Automatisation et standardisation : deux éléments importants de la numérisation en fiducie

23.08.2019

Tout le monde parle de numérisation et la panique attendue n’a pas vraiment éclaté. Contrairement aux sceptiques, la numérisation n’a pas encore banni tous les métiers en exil. Néanmoins, les exigences en matière d’emploi évoluent en raison de la numérisation des processus. Certaines professions, cependant, sont particulièrement touchées par la numérisation : les comptables. Parce que le comptable tel qu’on l’imagine, assis à son bureau et caché derrière des piles de documents, n’existera plus à l’avenir. Le nouveau comptable – le comptable 2.0, pour ainsi dire – va jongler avec ses chiffres sous forme numérique et connaît la vérification minutieuse des documents papier uniquement par les récits.

L’automatisation est la clé

Dans le monde de l’informatique, le remplacement des processus analogiques, manuels par des processus numériques et mécaniques appartient déjà au passé. D’un point de vue économique, l’économie apprécie des méthodes toujours plus rapides et bénéficie des processus qui réduisent les coûts qui sont réalisés par les machines. Même si l’homme reste le lien important entre les machines, il ne faut pas oublier le travail précieux que les machines et les robots font pour nous. L’automatisation des processus a donné naissance à de nouveaux modèles professionnels et a donné à de nombreux métiers l’occasion de se redéfinir. Pour cette raison, les thèmes de l’automatisation et de la numérisation ne devraient pas susciter de l’incompréhension. L’humanité doit s’adapter aux conditions actuelles et ne doit pas se reposer sur ses lauriers “oh si beaux”. Afin de rester attractif sur le marché du travail, il est donc conseillé d’être ouvert aux possibilités de formation continue et de pouvoir se développer – tout comme l’entreprise – davantage. Les gens ne seront jamais remplacés par des machines. Les processus des machines fonctionnent toujours selon ce que nous leur disons de faire et non l’inverse.

Mais quels sont les éléments importants de la numérisation dans le secteur fiduciaire et qu’est-ce qui peut déjà être mis en œuvre aujourd’hui ? La numérisation, du point de vue du rôle du comptable, implique l’intégration d’interfaces et de normes afin de favoriser l’automatisation des processus de travail. Grâce à des raccords définis, de nouvelles formes peuvent être créées à partir de ces nombreuses pièces individuelles.
La créativité n’a pratiquement pas de limites, ce qui permet de réaliser un personnage qui, selon les circonstances, peut être développé davantage. Il en va de même pour les interfaces des différents progiciels. Aucun logiciel holistique n’est nécessaire pour résoudre tous les problèmes. La compatibilité des produits individuels permet d’obtenir des solutions adaptées aux exigences individuelles.

À propos des interfaces et du principe Lego

Selon Wikipedia, le terme “interface” provient des sciences naturelles et décrit la limite de phase physique de deux états d’un milieu. Il décrit également la propriété d’un système comme une boîte noire, dont seule la “surface” est visible et donc la communication n’est possible que par cette dernière. Deux boîtes noires adjacentes ne peuvent communiquer entre elles que si leurs surfaces permettent le couplage.

Cela peut être facilement comparé aux expériences de notre enfance : enfant, nous jouions avec de nombreuses briques Lego colorées de différentes tailles et formes, dont les surfaces s’emboîtent parfaitement. Grâce à des raccords définis, de nouvelles formes peuvent être créées à partir de ces nombreuses pièces individuelles. La créativité n’a pratiquement pas de limites, ce qui permet de réaliser un personnage qui, selon les circonstances, peut être développé davantage. Il en va de même pour les interfaces des différents progiciels. Aucun logiciel holistique n’est nécessaire pour résoudre tous les problèmes. La compatibilité des produits individuels permet d’obtenir des solutions adaptées aux exigences individuelles.

Aujourd’hui, c’est vous qui choisissez parmi les différentes applications qui répondent le mieux à vos besoins pour ensuite les combiner pour former un système complet. Grâce aux interfaces logicielles, il est possible de créer automatiquement les écritures débiteurs d’un autre fabricant de logiciels comptables à partir d’un logiciel de gestion qui génère les factures. Vous bénéficiez ainsi d’une flexibilité nouvelle et bienvenue dans le choix de votre logiciel et vous pouvez choisir pour chaque domaine fonctionnel exactement le paquet qui correspond à vos besoins. Ainsi, vous n’avez pas à vous fier à une solution complète avec laquelle vous devez faire des compromis non désirés. La valeur ajoutée réside dans le fait que ce principe ne s’applique pas seulement à vous en tant que fiduciaire, mais aussi à l’ensemble de votre chaîne de valeur, depuis le client jusqu’à vous : avec l’intégration du logiciel métier de votre client, ceci peut être aisément adapté, à condition que l’architecture logicielle permette l’accès des deux parties (société fiduciaire et mandant) et dispose d’interfaces transparentes.

Que savez-vous de la normalisation de l’échange de données ?

Les normes nous accompagnent dans notre vie quotidienne. Cependant, nous nous sommes tellement habitués aux normes en vigueur que nous ne les percevons plus consciemment. Que ce soient la hauteur et la profondeur des escaliers, les dimensions de nos couverts ou de notre papeterie. La numérisation dans le cadre de la branche fiduciaire, montre que d’autres normes sont également nécessaires dans les affaires quotidiennes. La numérisation dans le cadre de la branche fiduciaire, montre que d’autres normes sont également nécessaires dans le travail quotidien. Les normes (de sécurité) sont une nécessité absolue lors de l’échange de données. Cela vaut non seulement pour les banques, les compagnies d’assurances, les pouvoirs publics et les fournisseurs, mais aussi pour toutes les institutions qui échangent des données confidentielles ou sensibles via Internet. Les normes suivantes, parmi d’autres, s’appliquent ici :

  • ISO 20022 la réconciliation bancaire et les ordres de paiement simplifient et automatisent dans une large mesure le rapprochement des paiements
  • eBill (E-Facture) traitement entièrement automatique des factures. Contrairement à l’envoi de factures au format PDF, cette norme transmet des informations détaillées et traitables sur les factures, y compris les données de position
  • eTVA permet le traitement numérique du décompte TVA
  • Procédure unifiée de communication des salaires PUCS (swissdec) permet le traitement numérique des déclarations de salaires aux compagnies d’assurances

 

A l’aide de ces normes, les tiers suivants sont intégrés dans notre écosystème :

En plus des normes mentionnées ci-dessus, il y en a bien sûr d’autres qui réduisent l’effort manuel d’un fiduciaire en comptabilité :

  • ISO 20022 – Facture QR sera disponible à partir de 2020. Contrairement au BVR actuel, le code contient plus d’informations sur les factures, ce qui simplifie le processus d’automatisation.
  • Processus de prestations intégré (KLEE) permet la déclaration et le traitement numérique des incidents (p. ex. IJM) aux compagnies d’assurances dans la comptabilité salariale.

 

Grâce à ces outils utiles, le volume de traitement diminuera continuellement, libérant ainsi plus de ressources pour les prestations de conseil. Par conséquent, des étapes individuelles pourraient être complètement éliminées ou partiellement supprimées :

  • Comptabilisation des débiteurs dans la Comptabilité Financière
  • Comptabilisation des salaires dans la Comptabilité Financière
  • Comptabilisation des créanciers
  • Exécution de la réconciliation bancaire
  • Remplissage des formulaires de déclaration de salaire
  • Création de décomptes de TVA

 

L’automatisation offre ainsi de nombreuses solutions pour simplifier les processus et une utilisation ciblée des ressources. Nous sommes convaincus que cette tendance va se poursuivre et que les sociétés fiduciaires doivent se préparer à ce que les affaires quotidiennes ne cessent de se modifier. L’agilité est nécessaire et l’attitude selon laquelle la numérisation n’est pas nécessairement mauvaise, mais – utilisée ponctuellement – peut éliminer des pertes de temps désagréables et libérer de nouvelles possibilités. La valeur ajoutée pour toutes les parties de pouvoir consacrer plus de temps aux service-conseil sera rapidement reconnue et permettra de nouveaux modèles d’affaires et prestations de services. Nous nous réjouissons à l’avance d’un avenir couronné de succès et fructueux avec vous.