisies en double. Non, une GED peut faire tellement plus. Comme par exemple, un accès à tous les documents pertinents de l’entreprise, en tout temps et en tout lieu. Un grand avantage en période de travail à domicile et de travail mobile. Les processus automatisés sont plus rapides que les processus manuels et peuvent améliorer l’efficacité et la qualité. Mais comment cette merveille de logiciel est-elle réellement construite ? Dans cet article, nous allons vous le raconter.

Au centre: l’archive

Au cœur d’un système de gestion des documents (GED) se trouve l’archive électronique. Pour pouvoir parler d’archives à l’épreuve des audits ou conformes à la législation, les critères suivants doivent être remplis, selon l’Olico (GeBüV), pour les documents stockés électroniquement :

  • inviolable
  • accessible
  • retraçable
  • inaltérable
Ce n’est qu’à cette condition que l’on pourra se passer complètement de l’archivage physique des documents. Infoshare de Kendox possède la certification Olico (GeBüV) correspondante et est conforme à la TVA.

Remplir l’archive: comment les documents arrivent-ils dans l’eArchive ?

Les documents entrent aux archives électroniques de différentes manières:

  • Les documents physiques, qu’il s’agisse de courrier entrant ou de fichiers existants, sont scannés, indexés et stockés dans les archives.
  • Les fichiers du dossier de stockage ou les e-mails sont transférés aux archives automatiquement ou individuellement. Ceci s’applique également lorsque, par exemple, un nouveau document Word est créé.
  • Pour finir, nous intégrons également vos logiciels métier existants. La solution comptable, le logiciel de prestations et d’autres systèmes.

Exploitation des archives : les avantages

Les archives électroniques peuvent être utilisées de plusieurs façons:

  • Les flux de travail peuvent être automatisés. Les factures des fournisseurs, par exemple, peuvent être lues et transférées directement dans le masque de saisie du logiciel de comptabilité.
  • Vous pouvez accorder à vos mandants l’accès à la partie des archives qui les concerne. Cela permet non seulement un échange sûr et ordonné de documents, mais ouvre également des possibilités pour de nouveaux modèles commerciaux.
  • Tous les documents peuvent être retrouvés de manière simple. D’une part, ils sont catalogués selon des critères de contenu (valeurs d’index). D’autre part, la recherche en texte intégral sur l’ensemble des contenus permet également une recherche non structurée.

Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages d’un système de gestion des documents ? Nos experts se feront un plaisir de vous conseiller personnellement.

Pour en savoir plus : Kendox InfoShare