7 conseils pour une fiduciaire sans papier

01.03.2022 // intusdata

Le papier, c’est mauvais ? En soi, le papier est un support merveilleux. S’il est conservé de manière adéquate, il constitue un support durable pour les informations, il est bon marché et très polyvalent. Dans les années 1990, avec l’arrivée des ordinateurs dans les bureaux, on a déjà rapidement parlé de la fin du papier. Dans un premier temps, c’est le contraire qui s’est produit. Tout était imprimé. La quantité de papier produite a même augmenté. Nous étions tout simplement habitués à tout avoir sur papier. Depuis la perspective de la génération Z, il semble plutôt étrange d’imprimer des e-mails. Pourtant, cette pratique est encore courante dans de nombreux bureaux. Le papier présente toutefois des inconvénients majeurs face aux médias numériques :

Le papier est lent. Surtout lorsqu’il faut l’envoyer par la poste. Un document doit être créé, puis imprimé et envoyé. Ensuite, le destinataire doit le recevoir, l’ouvrir, le lire et, selon les cas, le classer dans un dossier ou dans une pile. Cela peut parfois prendre des heures, voire des jours avec l’envoi. Si l’on a besoin du document plus tard, la recherche prend également beaucoup de temps.
Le papier est statique. Une fois imprimé, le document ne peut plus être révisé. Les modifications doivent être réimprimées et il peut arriver que l’on reprenne quand même par erreur l’ancien document. De plus, une feuille de papier ne se trouve qu’à un seul endroit à un moment donné. Cela signifie que l’on est obligé de faire des copies pour différentes personnes ou à différentes fins, ou que toutes les personnes impliquées n’ont pas accès à l’information. Dans un monde dynamique, le papier n’est plus d’actualité.
Le papier prend de la place. Autrefois, chaque entreprise avait un grand sous-sol rempli de classeurs remplis de justificatifs qui s’étaient accumulés au cours des dernières années. Pour chaque écriture, chaque échange écrit important, les documents du personnel, les rapports, etc. Aujourd’hui, tout cela trouve facilement sa place sur un serveur ou dans un cloud.

Voilà quelques raisons de l’augmentation des coûts. Pas forcément un seul gros poste, mais des centaines de petits. Ici une minute de travail supplémentaire, là une source d’erreur due à des données obsolètes. Toutes les petites dépenses générées par des processus complexes entraînent des coûts plus élevés. Notamment, les frais de personnel, mais également les frais de location ou tout simplement le temps perdu et le manque de rapidité dans l’interaction.

A quoi faut-il veiller dans le bureau sans papier ?

Pour les très petites entreprises et les start-up, il s’agit d’abord d’une bonne nouvelle. Elles peuvent, en effet, partir pratiquement de zéro et se lancer directement dans le bureau sans papier. Moins il y a de personnes impliquées, plus l’organisation est simple. C’est justement là que le bât blesse : l’organisation, la planification et la structure sont essentielles. Il est primordial de connaître les processus et de savoir où l’on travaille actuellement encore avec du papier.

Lors du passage au bureau sans papier, disons dans une entreprise de taille moyenne comptant environ 100 collaborateurs répartis dans différents services, ce n’est déjà plus si simple. C’est pourquoi il est presque impossible de convertir toute l’entreprise du jour au lendemain. Le chaos est inévitable. Le bureau sans papier est un processus. Comme il est bien connu que le poisson sente mauvais de la tête, il est recommandé que le management s’adapte d’abord. Sinon, le reste de l’entreprise n’est pas incité à modifier ses processus et ses méthodes de travail si « ceux d’en haut » continuent à travailler normalement sur du papier. Ensuite, les services proches de la direction seront numérisés, et ainsi de suite.

La communication interne et externe joue un rôle central. La communication interne, surtout entre les différents services et niveaux, est un instrument important pour l’entreprise sans papier. Comment les messages, les conversations et les données sont-ils échangés entre eux ? Il existe aujourd’hui une multitude d’outils et de solutions. Ça vaut la peine de les examiner attentivement et de les essayer. Chaque entreprise a des besoins et des conditions individuels et plus le logiciel répond aux besoins, plus vite toutes les personnes concernées s’y engagent.

Enfin, faisons preuve de pragmatisme. Cela n’a aucun sens de numériser d’abord tous les anciens documents. Soyons honnêtes : combien de fois sont-ils vraiment utilisés ? À partir du moment où l’on décide d’introduire le bureau sans papier, il n’est absolument pas nécessaire de numériser tous les documents. Un jour, lorsque le bureau sans papier sera devenu réalité et que cela aura toujours un sens, on aura toujours la possibilité de numériser les anciens documents.

Vous êtes impatient de connaître nos 7 conseils pour un bureau sans papier ?

Alors, nous ne vous ferons pas attendre plus longtemps. Voici nos conseils pour un bureau sans papier :

État actuel vs. état souhaité : pour pouvoir planifier, il faut savoir où se trouve le papier, dans l’état actuel. Ensuite, définissez l’état désiré, où et comment remplacer le papier.
Structures et organisation claires : une structure de dossiers simple et facile à comprendre pour toutes les données et tous les documents, qui est rigoureusement respectée. La dénomination des fichiers joue également un rôle important et doit être définie de manière uniforme.
Scanners de documents : le papier ne disparaîtra pas complètement pour le moment, et il vaut encore la peine d’investir dans un scanner de documents digne de ce nom. Les petites entreprises peuvent aussi photographier et enregistrer des documents à l’aide d’un smartphone. Pour endiguer durablement le temps consacré à la numérisation, il faut bien sûr demander expressément aux partenaires externes, fournisseurs ou clients d’envoyer les factures, bons de livraison, contrats, etc. par voie électronique.
Hardware & Logiciel : pour rendre le bureau sans papier aussi efficace que possible, détenez des moyens techniques adéquats. Il vaut la peine de chercher la solution optimale avec un partenaire informatique.
Étape par étape : il est préférable d’échelonner la mise en œuvre afin d’éviter d’immobiliser toute l’entreprise.
Conséquence : à partir du moment où le bureau sans papier est introduit, les processus nouvellement définis doivent absolument être respectés, par tous et à tout moment. Il n’y a pas d’exceptions.
Vérifier et adapter les processus : parfois, il s’avère après coup que les processus ou systèmes nouvellement définis ne fonctionnent pas comme prévu au quotidien. Ils peuvent et doivent alors être adaptés afin que tous puissent réellement appliquer les processus.

Voici nos clés, pour passer de l’ère du papier à l’ère numérique. Alors, vous souhaitez numériser votre fiduciaire ? Laissez-nous vous conseiller. Chez Intusdata, nous avons les solutions adéquates et vous assistons avec compétence.

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