Gestion documentaire avec M-Files

Gérez-vous également l’information dans votre entreprise à différents endroits ? Imaginez à quel point la collaboration entre les différents départements pourrait être plus efficace si l’accès était possible de n’importe où. M-Files transforme cette idée en réalité.

La digitalisation des activités et des processus de travail n’est plus seulement un sujet d’actualité dans les PME suisses, mais est devenue un facteur central de succès.

Nous savons ce qui vous touche en tant que fiduciaire.

Surtout dans le cas des sociétés de fiduciaires, il y a bien des choses à considérer dans le domaine de la digitalisation : Vos besoins et processus individuels, les réglementations de la branche et les exigences de vos mandants doivent être pris en compte. Tout ceci est rendu possible grâce à la solution GED sur mesure d’intusdata et apporte en même temps beaucoup plus qu’un simple ordre à vos documents. Parce qu’en tant que fiduciaire, vous attachez à juste titre une importance particulière au contrôle et à la sécurité totale dans le cadre de la gestion de vos documents, M-Files répond également à ces exigences :

  • contrôle de version et d’accès
  • sécurité des données
  • sécurité de défaillance
  • sécurité de révision
  • sécurité d’intégration
  • protection de l’investissement
  • et bien plus encore

Complète et compétente – du conseil au support

intusdata vous conseille de manière globale, en tenant compte de vos processus internes comme des facteurs externes. Grâce à des années d’expertise, la mise en œuvre est extrêmement précise, légère et économe en ressources – ce qui minimise vos risques et vous épargne les pertes de travail, les pertes de données et les désagréments. Vous pouvez choisir d’exploiter la solution en interne ou sur notre cloud fiduciaire suisse sécurisé. De plus, après l’intégration réussie de votre solution GED, vous bénéficiez d’un service et d’une assistance individuelle par nos spécialistes compétents. En bref : nous mettons tout en œuvre pour vous permettre de vous concentrer sur votre activité essentielle.

Les avantages décisifs en un coup d’œil :

intusdata développe pour vous la solution GED parfaite sur la base d’un logiciel standard éprouvé, de vos besoins individuels et des exigences spécifiques à votre secteur d’activité et des exigences légales.

Les documents PC, les e-mails et autres médias électroniques peuvent être facilement gérés, assignés, recherchés, traités et organisés avec des données structurées dans des dossiers numériques. Cette solution vous permet de retrouver vos documents plus rapidement, de produire moins de papier, de prévenir la perte de documents et, en fin de compte, de gagner du temps et de l’argent.

Tous les documents, y compris vos e-mails, sont archivés conformément à la loi, c’est-à-dire à l’épreuve des révisions, centralisés et non-modifiables, et stockés à long terme (y compris la destruction contrôlée si nécessaire).

Les documents papier peuvent être scannés individuellement ou par lots, de manière centralisée ou décentralisée. Grâce à la reconnaissance de texte libre OCR, celles-ci sont catégorisées ou accompagnées de méta-descriptions de manière entièrement automatique. Par la suite, les documents peuvent être combinés logiquement sous forme de fichiers numériques et, si nécessaire, extraits en partie ou en totalité, archivés et classés en vue de leur traitement.

Le classement numérique permet de réduire les redondances, de réduire les entrées manuelles sujettes aux erreurs et d’augmenter la qualité et l’efficacité des processus d’archivage. De plus, vos clients sont informés plus rapidement et mieux grâce à un accès Web sécurisé pour les mandants.

La surveillance continue permet une transparence totale des processus. De plus, l’accès aux documents peut être limité en fonction de vos besoins, afin que les employés de votre entreprise puissent voir exactement ce qui est nécessaire pour remplir leur fonction. Tous les documents importants pour l’entreprise peuvent être consultés à tout moment et de n’importe où via une connexion Internet sécurisée. Les données sont stockées sur vos propres serveurs de données ou sur des serveurs de données spécialement sécurisés en Suisse

Les solutions GED d’intusdata peuvent être intégrées de manière optimale avec d’autres produits de notre gamme :

  • Logiciel de comptabilité Topal
  • Gestion des prestations et du temps et CRM Vertec
  • MS Office Outlook / Exchange

Que fait M-Files pour vous :

M-Files catégorise et trouve les données et les fichiers dans le contexte des sujets et des informations dont ils font partie. Une stratégie d’archivage complexe est superflue. Le lieu de stockage perd toute pertinence, ce qui permet de profiter d’une flexibilité maximale.

Accès facile aux factures, offres, à la correspondance et plus. Sur M-Files, les documents sont trouvés en fonction des métadonnées, par exemple selon le critère «facture», «un certain client» ou «une certaine date». Vous pouvez sauvegarder et trouver facilement les fichiers les plus variés tels que des fichiers sous format pdf, docx, xlsx, pptx ou des e-mails par recherche plein-texte ؎ ce qui facilite encore l’utilisation.

M-Files comporte des fonctionnalités intégrées de gestion des contenus et du déroulement des processus. Les directives et les standards doivent être respectés. La communication ciblée de l’information est facilitée. M-Files offre son aide pour satisfaire aux exigences légales sans compliquer les déroulements. Pour organiser, gérer et tracer tous les documents concernant la qualité, les déroulements et les tâches sans qu’il n’en résulte de désavantages.

Aucun effort n’est nécessaire pour intégrer des tâches aussi complexes que des flux documentaires et des processus commerciaux, par exemple le traitement de flux de travail débiteurs et créditeurs.

Lors de l’introduction d’une solution GED, la migration des données a représenté un obstacle. Comment transfère-t-on ses données sur un nouveau système? Le processus est difficile, il demande beaucoup de temps et est onéreux. Et si aucune migration n’était nécessaire? M-Files offre la solution.

Avec des fonctionnalités permettant de coopérer en s’orientant sur les projets et les intérêts: différentes autorisations d’accès sont accordées aux différents membres de l’équipe via M-Files.

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M-Files Desktop s’intègre parfaitement dans les applications Desktop de Microsoft Office pour Word, Excel et PowerPoint. Par l’intermédiaire du ruban d’Office, vous pouvez accéder facilement aux fonctionnalités de M-Files. Les documents et modèles Word, Excel et PowerPoint sont convertis en modèles M-Files intelligents et dynamiques auxquels M-Files ajoute automatiquement des propriétés de métadonnées telles que le nom de l’entreprise, les coordonnées ou l’adresse.

Le résultat se reflète dans une amélioration au niveau de l’efficience, de la qualité des documentations et de la cohérence. M-Files permet de comparer de manière aussi rapide qu’effective deux différentes versions d’un document sous format Word. Les modifications sont surlignées pour faciliter la vérification.

Flexibilité et mobilité grâce à un accès illimité. Le système GED peut être commandé non seulement via l’ordinateur ou l’ordinateur portable, mais aussi via les tablettes et les smartphones.

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M-Files Web est compatible avec les applications en ligne de Microsoft Office 365. Les applications mobiles de M-Files prennent en charge la sauvegarde et l’édition de documents par l’intermédiaire des applications de Microsoft Office pour Android et iOS.

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Pour simplifier les flux de travail et les travaux de routine automatiques (acceptation de contrats, contrôle des contenus, facturation etc.), M-Files contrôle automatiquement chaque étape du déroulement du flux de travail et envoie un message si une intervention est nécessaire sans que l’équipe ne soit dérangée dans son travail.

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Vidéos M-Files

Vos experts

Quand il s’agit de la mise en œuvre, l’adaptation des processus individuels et des services liés à M-Files, nous sommes vos experts de longue date et vous conseillons en tant que tels avec compétence et personnellement.

Timothée Hostettler

Responsable Suisse romande

Avez-vous besoin d’un soutien spécifique? Je serais heureux de vous informer et de vous conseiller dans une conversation personnelle.

T // 021 635 31 02

timothee.hostettler@intusdata.ch